GR20151217 Punt 2. Secretariaat - huishoudelijk reglement van de gemeenteraad - goedkeuring aanpassingen(datum van publicatie 24/12/2015)

Gelet op het gemeentedecreet, inzonderheid op artikel 40;

Overwegende dat artikel 40 bepaalt dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vaststelt waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen in verband met de werking van de raad;

Overwegende dat dit artikel een aantal bepalingen bevat die minstens in het huishoudelijk reglement moeten worden opgenomen;

Gelet op de beslissingen van de gemeenteraad van 22 oktober 2009 en 12 september 2013 houdende aanpassing van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 11 maart 2013 betreffende de samenstelling van de gemeenteraadscommissies;

Overwegende dat het wenselijk is een aantal aanpassingen te doen zoals voorgesteld in het verslag van de raad;

Overwegende dat het voorstel van huishoudelijk reglement besproken werd met de fractieleiders en het college van burgemeester en schepenen;

Besluit:

met éénparigheid van stemmen

Huishoudelijk Reglement Gemeenteraad Ninove

HOOFDSTUK I

DEFINITIES EN INLEIDENDE BEPALINGEN

Art. 1. – Voor de toepassing van dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:

1° Een interpellatie:  is een controlemiddel voor een gemeenteraadslid om het college van burgemeester en schepenen te ‘ondervragen’ over haar beleid. Een interpellatie is vergezeld van een verklarende nota.

2° Een met redenen omklede motie: is een officiële tekst van één of meer gemeenteraadsleden die zij kunnen indienen als afsluiting van een interpellatie en waarin aan het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd iets te doen of na te laten. Leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen met redenen omklede motie indienen of medeondertekenen.

3° Een actualiteitsdebat: is een debat dat in de gemeenteraad wordt georganiseerd omwille van de hoge actualiteitswaarde en het stedelijk belang.

4° Een mondelinge vraag: is een vraag om uitleg dat door een gemeenteraadslid aan een lid van het college van burgemeester en schepenen wordt gesteld over gemeentelijke aangelegenheden die niet op de agenda van de gemeenteraad staan, maar dat wel een actueel karakter heeft.

5° Een dringende actuele vraag: is een vraag om uitleg die betrekking heeft op feiten die zich na het uiterste tijdstip voor het indienen van de mondelinge vragen hebben voorgedaan of die betrekking heeft op aangelegenheden die sindsdien aan het licht zijn gekomen.

6° Het gemeenteraadslid of de gemeenteraadsleden die op eenzelfde lijst verkozen zijn, vormen één fractie.

7° De fractieleider is een door elke fractie in de gemeenteraad aangeduid gemeenteraadslid dat optreedt als woordvoerder van de fractie en die de in dit reglement toegewezen bevoegdheden uitoefent.

8° Met een amendement kan de gemeenteraad een besluit nemen dat afwijkt van het ontwerpbesluit. Een amendement wordt ingediend door één of meer gemeenteraadsleden.

9°. De volstrekte meerderheid is gelijk aan meer dan de helft van de stemmen, onthoudingen niet meegerekend.

HOOFDSTUK II

BIJEENROEPING GEMEENTERAAD

Art. 2. - § 1. - De gemeenteraad vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.

(art. 19 Gemeentedecreet)

§ 2. - De voorzitter van de gemeenteraad roept de gemeenteraad bijeen en stelt de agenda op.

De oproeping wordt  verzonden via e-mail.Op uitdrukkelijke vraag van een gemeenteraadslid aan de stadssecretaris wordt de oproep op papier bezorgd. De door het gemeenteraadslid gekozen wijze van bezorging blijft gehandhaafd tot het gemeenteraadslid voor een andere wijze van bezorging kiest.

§ 3. - De voorzitter van de gemeenteraad moet de gemeenteraad bijeenroepen op verzoek van:

1° een derde van de zittinghebbende leden;

2° een vijfde van de zittinghebbende leden als zes weken na de datum van de vorige gemeenteraad nog geen bijeenroeping is gebeurd. De periode van zes weken wordt geschorst van 11 juli tot en met 15 augustus;

3° het college van burgemeester en schepenen;

4° de burgemeester voor zover het verzoek uitsluitend betrekking heeft op de eigen bevoegdheden van de burgemeester.

§.4. - In hun schriftelijke aanvraag aan de voorzitter van de gemeenteraad en de stadssecretaris moeten de aanvragers de agenda vermelden, met voor elk punt een toegelicht voorstel van beslissing, en de datum en het uur van de beoogde vergadering.  Deze aanvraag moet ingediend worden, zodanig dat de voorzitter de oproepingstermijnen bepaald in art. 3 van dit reglement, kan nakomen.

§5. - De voorzitter van de gemeenteraad roept via e-mail  de vergadering bijeen op de voorgestelde datum en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Op uitdrukkelijke vraag van een gemeenteraadslid aan de stadssecretaris wordt de oproep op papier bezorgd. De door het gemeenteraadslid gekozen wijze van bezorging blijft gehandhaafd tot het gemeenteraadslid voor een andere wijze van bezorging kiest.

 (art. 20 en art. 68 Gemeentedecreet)

Art. 3. - § 1. - De oproeping wordt ten minste acht dagen vóór de dag van de vergadering aan het gemeenteraadslid bezorgd. Dit gebeurt via e-mail. Op uitdrukkelijke vraag van een gemeenteraadslid aan de stadssecretaris wordt de oproep op papier bezorgd. De door het gemeenteraadslid gekozen wijze van bezorging blijft gehandhaafd tot het gemeenteraadslid voor een andere wijze van bezorging kiest.

De termijn van acht dagen wordt berekend door terug te tellen vanaf de gebeurtenis die de termijn doet eindigen, namelijk de vergadering van de gemeenteraad. Dat betekent dat, als de gemeenteraad op donderdag vergadert, de oproeping  uiterlijk op woensdag moet bezorgd worden.

In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken.

(art. 21 Gemeentedecreet)

§ 2. - De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt waarover een beslissing moet worden genomen. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn.

(art. 21 Gemeentedecreet)

Art. 4. - § 1. - Gemeenteraadsleden kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen.

Het gaat om:

- aanvullende voorstellen  van beslissing;

- interpellaties;

- met redenen omklede moties;

- mondelinge vragen.

§2. - Ze  bezorgen hun aanvullende voorstellen van beslissing, interpellaties, met redenen omklede moties en mondelinge vragen  aan de voorzitter van de gemeenteraad en de stadssecretaris. Een lid van het college van burgemeester en schepenen kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken.

