GR20141218 Punt 39. Cultuur - huishoudelijk reglement uitleendienst
De raad
Gelet op het gemeentedecreet;
Gelet op het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid en het uitvoeringsbesluit van de Vlaamse regering van 26 juli 2012;
Overwegende dat de Vlaamse regering beleidsprioriteiten heeft bepaald voor de periode 2014-2019 voor cultuur, nl. gemeenschapsvorming, cultuureducatie en het bereiken van kansengroepen en dat een goed uitgeruste uitleendienst met een democratische prijszetting een wezenlijke ondersteuning van het verenigingsleven betekent en zo leidt tot meer gemeenschapsvorming;
Gelet op het meerjarenplan, actieplan 1: Ninove ondersteunt via een doelgericht subsidiebeleid de lokale verenigingen en stimuleert hen tot creativiteit, samenwerking en een kwalitatief eigen aanbod;
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 27 november 2014 houdende aanpassing van het retributiereglement op het uitlenen van stadsmateriaal;
Overwegende dat het uitlenen van stadsmateriaal sedert de oprichting van het AGBDN tot de taken van dit autonoom gemeentebedrijf behoorde en dat bijgevolg sinds 2009 de retributie op de uitleendienst ook door dit bedrijf werd geïnd;
Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 19 december 2013 houdende de opheffing van het AGBDN;
Overwegende dat het bijgevolg aangewezen is om het bestaande huishoudelijk reglement (ingevoerd in de periode AGBDN en geadviseerd door de raden voor cultuurbeleid) voor te leggen aan de gemeenteraad;
Gelet op het advies van de jeugdraad in vergadering van 2 mei 2010;
Gelet op het advies van de sportraad, in vergadering van 17 mei 2010;
Gelet op het advies van de cultuurraad in vergadering van 19 mei 2010;
Beslist,
met 30 ja-stemmen (Dirk Vanderpoorten, Michel Casteur, Katie Coppens, Veerle Cosyns, Tania De Jonge, Henri Evenepoel, Wouter Vande Winkel, Paul De Schepper, Marc Torrekens, Lieven Meert, Freddy Van Eeckhout, Jacques Timmermans, Rudy Corijn, Jannick Violon, Guy D'haeseleer, Octaaf Van Ongeval, Ilse Malfroot, Alain Triest, Antoine Van Melkebeek, Stijn Vermassen, Ferdi De Ville, Stania Van Loo, Femke D'Hondt, Marc Plancke, Joost Arents, Maria Keymolen, Kurt Van Den Driessche, Veerle Vanderpoorten, Gerd Rassaerts, Levi Verberckmoes)
1 onthouding (Corinne Vanbelle)
Artikel 1
Volgend huishoudelijk reglement op het uitlenen van stadsmateriaal wordt goedgekeurd:
1. Doel
De uitleendienst van de stad Ninove stelt materiaal ter beschikking aan de inwoners en verenigingen van Ninove voor gebruik op Ninoofs grondgebied.
2. Aanvraag
Aanvragen om materiaal te ontlenen moeten minstens 14 dagen voor het plaatsvinden van het evenement worden ingediend.
Dit kan op volgende manieren:
1) online via een serviceaanvraag via www.ninove.be. Aan de serviceaanvraag moet als bijlage het uitleenformulier toegevoegd worden, opgeslagen als een PDF (zie www.ninove.be).
2) telefonisch bij het algemeen onthaal van de technische dienst of bij de uitleendienst
3) door zich persoonlijk aan te melden ofwel bij het algemeen onthaal van de technische dienst of bij de uitleendienst.
Enkel voor de ontlening van de geluidsmeters moet gereserveerd worden bij de stedelijke jeugddienst.
Elke aanvraag omvat minimum:
1) de naam van de vereniging (indien van toepassing)
2) en/of de naam van een contactpersoon
3) het adres, telefoonnummer en/of e-mailadres van de contactpersoon
4) naam, locatie, datum en aard van de activiteit
Alle aanvragen worden behandeld in volgorde van de registratiedatum. Bij een gelijktijdige aanvraag van een erkende en een niet-erkende vereniging wordt voorrang verleend aan de aanvraag van de erkende vereniging.
3. Duurtijd
De maximale uitleentermijn is 4 weken voor een tentoonstelling en 4 dagen voor alle andere activiteiten.
4. Waarborg en betaling
Bij het ontlenen van materiaal moet 1 week voor afhaling een waarborg worden betaald. Afhankelijk van het soort materiaal kan er bovenop de waarborg ook een huurprijs worden gevraagd.
Betalingen kunnen contant worden verricht.
Bij afhaling van materiaal moet een betaalbewijs worden meegebracht.
De waarborg wordt terugbetaald na het terugbrengen en de controle van het materiaal.
