Plannen en puzzelen

De dienst cultuur en evenementen haalt ieder jaar opnieuw alles uit de kast om Ninove tot leven te brengen. We spreken met Sofie en Katrien, twee gedreven collega’s die samen zorgen voor sfeer, cultuur en organisatiekracht, zowel voor áls achter de schermen.

Stel jullie zelf even kort voor. Wie zijn jullie en hoe zijn jullie bij de stad terechtgekomen?
Sofie: “Ik werk al 18 jaar bij de stad, en ben begonnen op de dienst evenementen toen daar iemand ziek was. Dat was eigenlijk tijdelijk, maar ik ben mogen blijven. (lacht) Mijn focus ligt vandaag vooral op het evenementenluik: het evenementenloket, de
ondersteuning van verenigingen, vergunningen, materiaalverhuur ..."
Katrien: “Ik werk hier drie jaar en ben vooral aangenomen als UiTPAS-coördinator. Ik kom uit de sociale sector en wilde graag een keer aan de kant van het beleid staan. In de praktijk is mijn takenpakket ruimer en meer projectmatig. Ik fungeer vaak ook als brug tussen onze dienst en de dienst communicatie. Bij evenementen probeer ik steeds de UiTPAS erbij te betrekken."

Hoe ziet de dagelijkse werking van de dienst cultuur en evenementen eruit?
Sofie: “Onze werking is heel breed. We ondersteunen verenigingen in Ninove met allerlei praktische zaken, zoals vergunningen en materiaal, of het gebruik van stadsinfrastructuur, zoals buurthuizen. Die hulp gaat van kleine buurtfeesten tot grotere evenementen.”
Katrien: “Voor UiTPAS zit ik in de regiowerkgroep en daarnaast neem ik ook een stuk BOA-voorbereiding op (Buitenschoolse Opvang en Activiteiten, red.). Ook werk ik samen met de collega’s mee aan de organisatie van evenementen en activiteiten, zoals De Donderdagen. Daarin speel ik vaak de verbindende rol tussen onze dienst en andere partners. Én ik doe ook een stukje communicatie voor het cultuurcentrum.”

Wat zijn voor jullie de drukste periodes in het jaar?
Sofie: “Voor evenementen is dat ongetwijfeld de winter, met carnaval als absolute piek. Dat is een gigantisch project met veel voorbereiding en overleg. Voor de cultuurwerking ligt de drukste periode eerder in de zomer, met onder andere de 11-juliviering en De Donderdagen.”
Katrien: “Klopt! Elke donderdag in juli en augustus brengen we straattheater naar verschillende plekken in Ninove. We starten daar al een half jaar op voorhand mee: artiesten zoeken, locaties bepalen, contracten regelen, technische fiches bekijken ... Het vergt veel werk, maar het is ook een heel leuk project.”

Wat maakt een evenement als De Donderdagen bijzonder?
Sofie: “Het is heel fijn om te zien hoe op de avond zelf alles samenvalt. Dat geeft echt veel voldoening. Al die puzzelstukjes die je maandenlang voorbereidt, komen dan tot leven, en je ziet het plezier op de gezichten van het publiek.”
Katrien: “Er zit veel coördinatie achter en het weer kan altijd een spelbreker zijn, dus dat brengt wat stress met zich mee. Maar als het lukt, voel je de teamspirit echt. Ik hou zelf enorm van het contact met de artiesten.”

Wat maakt jullie job zo boeiend?
Sofie: “De afwisseling. Geen enkele dag is dezelfde. Soms zit je in dossiers en administratie, andere keren ben je in gesprek met organisatoren of zit je op het terrein. En je ziet resultaat van je werk, dat is niet in elke job zo tastbaar.”
Katrien: “Voor mij is het vooral de combinatie van cultuur, mensen en netwerken. Ik hou van het sociale aspect, van samenwerken met externe partners, verenigingen, scholen ... Je voelt dat je met je werk iets bijdraagt.”

Zijn er ook veel samenwerkingen met andere diensten?
Sofie: “Zeker, vooral met de technische dienst. Bij elk evenement is er overleg nodig over materiaal, elektriciteit, water, opstellingen … En voor grote evenementen, zoals carnaval, stemmen we ook af met politie, brandweer, mobiliteit en noodplanning.”
Katrien: “Ik werk onder andere door de UiTPAS veel samen met het Sociaal Huis, andere vrijetijdsaanbieders, aanbieders van buitenschoolse activiteiten ... Ook via projecten zoals Erfgoeddag leggen we de link met andere diensten en organisaties. Die samenwerkingen maken het werk boeiend.”

Hoe is de sfeer op jullie eigen dienst?
Katrien: “Er zijn zeker uitdagingen. Een extra collega zou bijvoorbeeld welkom zijn. Omdat een aantal functies niet zijn ingevuld, moeten we soms zaken opnemen waar we weinig ervaring mee hebben. Dat is niet altijd makkelijk, maar de sfeer is goed. We doen ons werk met plezier en vullen elkaar goed aan.”
Sofie: “We kunnen op elkaar rekenen, en dat is belangrijk. Ook al missen we wat ruimte voor extra’s of vernieuwing, we blijven samen ons beste beentje voorzetten.”

Als jullie helemaal vrij mochten dromen: welk evenement zouden jullie dan organiseren?
Katrien: “Ik zou graag de herdenkingscultuur in Ninove nieuw leven inblazen. Dingen zoals de bevrijding, waar jongeren nog weinig van weten. Met scholen, re-enactmentgroepen, tanks door de straten ... Dat educatieve én belevenisvolle aspect zou ik fantastisch vinden.”
Sofie: “Ik droom van een groot festival in Ninove, met de allergrootste Vlaamse namen op het podium. Clouseau, De Kreuners, noem maar op. Eén gratis, groot volksfeest voor iedereen.”