(art. 22 Gemeentedecreet)

De termijn van vijf dagen wordt berekend door terug te tellen vanaf de gebeurtenis die de termijn doet eindigen, namelijk de vergadering van de gemeenteraad. Dat betekent dat, als de gemeenteraad op donderdag vergadert, de aanvullende punten uiterlijk op zaterdag moeten bezorgd worden.

§3. Dringende actuele vragen worden ingediend bij de voorzitter van de gemeenteraad en  via mail naar raadsledenloket@ninove.be bij de stadssecretaris  uiterlijk de dag vóór de vergadering van de gemeenteraad.. De voorzitter van de gemeenteraad  beoordeelt de ontvankelijkheid op basis van artikel 1,5°. Laattijdig ingediende dringende actuele vragen zijn onontvankelijk.

§ 4. - De stadssecretaris deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de gemeenteraad, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen onverwijld mee aan de gemeenteraadsleden.

(art. 22 Gemeentedecreet)

§5. - De aanvullende agendapunten worden aan de agenda toegevoegd in volgorde van overhandiging. Indien tijdens het weekend aanvullende agendapunten elektronisch (email) of per drager (brievenbus van het stadhuis) worden bezorgd, worden de elektronisch verstuurde aanvullende agendapunten in volgorde van verzending vóór de aanvullende agendapunten, bezorgd per drager, eerst op de aanvullende agenda geplaatst.

§6. – Indien het gemeenteraadslid dat een aanvullend agendapunt heeft ingediend verhinderd is om de zitting van de gemeenteraad bij te wonen, kan hij vragen dit punt te laten toelichten door de fractieleider of een ander lid van de fractie. Het gemeenteraadslid richt hiertoe een verzoek aan de voorzitter van de gemeenteraad volgens de procedure zoals vastgelegd in artikel 4§3.

HOOFDSTUK III

OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING

Art. 5. - § 1. - De vergaderingen van de gemeenteraad zijn in principe openbaar.

(art. 28 §1 Gemeentedecreet)

§ 2. - De vergadering is niet openbaar:

1° als het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter de behandeling in besloten vergadering;

2° wanneer twee derde van de aanwezige leden van de gemeenteraad in het belang van de openbare orde  of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid beslissen dat de vergadering niet openbaar is. Deze beslissing moet gemotiveerd worden.

(art. 28 §1 Gemeentedecreet)

Art. 6. - De gemeenteraad is in ieder geval openbaar op het tijdstip dat gemeenteraadsleden en schepenen de eed afleggen. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn ook steeds openbaar.

Indien de gemeenteraad bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, worden de hoorzitting en het verhoor van getuigen in het openbaar gehouden, indien de betrokkene hierom verzoekt. Een getuige kan echter steeds vragen om het getuigenverhoor achter gesloten deuren te laten plaatsvinden.

(art. 28 §1 en art. 127 §3 Gemeentedecreet)

Art. 7. - De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken.

Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dit doel, worden onderbroken.

Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in openbare vergadering moet gebeuren, dan wordt dat punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt kan de besloten vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken.

(art. 28 §2 Gemeentedecreet)

Art. 8. - De gemeenteraadsleden, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van de gemeenteraad bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.

(art. 30 §4 Gemeentedecreet)

HOOFDSTUK IV

INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK

Art. 9. - § 1. - Plaats, dag en uur van de vergadering van de gemeenteraad en de agenda worden openbaar bekend gemaakt op het stadhuis, uiterlijk acht dagen voor de vergadering. Dit gebeurt door aanplakking aan het stadhuis. Daarnaast wordt dit ook op de website van de stad gepubliceerd.

In spoedeisende gevallen wordt de agenda uiterlijk 24 uur nadat hij is vastgesteld, en uiterlijk vóór de aanvang van de vergadering openbaar gemaakt overeenkomstig het eerste lid.

(art. 23 §1 Gemeentedecreet)

§ 2. - Indien gemeenteraadsleden punten aan agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze bekendgemaakt.

(art. 23 §1 Gemeentedecreet)

§ 3. - De agenda van de openbare vergadering met toelichtende nota wordt tevens digitaal bezorgd aan:

- alle lokale perscorrespondenten;

- aan de voorzitter en de secretaris van elke door de gemeenteraad erkende adviesraad;

- de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.

§4. – Elke geïnteresseerde burger kan een digitaal jaarabonnement bekomen op de agenda van de openbare vergadering van de gemeenteraad.

Art. 10. - § 1. - De stad maakt aan iedere natuurlijke persoon en aan iedere rechtspersoon of groepering die erom verzoekt, de agenda van de gemeenteraad en de stukken die erop betrekking hebben, openbaar door er inzage in te verlenen, er uitleg over te verschaffen of er een afschrift van te overhandigen overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

(art. 23  §2 Gemeentedecreet)

§ 2. - Eenieder die de raadszitting bijwoont, krijgt bij het binnenkomen de agenda overhandigd.

§ 3. - Aan de beslissingen van de gemeenteraad zal verder de nodige bekendheid gegeven worden door ze beknopt, zo nodig met toelichting, te publicerenop de website van de stad.

Art. 11. - § 1. – Voor elk agendapunt worden de dossiers, in het bijzonder de verklarende nota's, de feitelijke gegevens, de eventueel verleende adviezen en de ontwerpen van beslissing betreffende de op de agenda ingeschreven zaken, vanaf de verzending van de oproeping, op het stadhuis  ter beschikking gehouden van de raadsleden.  De dossiers voor de gemeenteraad liggen elke dag van de week vóór de vergadering van de gemeenteraad van 8.30 uur tot 22.00 uur ter inzage van de gemeenteraadsleden in de vergaderzaal naast de toegangsdeur aan het politiecommissariaat. Voor de toegang buiten de kantooruren dienen de gemeenteraadsleden hun badge te gebruiken. 

Vanaf 1 januari 2014 worden, indien een raadslid hierom verzoekt, de dossiers elektronisch ter beschikking gesteld.

(art. 20 en 21 Gemeentedecreet)

§2. - Uiterlijk veertien dagen vóór de vergadering waarop de gemeenteraad dient te beraadslagen en beslissen over het meerjarenplan, de wijziging van het meerjarenplan, het budget en over de jaarrekeningen, bezorgt het college van burgemeester en schepenen aan elk gemeenteraadslid een exemplaar van het ontwerp van het meerjarenplan, de wijziging van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening.

Het ontwerp van budgetwijziging wordt samen met de agenda van de vergadering van de gemeenteraad uiterlijk acht dagen voor de vergadering aan de gemeenteraadsleden bezorgd.