De huurder van een geluidsmeter dient de waarborg cash te betalen bij afhaling op de jeugddienst. De huurprijs wordt van de waarborg afgetrokken bij het terugbrengen.
5. Vervoer, plaatsen en/of bedienen
Materiaal dat niet met een gewone personenwagen kan worden afgehaald, kan worden vervoerd met een vrachtwagen van de uitleendienst in zoverre dit past binnen de materiële mogelijkheden van de dienst. Vervoer is enkel mogelijk na een aanvraag van minstens 14 dagen op voorhand en mits het betalen van een vergoeding. Na het evenement moet het uitgeleende materiaal worden gestapeld zoals het aangeleverd werd, op exact dezelfde wijze en op dezelfde plaats van de levering.
Nadarafsluitingen worden geleverd tegen een vast vervoertarief voor een maximum van 40 stuks en uitsluitend voor gebruik op het grondgebied van Ninove. Bij grotere aantallen (maximum 100 stuks) moet er bij de uitleendienst een container of aanhangwagen worden gehuurd. Deze wordt vervoerd aan het normale vervoerstarief en uitsluitend voor gebruik op het grondgebied van Ninove. De organisatoren staan zelf in voor het plaatsen van de nadars en voor het herladen (na het evenement) van de aanhangwagen of container.
Het vervoer en het plaatsen van de kiosk, het mobiele podium en de tribunes is inbegrepen in de huurprijs.
De professionele geluidsinstallaties worden enkel ter beschikking gesteld samen met een of twee personeelsleden van de technische dienst. Zij staan in voor de aansluiting en de bediening van de installatie. Hiervoor wordt een retributie aangerekend. Dit kan enkel binnen de materiële mogelijkheden van en na afspraak met de technische dienst.
6. Toegang stadspersoneel
De inrichter van het evenement is te allen tijde verplicht om de personeelsleden van de uitleendienst toegang te geven tot de plaatsen en/of terreinen waar het geleende materiaal zich voor en tijdens het evenement bevindt.
7. Afhalen en terugbrengen
Het materiaal dat men zelf afhaalt, moet op de laatste werkdag voor de geplande activiteit worden afgehaald.
Het materiaal moet worden teruggebracht op de dag bepaald door de uitleendienst. Werd er geen dag bepaald, dan moet het materiaal de eerstvolgende werkdag na de activiteit worden teruggebracht.
8. Te laat
Bij het te laat terugbrengen van het uitgeleende materiaal wordt per bijkomende dag dat men te laat is een retributie aangerekend. Deze som wordt afgehouden van de waarborg.
Deze bepaling geldt ook voor verenigingen die vrijgesteld zijn van het betalen van een huurprijs.
Als het materiaal dat niet tijdig werd teruggebracht door de uitleendienst opgehaald wordt, worden de kosten hiervoor verhaald op de ontlener.
9. Schade
In geval van schade wordt bij ontvangst van het materiaal onmiddellijk de aard van de schade vastgesteld en de waarborg ingehouden.
Herstellingen en/of vervangingen van ontbrekende stukken worden in rekening gebracht en afgehouden van de waarborg. Het eventueel resterende bedrag wordt gestort op het rekeningnummer van de ontlener.
Is het bedrag van de waarborg ontoereikend voor het vergoeden van de herstelling of de vervanging, dan worden de niet-voldane kosten verhaald op de ontlener.
10. Verplichtingen
Ontleners verbinden er zich toe
- op de hoogte te zijn van een correct gebruik van de ontleende goederen en deze te beheren als een goede huisvader
- bij diefstal onmiddellijk aangifte te doen bij de politie en aan de uitleendienst/jeugddienst (voor de geluidsmeters) een kopie van het proces-verbaal te bezorgen
- het materiaal in geen geval verder uit te lenen, te verhuren aan derden of aan te wenden voor andere doeleinden dan deze vermeld op de aanvraag.
De organisatoren van een evenement zijn zelf verantwoordelijk voor het voldoen aan de auteursrechtelijke regelgeving en de hieraan verbonden kosten.
De organisatoren van het evenement zijn zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van alle mogelijke verplichte vergunningen en keuringen van elektrische en technische installaties.
De uitleendienst is in geen enkel geval aansprakelijk voor ongevallen die zich zouden voordoen naar aanleiding van het gebruik, het vervoer, de plaatsing of de afbraak van het materiaal, behalve als de dienst hier zelf voor instaat.
11. Wanbetaling
Bij wanbetaling gebeurt de invordering van de retributie overeenkomstig de burgerlijke rechtspleging.
12. Toepassing reglement
Dit reglement wordt van kracht vanaf 1 januari 2015 (na goedkeuring door de gemeenteraad).
Het college van burgemeester en schepenen kan uitzonderingen toestaan op de toepassing van
dit reglement.
Artikel 2
Deze beslissing zal worden opgestuurd naar de toezichthoudende overheid.
