GR20120621 punt 37: prijsvraag om het bestaande vergunningenregister te controleren, te verbeteren, aan te vullen en in GIS te registreren alsook het scannen van bijlagen bij de verschillende dossiers - Bestek - Wijze van gunnen van de opdracht - Goedkeur

DE RAAD,

Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten;

Gelet op het koninklijk besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies van openbare werken;

Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;

Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet;

Gelet op de collegebeslissing van 5 juni 2011 waarbij het college van burgemeester en schepenen het vergunningenregister vaststelt en toegankelijk maakt voor het publiek d.m.v. het afleveren van een uittreksel uit het vergunningenregister en waarvan de kostprijs van het uittreksel wordt vastgesteld in het retributiereglement ;

Gelet op het bestek;

Overwegende dat het vergunningenregister is goedgekeurd, maar niet alle dossiers volledig ingevuld zijn;

Overwegende dat een completer vergunningenregister de verschillende producten en diensten van de dienst ruimtelijke ordening kwalitatief enorm verbetert;

Overwegende dat met een completer vergunningenregister de dienst ruimtelijke ordening efficiënter en correcter zal kunnen werken;

Overwegende dat het vergunningenregister deel uitmaakt van vele procedures die dagelijks gebruikt worden op de dienst ruimtelijke ordening;

Overwegende dat adviezen vaak gevormd worden op basis van het vergunningenregister;

Overwegende dat het overgrote deel van de gekende dossiers niet in ons GIS is geregistreerd;

Overwegende dat de stadsdiensten niet de tijd noch de middelen hebben om het vergunningenregister zelf te controleren,  te verbeteren, aan te vullen en in gis te registreren alsook de nodige scans te maken bij de verschillende dossiers binnen een aanvaardbare tijdsperiode;

Overwegende dat de opdracht voor het bestaande vergunningenregister te controleren, te verbeteren, aan te vullen en in gis te registreren alsook het scannen van bijlagen bij de verschillende dossiers kan geraamd op 210.000 EUR, BTW incl.;

Overwegende dat ter dekking van de uitgaven kredieten voorzien zijn in de begroting 2012, buitengewone dienst, artikel. 930/733-60 en kredieten zullen voorzien worden in de begrotingen van de volgende dienstjaren;

Overwegende dat in het belang van de stadsfinanciën en conform de wettelijke voorschriften beroep zal gedaan worden op mededinging;

BESLUIT, met eenparigheid van stemmen

1. De opdracht voor aanneming van diensten om het bestaande vergunningenregister te controleren, te verbeteren, aan te vullen en in gis te registreren alsook het scannen van bijlagen bij de verschillende dossiers (geraamd op 210.000 € BTW incl.) wordt goedgekeurd.

2. De opdracht te gunnen bij wijze van algemene offerteaanvraag.

3. De voorwaarden in het bestek goed te keuren.

4. Voor deze uitgaven zijn kredieten voorzien in de begroting 2012 artikel 930/733-60 en zullen kredieten voorzien worden in de begroting van de volgende dienstjaren.