Dit gebeurt via e-mail.Op uitdrukkelijke vraag van een gemeenteraadslid aan de stadssecretaris wordt de oproep op papier bezorgd. De door het gemeenteraadslid gekozen wijze van bezorging blijft gehandhaafd tot het gemeenteraadslid voor een andere wijze van bezorging kiest.

(art. 148 §4, 154 §2, 174 §2 Gemeentedecreet)

§ 3. - Aan de gemeenteraadsleden moet, op hun verzoek, door de stadssecretaris of door de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken in de dossiers voor de gemeenteraad. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure.

De raadsleden richten hun verzoek schriftelijk, via mail of mondeling aan de stadssecretaris. Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk of via mail  geantwoord, tenzij het gemeenteraadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren, tenzij anders wordt overeengekomen.

(art. 21 Gemeentedecreet)

HOOFDSTUK V

INZAGERECHT

Art. 12

§ 1. - De gemeenteraadsleden hebben het recht van inzage in alle documenten die het bestuur van de gemeente en de autonome gemeentebedrijven betreffen. De inzage gebeurt tijdens de kantooruren.

(art. 30 §1, §3 en §5 Gemeentedecreet)

Aan de raadsleden kan toegang verleend worden tot cobra@home.

§2. - De notulen van het college van burgemeester en schepenen worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd gepubliceerd op cobra@home.

De gemeenteraadsleden worden van de publicatie geïnformeerd via e-mail.

Dit  geldt ook voor de notulen van de raad van bestuur en het directiecomité van een autonoom gemeentebedrijf.

(art. 51 Gemeentedecreet)

§ 3. - Zonder voorafgaande aanvraag kunnen worden ingezien tijdens de dagen en uren dat het secretariaat van de stad geopend is :

1° de budgetten van vorige dienstjaren van de stad en van de stedelijke extern verzelfstandigde agentschappen;

2° de rekeningen van vorige dienstjaren van de stad, de stedelijke extern verzelfstandigde agentschappen en de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de stad lid is;

3° de jaarverslagen van vorige dienstjaren van de stad en van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden waarvan de stad lid is;

4° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van de gemeenteraad;

5° de goedgekeurde notulen van de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen;

6° de adviezen uitgebracht door gemeentelijke adviesraden;

7° de stedelijke toelagereglementen, algemene politieverordeningen en belasting- en retributiereglementen;

8° het register van de inkomende en uitgaande stukken.

§ 4. - Buiten deze documenten  bedoeld in art. 11 en art. 12 § 2 en 3 hebben de gemeenteraadsleden het recht alle andere documenten te raadplegen, die betrekking hebben op het bestuur van de stad.

De gemeenteraadsleden kunnen deze documenten inzien tijdens de kantooruren.

Om te onderzoeken of deze documenten betrekking hebben op het bestuur van de stad, delen de gemeenteraadsleden schriftelijk mee welke documenten zij wensen te raadplegen.

De gemeenteraadsleden richten hun aanvraag via mail naar raadsledenloket@ninove.be of bezorgen hun schriftelijke aanvraag aan de stadssecretaris of, in geval van afwezigheid, aan de sectorcoördinator interne zaken.

De stadssecretaris (of degene die hem vervangt) deelt binnen twee werkdagen na de aanvraag aan het gemeenteraadslid mee of de gevraagde documenten betrekking hebben op het bestuur van de stad en dat de documenten ter inzage liggen op het secretariaat van de stad.

Indien de stadssecretaris (of degene die hem vervangt) van oordeel is dat de documenten geen betrekking hebben op het bestuur van de stad, wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen op zijn eerstvolgende vergadering. De gemotiveerde beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt binnen twee werkdagen na de vergadering van het college van burgemeester en schepenen aan het gemeenteraadslid bezorgd.

Van de aanvragen tot inzage wordt een register bijgehouden dat ter inzage is van de leden van het college van burgemeester en schepenen. Indien het om geïndividualiseerde documenten gaat (bijvoorbeeld stedenbouwkundige documenten, personeelsdocumenten , …) wordt de persoon op wie de documenten betrekking hebben, daarvan niet in kennis gesteld

Het gemeenteraadslid, dat de in deze paragraaf bedoelde documenten niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage.

§5. - Alle informatie die in het kader van openbaarheid van bestuur aan derden mag en kan worden meegedeeld, kan en mag ook worden meegedeeld aan de gemeenteraadsleden conform de regels en bepalingen van het decreet van 26 maart 2004 betreffende openbaarheid van bestuur.

HOOFDSTUK VI

RECHT OP AFSCHRIFTEN

§ 5. - De gemeenteraadsleden kunnen een afschrift krijgen van de documenten betreffende het bestuur van de stad.

De gemeenteraadsleden richten hun aanvraag via mail naar raadsledenloket@ninove.be of bezorgen hun schriftelijke aanvraag aan de stadssecretaris of, in geval van afwezigheid, aan de sectorcoördinator interne zaken.

De stadssecretaris (of degene die hem vervangt) deelt binnen twee werkdagen na de aanvraag aan het gemeenteraadslid mee of de gevraagde documenten betrekking hebben op het bestuur van de stad en dat het afschrift zal worden bezorgd.

Indien de stadssecretaris (of degene die hem vervangt) van oordeel is dat de gevraagde documenten geen betrekking hebben op het bestuur van de stad, wordt de aanvraag ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen op zijn eerstvolgende vergadering. De  gemotiveerde beslissing van het college van burgemeester en schepenen wordt binnen twee werkdagen na de vergadering van het college van burgemeester en schepenen aan het gemeenteraadslid bezorgd.

De gevraagde afschriften worden binnen acht dagen na de beslissing van de stadssecretaris of het college van burgemeester en schepenen bezorgd.

Van de aanvragen tot afschriften wordt een register bijgehouden dat ter inzage is van de leden van het college van burgemeester en schepenen. Indien het om geïndividualiseerde documenten gaat (bijvoorbeeld stedenbouwkundige documenten, personeelsdocumenten, …) wordt de persoon op wie de documenten betrekking hebben, daarvan niet in kennis gesteld.

(art. 30 §1 en 3 Gemeentedecreet)

HOOFDSTUK VII

BEZOEKRECHT

Art.13. - De gemeenteraadsleden hebben het recht de stedelijke  instellingen en diensten die de stad opricht en beheert te bezoeken, ook de autonome gemeentebedrijven.

Om  het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de gemeenteraadsleden minstens drie dagen vooraf schriftelijk of via mail naar raadsledenloket@ninove.be mee welke instelling of dienst zij wensen te bezoeken, met de dag en uur van het gewenste bezoek. Schriftelijke aanvraag worden aan de stadssecretaris gericht, of in geval van afwezigheid, aan de sectorcoördinator interne zaken.

