GR20130530 punt 38: Jeugd - reglement voor de toekenning van kampsubsidies aan erkende jeugdverenigingen
De raad
Gelet op het gemeentedecreet;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 28 oktober 2010 waarin het jeugdbeleidsplan 2011-2013 werd goedgekeurd;
Gelet op hoofdstuk 1, doelstelling 1.C.1., actie 1, waarin de opdracht voor het vervoer van materiaal naar zomerkampen opgenomen werd en doelstelling 1.A.1., actie 3, dat bepaalt dat het subsidiereglement jaarlijks wordt geëvalueerd en zo nodig aangepast;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 18 juni 2009 waarbij het subsidiereglement m.b.t. erkende jeugdverenigingen en individuele aanvragers werd goedgekeurd;
Overwegende dat tot op heden de regeling bestond dat de stad het kampvervoer via een centrale opdracht organiseerde voor alle erkende jeugdverenigingen, binnen de werkingskosten van de jeugddienst onder AR/BI075000/AP2;
Overwegende dat uit de evaluatie blijkt dat:
- het steeds moeilijker wordt om een firma aan te stellen die voldoet aan alle eisen;
- de gezamenlijke opdracht via de stad niet altijd garantie geeft op een goedkopere prijs;
- het steeds moeilijker wordt om de opdracht te organiseren binnen het budget van € 10.000,00;
Overwegende dat voorgesteld wordt om de gezamenlijke opdracht voor de kampvervoerregeling om te vormen naar een kampsubsidie en hiervoor het budget van € 10.000,00 te verschuiven van AR614132/BI075000/AP2 naar AR649000/BI075000/AP2 onder de noemer kampvervoerssubsidie;
Overwegende dat de voorgestelde kampsubsidie concreet inhoudt dat de toekenning ervan gebeurt door enerzijds een vast bedrag per kamp te subsidiëren, aangevuld met een variabel bedrag op basis van de afstand van de kampplaats en het aantal leden;
Overwegende dat voorgesteld wordt om de artikels 40 tot en met 43 het subsidiereglement jeugd te schrappen en het nieuwe reglement goed te keuren;
Gelet op het advies van de jeugdraad van 4 mei 2013, met de opmerking dat de jeugdraad, samen met alle jeugdverengingen die gebruik maken van deze subsidie, na het eerste jaar een evaluatie zal maken om het systeem op punt te stellen;
Beslist,
met éénparigheid van stemmen
Het volgende subsidiereglement voor kampvervoer wordt goedgekeurd:
Artikel 1: Voorwaarden kampvervoersubsidie
§ 1 Criteria m.b.t. kampwerking:
- De kampwerking wordt georganiseerd tijdens de schoolvakanties. De vereniging kan ook 1 of meerdere kampen organiseren tijdens eenzelfde vakantieperiode of verspreid over verschillende vakanties, die allen gecentraliseerd worden binnen dezelfde aanvraag;
- Het betreft een meerdaags verblijf in een infrastructuur die voldoet aan alle wettelijke voorwaarden inzake kamphuizen of tentenkampen;
- Er zijn minimum 15 deelnemers en de minimale verblijfsduur omvat 6 opeenvolgende overnachtingen. De voor- en nawacht van een kamp mag niet meegerekend worden in de verblijfsduur. Het gaat ook telkens over overnachtingen op dezelfde plaats.
- De kampwerking gebeurt onder begeleiding. De hoofdverantwoordelijke(n) moet(en) ten minste 18 jaar oud zijn en tijdens de hele duur van de jeugdvakantie aanwezig zijn. Per 15 deelnemers dient ten minste 1 (gekwalificeerde) begeleider ter beschikking te zijn tijdens de hele duur van de jeugdvakantie.
- Het kamp wordt georganiseerd binnen de missie en doelstellingen van het jeugdwerk en is gericht op de algemene ontplooiing van de deelnemers.
- Jeugdvakanties die in het eigen lokaal of in Ninove georganiseerd worden, komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
- Indien jeugdverenigingen er voor kiezen om een gezamenlijk kamp te organiseren op eenzelfde kamplocatie wordt dit beschouwd als 1 kamp.
§ 2 Criteria m.b.t. kampvervoerregeling:
- Het vervoer wordt beperkt tot het Belgisch grondgebied. Voor de bewegingen van wie de kampplaats zich in het buitenland situeert, zal in de berekening van de subsidie enkel rekening gehouden worden met de afstand tot aan de Belgische grens, op basis van de kortste route volgens een routeplanner.
- De jeugdbewegingen die gebruik maken van een of meer huurvrachtwagen(s) zorgen zelf voor een chauffeur (en diens verzekering), die in het bezit is van een geldig rijbewijs. Het vervoer gebeurt in dat geval ook op eigen risico en voor eigen rekening van de vereniging. Het contract van de verhuur wordt rechtstreeks met de vereniging gesloten, waardoor ze aansprakelijk is voor alle kosten van eventuele overtredingen, mogelijke schade aan het gehuurde voertuig of zijn lading en andere mogelijke kosten;
Artikel 2: Berekening van de toelage
De toelage wordt als volgt berekend:
- een forfaitaire deel (1) van € 200,00 per kamp;
- een variabel deel dat bepaald wordt op basis van de afstand tot de kampplaats (2) en het aantal leden op kamp (3);
Het stadsbestuur maakt jaarlijks een bedrag vrij van € 10.000,00 voor de kampsubsidie.
Dit bedrag wordt verminderd met het totaal van het forfaitair deel (1) en van het restbudget wordt 50% verdeeld op basis van het aantal kilometers van het eigen jeugdlokaal tot het kampplaatsadres (2) en 50% op basis van het aantal deelnemende leden aan het kamp (3).
Artikel 3: Aanvraagprocedure en verantwoording
De jeugdverenigingen dienen een aanvraag in, samen met de aanvraag voor werkingssubsidies, elk jaar voor 31 oktober, bij de jeugddienst, via het daarvoor bestemde aanvraagformulier.
Ter verantwoording moet elke aanvragende vereniging het bewijs leveren van de kampplaats en het aantal deelnemende leden.
Artikel 4: De artikelen 40 en 43 van het subsidiereglement, goedgekeurd bij beslissing van de gemeenteraad van 18 juni 2009, worden opgeheven.
Artikel 5: Het voorziene budget van € 10.000,00 wordt verschoven van AR614132/BI075000/AP2 naar AR649000/BI075000/AP2 onder de noemer kampvervoerssubsidie.