§2. - Tijdens het bezoek van een stedelijke instelling of dienst mogen de gemeenteraadsleden zich niet mengen in de werking. Zij hebben geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan de personeelsleden.

(art. 30 §2, §3 en §5 Gemeentedecreet)

HOOFDSTUK VIII

INTERPELLATIES, MONDELINGE VRAGEN, DRINGENDE VRAGEN, MET REDENEN OMKLEDE MOTIES EN SCHRIFTELIJKE VRAGEN

Art. 14. - De gemeenteraadsleden hebben het recht het college van burgemeester en schepenen te interpelleren en mondelinge, dringende vragen en schriftelijke vragen te stellen.

§1. Interpellaties worden besproken naargelang de volgorde waarin ze zijn ingediend. Als over eenzelfde thema verschillende interpellaties worden ingediend, kunnen ze omgevormd worden tot een actualiteitsdebat. De voorzitter van de gemeenteraad beslist over de opportuniteit van een actualiteitsdebat.

§2. Mondelinge vragen zijn vragen om uitleg die beknopt zijn en geen aanleiding geven tot een debat of een stemming. Op mondelinge vragen die niet dadelijk kunnen worden beantwoord, wordt ten laatste binnen de maand schriftelijk beantwoord.  Indien meerdere mondelinge vragen over eenzelfde thema handelen, kunnen die door de voorzitter van de gemeenteraad gebundeld worden.

§3. Als een mondelinge vraag handelt over eenzelfde onderwerp als een interpellatie, wordt zij bij de interpellatie gevoegd. Interpellaties hebben voorrang op mondelinge vragen. Indien verschillende mondelinge vragen en interpellaties van gemeenteraadsleden over eenzelfde thema handelen, kunnen zij omgevormd worden tot een actualiteitsdebat. De voorzitter van de gemeenteraad beslist over de opportuniteit van een actualiteitsdebat.  Als bij een mondelinge vraag of een interpellatie  gevraagd wordt naar bepaalde intenties van het college van burgemeester en schepenen, heeft het college het recht pas te antwoorden tijdens de volgende vergadering van de gemeenteraad, zodat het de mogelijkheid  krijgt een gemotiveerd standpunt in te nemen.

§4. Een met redenen omklede motie kan aan de interpellatie worden toegevoegd, of na de interpellatie, vóór het einde van de vergadering, schriftelijk worden ingediend. De met redenen omklede motie zal  uiterlijk op het einde van de openbare vergadering aan de gemeenteraad ter goedkeuring worden voorgelegd.

De gemeenteraad zal geen moties behandelen, die erop gericht zijn standpunten in te nemen over zaken, die niet expliciet tot de gemeentelijke bevoegdheid behoren, tenzij ze van gemeentelijk belang zijn. Evenmin zal de gemeenteraad moties behandelen met standpunten over onderwerpen waarover de gemeenteraad geen reglementaire bevoegdheid heeft.

§5. – De  dringende actuele vragen moeten beknopt zijn en mogen geen aanleiding geven tot een debat of een stemming. Op dringende actuele vragen die niet dadelijk kunnen worden beantwoord, wordt ten laatste binnen de maand schriftelijk beantwoord.

De voorzitter van de gemeenteraad oordeelt over de ontvankelijkheid van de dringende actuele vragen.

Indien meerdere dringende actuele vragen over eenzelfde thema handelen, kunnen die door de voorzitter van de gemeenteraad gebundeld worden.

§6. - Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. De gemeenteraadsleden richten hun aanvraag via mail naar raadsledenloket@ninove.be of bezorgen hun schriftelijke aanvraag aan de stadssecretaris of, in geval van afwezigheid, aan de sectorcoördinator interne zaken.

Indien op een schriftelijke vraag niet binnen de maand na ontvangst schriftelijk wordt geantwoord, wordt de vraag omgezet in een mondelinge vraag en geagendeerd op een eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad.

Als het formuleren van het antwoord op een mondelinge of schriftelijke vraag aanleiding geeft tot dure studies of zeer uitgebreide opzoekingen, kan het college van burgemeester en schepenen zijn antwoord beperken tot de direct beschikbare informatie en aangeven waarom niet overgegaan wordt tot dure studies en zeer uitgebreide opzoekingen.

HOOFDSTUK IX

WIJZE VAN VERGADEREN

Art. 15. – Vooraleer aan de vergadering van de gemeenteraad deel te nemen, tekenen de gemeenteraadsleden de aanwezigheidsregister.

Art. 16. - § 1. - De gemeenteraad kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende gemeenteraadsleden aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende gemeenteraadsleden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen en beslissen, kan de voorzitter van de gemeenteraad vaststellen dat de vergadering niet kan doorgaan.

(art. 26 Gemeentedecreet)

§ 2. - De gemeenteraad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige gemeenteraadsleden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen.

In de oproep wordt vermeld dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 26 van het gemeentedecreet overgenomen. Voor de tweede oproeping geldt de normale termijn van acht dagen.

(art. 26 Gemeentedecreet)

Art. 17. - De voorzitter van de gemeenteraad  zit de vergaderingen van de gemeenteraad voor en opent en sluit de vergaderingen.

Op de voor de vergadering vastgestelde dag en het daartoe aangewezen uur, en  zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter van de gemeenteraad de vergadering voor geopend.

(art. 24 Gemeentedecreet)

Art. 18. - § 1. - De voorzitter van de gemeenteraad geeft kennis van de tot de gemeenteraad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de gemeenteraad aanbelangen.

De voorzitter geeft kennis aan de gemeenteraad van het verzoek van een gemeenteraadslid om een door hem ingediend aanvullend agendapunt te laten toelichten door de fractieleider of een ander lid van de fractie.

De gemeenteraad vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij de gemeenteraad er anders over beslist.

§ 2. - Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen.

Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige gemeenteraadsleden. De namen van die gemeenteraadsleden worden in de notulen vermeld, behalve in geval de spoedbehandeling eenparig werd goedgekeurd. De motivering van de spoedeisendheid wordt in de notulen vermeld.

(art. 29 Gemeentedecreet)

Art. 19. - § 1. - Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter van de gemeenteraad welk gemeenteraadslid aan het woord wenst te komen over het voorstel.

De voorzitter van de gemeenteraad verleent het woord naar gelang de volgorde van de aanvragen.

§ 2. - Indien de gemeenteraad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de gemeenteraad wanneer deze aan het woord komen.

De voorzitter van de gemeenteraad kan ook aan de stadssecretaris vragen om toelichting te geven.

Art. 20. - Het woord kan door de voorzitter van de gemeenteraad niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten.

Art. 21.§1. – De Gemeenteraad kan een besluit nemen dat afwijkt van het ontwerpbesluit door het goedkeuren van (sub)amendementen op het ontwerpbesluit. De amendementen worden vóór het voorstel van beslissing en de subamendementen vóór de amendementen ter stemming gelegd. De gemeenteraad beslist of het amendement wordt aangenomen of verworpen. Een amendement wordt bij voorkeur schriftelijk ingediend vóór de vergadering van de gemeenteraad. De stadssecretaris bezorgt een kopie van de tijdig ingediende amendementen aan de gemeenteraadsleden.

Art. 22. - Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement.

Als gemeenteraadslid, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter van de gemeenteraad hem (haar)  tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het gemeenteraadslid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter van de gemeenteraad ontnomen worden. Elk gemeenteraadslid, dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter van de gemeenteraad, tracht aan het woord te blijven, wordt geacht de orde te verstoren.

Dit geldt eveneens voor hen, die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter van de gemeenteraad.

Elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging worden geacht de orde te verstoren.

Art. 23. - De voorzitter van de gemeenteraad is belast met de handhaving van de orde in de gemeenteraadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen.

Elk gemeenteraadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter van de gemeenteraad tot de orde geroepen. Elk gemeenteraadslid dat tot de orde werd geroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter van de gemeenteraad beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt.

(art. 25 Gemeentedecreet)

In geval van herhaling worden de gemeenteraadsleden door de voorzitter van de gemeenteraad andermaal tot de orde geroepen. Na een tweede tot de orderoeping kan de voorzitter van de gemeenteraad bij herhaling hun het woord ontnemen voor de verdere duur van de vergadering van de gemeenteraad. Gemeenteraadsleden aan wie het woord om die reden is ontnomen, kunnen de maatregel ongedaan maken door te verklaren dat het hen spijt de orde te hebben verstoord.

Art. 24,§1. – Wie klank- of beeldopnamen wil maken van de vergadering van de gemeenteraad, moet vooraf de toelating hebben van de voorzitter van de gemeenteraad die de gemeenteraadsleden op de hoogte brengt.

§2. - De voorzitter van de gemeenteraad kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de raadzaal doen verwijderen.

De voorzitter van de gemeenteraad kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem (haar) verwijzen naar de politierechtbank, die hem (haar) kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert.

(art. 25 Gemeentedecreet)

Art. 25. - Geen enkel gemeenteraadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter van de gemeenteraad er anders over beslist.

De tussenkomsten van de gemeenteraadsleden zijn beknopt en hoffelijk. Tijdens de tussenkomsten zwijgen de andere gemeenteraadsleden.

Art. 26,§1. - Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter van de gemeenteraad aan dat hij, bij voortzetting van het rumoer, de vergadering van de gemeenteraad zal schorsen of sluiten.

Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering van de gemeenteraad. De gemeenteraadsleden  moeten dan onmiddellijk de raadzaal verlaten.

Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen.

§2. Op vraag van een fractieleider of op initiatief van de voorzitter van de gemeenteraad kan de vergadering van de gemeenteraad  worden geschorst. De voorzitter van de gemeenteraad bepaalt de duur van de schorsing.

Art. 27. - Nadat de gemeenteraadsleden voldoende aan het woord zijn geweest en indien de voorzitter van de gemeenteraad oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking, onverminderd de bepalingen opgenomen in de art. 22 en 25.

Er wordt over de sluiting van de bespreking gestemd als de voorzitter van de gemeenteraad  dat vraagt.

HOOFDSTUK X

WIJZE VAN STEMMEN

Art. 28. - § 1. - Voor elke stemming omschrijft de voorzitter van de gemeenteraad het voorwerp waarover de vergadering zich moet uitspreken.

§ 2. - De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen.

(art. 34 Gemeentedecreet)

Art. 29. - De gemeenteraad stemt over het budget, de budgetwijzigingen en de jaarrekening in hun geheel. Elk gemeenteraadslid kan echter de afzonderlijke stemming eisen over een of meer onderdelen van het budget, de budgetwijzigingen of de jaarrekening die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over de onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel gemeenteraadslid afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen.

(art. 148 §3, 154 §2 en 174 §1 Gemeentedecreet)

Art. 30. - § 1. - De gemeenteraadsleden stemmen in het openbaar, behalve in de gevallen bedoeld in § 4.

(art. 35 §1 Gemeentedecreet)

§ 2. - Er zijn vier mogelijke werkwijzen van stemmen:

1° de stemming via de stemcomputer;

2° de stemming bij handopsteking;

3° de mondelinge stemming;

4° de geheime stemming.

(art. 35 §3 Gemeentedecreet)

§ 3. –  De gemeenteraadsleden stemmen  via de stemcomputer. Er wordt alleen bij handopsteking gestemd als de apparatuur  voor de stemming via de stemcomputer defect is.

De stemming via de stemcomputer geschiedt door middel van druktoetsen, waarbij de uitslag van de stemming verschijnt op een paneel waarop ook de door ieder gemeenteraadslid uitgebrachte stem zichtbaar is.

§ 4. - Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd:

1° de vervallenverklaring van het mandaat van gemeenteraadslid en van schepen;

2° het aanwijzen van de leden van de stedelijke  bestuursorganen en van de vertegenwoordigers van de stad in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen;

3° individuele personeelszaken.

(art. 35 §2 Gemeentedecreet)

§5. - De kandidaturen voor de leden van de stedelijke bestuursorganen en voor de vertegenwoordigers van de stad in overlegorganen en in de organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen worden door de fractieleiders schriftelijk of via email ingediend uiterlijk op de dag van de vergadering van de gemeenteraad om 8.30 uur.

Art. 31. - De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt: Nadat de voorzitter van de gemeenteraad het voorwerp van de stemming heeft omschreven zoals bepaald in art. 28 vraagt hij (zij) achtereenvolgens welke gemeenteraadsleden ‘ja’ stemmen, welke ‘neen’ stemmen en welke zich onthouden.

Elk gemeenteraadslid kan slechts éénmaal zijn (haar) hand opsteken om zijn (haar) keuze duidelijk te maken.

Dit is niet het geval voor de stemming via de stemcomputer.

Als een gemeenteraadslid zich bij de  stemming via de stemcomputer heeft vergist, kan het zijn (haar) stemgedrag alsnog rechtzetten met een mondelinge verklaring.

Art. 32. - §1. - De mondelinge stemming geschiedt door elk gemeenteraadslid ‘ja’, ‘neen’ of ‘onthouding’ te laten uitspreken,  in de volgorde zoals hierna bepaald:

Er wordt mondeling gestemd telkens als een derde van de aanwezige gemeenteraadsleden hierom verzoekt.

Iedere mondelinge stemming wordt begonnen met de schepen of het gemeenteraadslid dat rechts naast de voorzitter van de gemeenteraad zit en wordt voortgezet in tegenovergestelde richting van de wijzers van het uurwerk.

§2. - De voorzitter van de gemeenteraad stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.

(art. 35 §4 Gemeentedecreet)

Art. 33. –  Bij een geheime  stemming via de stemcomputer  is het stemgedrag van de gemeenteraadsleden niet zichtbaar op het paneel.

Indien de gemeenteraad voor de geheime stemming een keuze heeft uit meer dan één kandidaat, dan wordt gebruik gemaakt van stembriefjes.

Voor deze  geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld.

De gemeenteraadsleden stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich. De onthouding gebeurt door het afgeven van een blanco stembriefje.

Het aanbrengen van een andere aantekening dan ‘ja’ of ‘nee’ op het stembriefje of het gebruik van ander schrijfgerief maakt de stem ongeldig.

Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter van de gemeenteraad en de jongste twee gemeenteraadsleden. Ieder gemeenteraadslid mag de regelmatigheid van de stemopnemingen nagaan.

Art. 34. - Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal gemeenteraadsleden, die aan de geheime stemming hebben deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk gemeenteraadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen.

Art. 35. - Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele aanstelling, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als bij de benoeming, de contractuele aanstelling, de verkiezing of de voordracht van kandidaten de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald.

Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Personen worden benoemd, aangesteld, verkozen of voorgedragen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur.

(art. 36 Gemeentedecreet)

Bij staking van stemmen bij een geheime stemming over een tuchtmaatregel is het voorstel voor de tuchtmaatregel verworpen.

HOOFDSTUK XI

NOTULEN

Art. 36. - De notulen van de gemeenteraad vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de gemeenteraad geen beslissing heeft genomen.

Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen. Behalve bij geheime stemming of bij unanimiteit, vermelden de notulen voor elk gemeenteraadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich heeft onthouden.  Een gemeenteraadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn onthouding op te nemen.  Dit gebeurt door een korte stemverklaring van maximaal één minuut. Die stemverklaring kan geen aanleiding geven tot een bespreking.

(art. 181 §1 Gemeentedecreet)

Art. 37. - § 1. - De notulen van de vergadering van de gemeenteraad worden onder de verantwoordelijkheid van de stadssecretaris opgesteld overeenkomstig de bepalingen van het Gemeentedecreet.

(art. 33, 180 en 181 Gemeentedecreet)

§ 2. - De notulen van de vorige vergadering van de gemeenteraad zijn, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de vergadering op het secretariaat ter beschikking van de raadsleden die er kennis willen van nemen.De notulen van de vorige vergadering worden met de oproepingsbrief elektronisch meegezonden.

(art. 33 Gemeentedecreet)

§ 3. - Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.

Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de stadssecretaris. In het geval de gemeenteraad bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de gemeenteraad beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering.

(art. 33 Gemeentedecreet)

§ 4. - Zo dikwijls als de gemeenteraad het wenst, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de gemeenteraadsleden en de stadssecretaris ondertekend.

(art. 33 Gemeentedecreet)

§ 5. – Van de vergaderingen van de gemeenteraad wordt een geluidsopname gemaakt. De gemeenteraadsleden hebben het recht om deze geluidsopname te beluisteren en/of er een kopie van te krijgen.

HOOFDSTUK XII

FRACTIES  EN OVERLEG MET FRACTIELEIDERS

Art. 38. - §1. - Een onderlinge vereniging tot één fractie of de vorming van twee fracties is mogelijk, uiterlijk op de installatievergadering, in de gevallen en op de wijze vastgelegd in art. 38 van het Gemeentedecreet.

(art. 38 Gemeentedecreet)

§ 2.-  Op vraag van de voorzitter van de gemeenteraad kan een overleg met de fractieleiders georganiseerd worden met als doel afspraken te maken en aspecten te bespreken die te maken hebben met de werking van de gemeenteraad en de gemeenteraadscommissies. De vergadering met de fractieleiders wordt voorgezeten door de voorzitter van de gemeenteraad en bijgestaan door de stadssecretaris.

HOOFDSTUK XIII

GEMEENTERAADSCOMMISSIES

Art. 39. - §1. - De gemeenteraad  richt  de volgende vier gemeenteraadscommissies op:

A.  Beleidsdomeinen burgerzaken (bevolking en burgerlijke stand), secretariaat, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde agentschappen, toerisme, integrale veiligheid (brandweer en politie);

B.  Beleidsdomeinen leren en onderwijs, wonen, vrije tijd (bibliotheek, cultuur, jeugd, sport);

C. Beleidsdomeinen personeel en financiën, communicatie, inspraak en participatie, sociale zaken;

D. Beleidsdomeinen grondgebiedzaken (leefmilieu, lokale economie, openbare werken, patrimonium, ruimtelijke ordening).

De gemeenteraadscommissies  zijn samengesteld uit gemeenteraadsleden. De gemeenteraadscommissies kunnen deskundigen of belanghebbenden horen.

De gemeenteraadscommissies vergaderen op de maandag en de dinsdag die voorafgaan aan de vergadering van de gemeenteraad, volgens de volgende indeling:

- commissie A: op maandag om 19.30 uur;

- commissie B: op maandag om 20.00 uur;

- commissie C: op dinsdag om 19.30 uur;

- commissie D: op dinsdag om 20.00 uur.

Indien die dag een feestdag is, wordt de vergadering verschoven naar woensdag.

Voor beleidsdomeinoverschrijdende aangelegenheden kunnen verenigde commissievergaderingen georganiseerd worden.

 (art. 39 §1 Gemeentedecreet)

§2. - De gemeenteraadscommissies hebben als taak het voorbereiden van de besprekingen in de vergaderingen van de gemeenteraad, het verlenen van advies en het formuleren van voorstellen over de wijze waarop vorm wordt gegeven aan de inspraak van de bevolking, telkens als dat voor de beleidsvoorbereiding wenselijk wordt geacht.

§3. Telkens hij het nodig acht, kan de gemeenteraad technische subcommissies oprichten die tot taak hebben bepaalde aangelegenheden nader te onderzoeken of technische dossiers grondig voor te bereiden.  De oprichting van elke subcommissie wordt goedgekeurd bij afzonderlijke beslissing van de gemeenteraad waarin de samenstelling, de werking, de specifieke taak of opdracht en de einddatum van de opdracht wordt omschreven.

Art. 40. - §1. – Elke gemeenteraadscommissie bestaat uit 11 leden. De mandaten in iedere commissie worden door de gemeenteraad evenredig verdeeld.

Voor de bestuursperiode 2013-2018 worden de mandaten in de gemeenteraadscommissies als volgt verdeeld:

- Forza Ninove: 3 mandaten;

- Open VLD: 3 mandaten;

- Sp.a–Groen: 2 mandaten;

- N-VA: 2 mandaten;

- CD&V: 1 mandaat.

De evenredigheid vereist in ieder geval dat de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de fracties waarvan leden deel uitmaken van het college van burgemeester en schepenen steeds hoger is dan de som van het aantal mandaten dat toekomt aan de andere fracties. Elke fractie wijst de mandaten toe, die haar overeenkomstig deze berekeningswijze toekomen, door middel van een voordracht, gericht aan de voorzitter van de gemeenteraad. Als de voorzitter van de gemeenteraad voordrachten ontvangt voor meer kandidaten dan er mandaten te begeven zijn voor een fractie, dan worden de mandaten toegewezen volgens de volgorde van voorkomen op de akte van voordracht.

(art. 39 §3 Gemeentedecreet)

§2. - Tot de eerstvolgende volledige vernieuwing van de gemeenteraad wordt een fractie geacht eenzelfde aantal leden in de commissies te behouden. Indien één of meerdere leden verklaren niet meer te behoren tot de fractie kan dit lid niet meer zetelen, noch als lid van deze fractie, noch als lid van een andere fractie. Niettemin behouden deze fracties het oorspronkelijke aantal leden in de commissie.

(art. 39 §3 Gemeentedecreet)

§3. - Om ontvankelijk te zijn moet de akte van voordracht voor elk van de kandidaat-commissieleden ten minste ondertekend zijn door een meerderheid van de leden van de fractie waarvan het kandidaat-commissielid deel van uitmaakt. Indien de fractie van het kandidaat-commissielid slechts uit twee verkozenen bestaat, volstaat de handtekening van een van hen. Niemand kan meer dan een akte ondertekenen per beschikbaar mandaat voor de fractie.

(art. 39 §3 Gemeentedecreet)

§4. - Als ten gevolge van de toepassing van de evenredige vertegenwoordiging een fractie niet vertegenwoordigd is in een commissie, kan de fractie een raadslid aanwijzen dat als lid met raadgevende stem in de commissie zetelt.

(art. 39 §3 Gemeentedecreet)

§5. – Er kunnen plaatsvervangers worden aangewezen die de effectieve leden mogen vervanger als die belet zijn. De plaatsvervangers moet op dezelfde voordrachtsakte voorkomen als de betrokken effectieve leden.

De aanduiding gebeurt zoals voorzien in artikel 40§3 (artikel 39§3 van het gemeentedecreet).

Art. 41. - Elke commissie wordt voorgezeten door een gemeenteraadslid. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen voorzitter zijn van een commissie. De gemeenteraad duidt de voorzitters van de commissies aan.

(art. 39 §4 Gemeentedecreet

Indien de voorzitter van een gemeenteraadscommissie afwezig is, wordt hij (zij) vervangen door de voorzitter van de gemeenteraad.

Art. 42.§1 - De commissies worden door de voorzitter van de gemeenteraad bijeengeroepen. Een derde van de leden van de commissie kan de voorzitter vragen de commissie bijeen te roepen. De oproepingsbrief vermeldt de agenda en wordt naar alle raadsleden gestuurd. De oproeping wordt eveneens bekendgemaakt aan het publiek door aanplakking aan het gemeentehuis  en op de website van de stad. 

§2; - De commissies kunnen geldig vergaderen, ongeacht het aantal aanwezige leden.

De vergaderingen van de commissies  zijn in principe openbaar. Onder dezelfde voorwaarden als voor de gemeenteraad (zie art. 5 t/m 8) zijn de vergaderingen van de commissies niet openbaar.

§3.- Alle gemeenteraadsleden kunnen de vergaderingen van de commissies, waarvan zij geen deel uitmaken, bijwonen.

Vooraleer aan de vergadering deel te nemen, tekenen de leden van elke commissie het  aanwezigheidsregister   Na de vergadering van de gemeenteraadscommissie wordt het aanwezigheidsregister ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraadscommissie ter bevestiging van de aanwezigheid van de gemeenteraadsleden.

(art. 39 §2 en §5 Gemeentedecreet)

§4. - Wanneer een gemeenteraadscommissie bij de voorbereidende bespreking van de op de vergadering van de gemeenteraad geagendeerde punten bij consensus vindt dat  het ontwerp van beslissing moet worden aangepast, zal de bevoegde schepen uiterlijk op de vergadering van de gemeenteraad een schriftelijk amendement formuleren. Een kopie van dat amendement wordt op de vergadering van de gemeenteraad aan elk gemeenteraadslid bezorgd.

HOOFDSSTUK XIV

VERGOEDINGEN RAADSLEDEN

Art. 43. - §1. – Aan de gemeenteraadsleden, met uitzondering van de burgemeester en de schepenen, wordt presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn:

1° de vergaderingen van de gemeenteraad;

2° de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies (incl. deze waarvoor gemeenteraadsleden overeenkomstig art. 39, §3, vierde lid Gemeentedecreet zijn aangewezen als leden met raadgevende stem);

3° de vergaderingen met de vertegenwoordigers van de intern verzelfstandigde agentschappen;

4° de vergadering waarvoor men in principe recht op presentiegeld heeft, maar waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt;

5° de vergaderingen die slechts gedeeltelijk werden bijgewoond.Er wordt pas presentiegeld toegekend als het gemeenteraadslid minstens 75% van de duur van de vergadering aanwezig is geweest. Indien gemeenteraadsleden daarvan geregeld misbruik maken, zal de voorzitter van de gemeenteraad daarover een gemotiveerde beslissing nemen;

6° de vergaderingen die werden hervat. Dit zijn vergaderingen van de gemeenteraad die onder meer omwille van hun lange duurtijd als twee afzonderlijke vergaderingen kunnen worden beschouwd. Het gaat bijvoorbeeld om vergaderingen die veel tijd in beslag nemen en die daardoor relatief lang worden onderbroken. Het gaat onder meer om vergaderingen van de gemeenteraad die ’s avonds laat beëindigd worden om de avond nadien voortgezet te worden. Het gaat niet om de vergaderingen die onderbroken worden voor een korte pauze en die in hun geheel niet onevenredig lang duren.

§2. - Het presentiegeld bedraagt 124,98 euro. Het presentiegeld volgt de evolutie van het gezondheidsindexcijfer overeenkomstig de wet van 1 maart 1977 houdende inrichting van een stelsel waarbij sommige uitgaven in de overheidssector aan het indexcijfer van de consumptieprijzen van het rijk worden gekoppeld, zoals gewijzigd door het koninklijk besluit nr. 178 van 30 december 1982 en onverminderd artikel 2 van het koninklijk besluit van 24 december 1993 ter uitvoering van de wet van 6 januari 1989 tot vrijwaring van ’s lands concurrentievermogen. Dat bedrag is gekoppeld aan de spilindex 138,01. (index januari 2013: 201,02 euro).

Voor de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies en de vergaderingen van de gemeenteraad waarvoor het aanwezigheidsquorum niet werd bereikt, bedraagt het presentiegeld de helft van het presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad.

De voorzitter van de gemeenteraad ontvangt een dubbel presentiegeld voor de vergaderingen van de gemeenteraad die hij voorzit. Deze bepaling treedt in werking op 26 februari 2013.

Art. 44. - §1. - De gemeenteraadsleden  en de burgemeester en de schepenen hebben op het stadhuis toegang tot internet, en kunnen kopieën bekomen van gemeentelijke bestuursdocumenten. Aan de verschillende fracties wordt een uur vóór de vergadering van de gemeenteraad een vergaderlokaal ter beschikking gesteld.

§2. - De kosten voor de deelname aan studiedagen en vormingscursussen van de Vlaamse overheidsinstanties, officieel erkende onderwijsinstellingen, de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten en verenigingen waarvan de stad lid is, worden door de stad ten laste genomen.

De gemeenteraadsleden kunnen ofwel:

1) zelf inschrijven, het inschrijvingsgeld betalen en het terugvorderen van de stad;

2) inschrijven via de stadssecretaris. In dat geval zorgt de stadsadministratie voor de inschrijving en de betaling van het inschrijvingsgeld.

De relevantie en de kostprijs van de vorming worden beoordeeld door de stadssecretaris in overleg met de vormingsambtenaar.

§3. - Terugbetaling van bijkomende kosten veroorzaakt door een specifieke gezinssituatie (bijv. opvang van kinderen, ouderen, zieke of mindervalide gezinsleden), wegens aanwezigheid op een gemeenteraads- of commissievergadering, is mogelijk. Een verzoek tot terugbetaling met verantwoordingsstukken kan worden ingediend bij de stadssecretaris. De tussenkomst van de stad bedraagt  maximaal 2,50 euro per uur.

Verplaatsingskosten van gemeenteraadsleden, noodzakelijk voor de uitoefening van hun mandaat, worden door het stadsbestuur terugbetaald na voorlegging van bewijsstukken, op basis van de wettelijk vastgestelde tarieven.

§4. - Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt een gsm-toestel ter beschikking gesteld voor dienstzaken. Het abonnement en de communicatiekosten voor dienstzaken worden door de stad ten laste genomen.

§5. - De kostennota dient de volgende gegevens te vermelden: de naam en het adres van de mandataris, het rekeningnummer en een korte toelichting. Zij wordt door de mandataris ondertekend en medeondertekend door de stadssecretaris vooraleer ze aan de financiële dienst wordt bezorgd. Bij de kostennota worden de nodige bewijsstukken gevoegd.

De betaling van de goedgekeurde kosten gebeurt per kwartaal. Het lid dient de staat of de staten in uiterlijk de vijftiende dag van de maand die volgt op het kwartaal. Ten onrechte betaalde kosten worden teruggevorderd en zullen ingehouden worden op de presentiegelden of de  volgende kostenstaat.

Jaarlijks wordt een gedetailleerd verslag opgemaakt van de terugbetaling van kosten aan de mandatarissen. Dat verslag is openbaar.

§6. - Het stadsbestuur  sluit een gemeenschappelijke ongevallenverzekering en een verzekering ’burgerlijke aansprakelijkheid’ af voor gemeenteraadsleden, ten laste van de stadsbegroting.

HOOFDSTUK XV

VERZOEKSCHRIFTEN AAN DE ORGANEN VAN DE STAD

Art. 45. – §1. - Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de organen van de stad in te dienen. Een verzoek is een vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de stad zijn de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de stadssecretaris en elk ander orgaan van de stad dat als overheid optreedt.

(art. 201 Gemeentedecreet)

§2. - De verzoekschriften worden aan het orgaan van de stad gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling.

§3. - Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de stad behoort, zijn onontvankelijk.

Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

1° de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd;

2° het louter een mening is en geen concreet verzoek;

3° de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend;

4° het taalgebruik ervan beledigend is.

Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt deze beoordeling. De indiener van het verzoek wordt van de gemotiveerde beoordeling in kennis gesteld. Het orgaan of de voorzitter van het orgaan kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

(art. 201 Gemeentedecreet)

Art. 46. - §1. – Is het een verzoekschrift voor de gemeenteraad, dan plaatst de voorzitter van de gemeenteraad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende gemeenteraad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen.  Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

§2. - De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

(art. 202 Gemeentedecreet)

§3. - De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan van de stad.  In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

(art. 202 Gemeentedecreet)

§4. - Het betrokken orgaan van de stad verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

(art. 203 Gemeentedecreet)

HOOFDSTUK XVI

SLOTBEPALINGEN

Art. 47. - De  verslagen van de vergaderingen van de door de gemeenteraad in toepassing van artikel 200 van het gemeentedecreet opgerichte adviesraden en overlegstructuren worden samen met de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad aan de gemeenteraadsleden verstuurd.

Art. 48. -  De gemeenteraadsleden nemen tijdens de vergaderingen van de  gemeenteraad een vaste plaats in. De voorzitter van de gemeenteraad bepaalt na overleg met de fractieleiders de plaatsen van de fracties. Elke fractie bepaalt binnen de toegewezen plaatsen wie waar zit.

Art. 49. - Aan elk lid van de gemeenteraad wordt een kopie van het door de gemeenteraad goedgekeurd huishoudelijk reglement bezorgd.

Een exemplaar van het huishoudelijk reglement wordt in de raadzaal bewaard.

De tekst van de artikelen die betrekking hebben op het publiek worden aangeplakt aan de ingang van de publiekstribune.

HOOFDSTUK XVII

OPHEFFINGSBEPALINGEN

Art. 50. – De volgende beslissingen  worden opgeheven:

-  de beslissing van de gemeenteraad van 12 september 2013 houdende aanpassing van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad;

- de beslissing van de gemeenteraad van 11 maart 2013 betreffende de samenstelling van de gemeenteraadscommissies.