GR20180717 Punt 16: Cultuur - huishoudelijk reglement buurthuizen - goedkeuring (datum van publicatie 04/09/2018)
De raad
Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen;
Gelet op het huishoudelijk reglement voor het gebruik van de gebouwen en de accommodatie van de buurthuizen van 25 oktober 2012;
Overwegende dat enkele nieuwe lokalen en gebouwen als buurthuis ter beschikking kunnen gesteld worden, meer bepaald de sportzaal in de gemeenteschool van Appelterre-Eichem, de voormalige Sint-Theresiakerk in Ninove en de inkomhal van het stadhuis in Ninove;
Overwegende dat enkele lokalen en gebouwen niet langer als buurthuis ter beschikking zullen gesteld worden, meer bepaald het buurthuis van Pollare en de vergaderzaal in het buurthuis van Lieferinge;
Overwegende dat het beheer van Trefcentrum ‘De Linde’ in Meerbeke van CC De Plomblom naar de dienst cultuur kan overgebracht worden;
Overwegende dat door deze verschuivingen in het aanbod van buurthuizen er nood is aan een nieuw huishoudelijk reglement voor het gebruik van stadslokalen en -gebouwen als buurthuis;
Overwegende dat de financiële dienst om dezelfde redenen een nieuw retributiereglement voor het gebruik van stadslokalen en -gebouwen als buurthuis zal voorstellen;
Gelet op het verslag van de algemene vergadering van de kunst- en cultuurraad van 15 mei 2018;
Gelet op het huishoudelijk reglement voor het gebruik van stadslokalen en -gebouwen als buurthuis zoals voorgesteld in dit besluit;
Besluit:
met 15 ja-stemmen (Vanderpoorten Dirk, De Jonge Tania, Coppens Katie, Cosyns Veerle, Evenepoel Henri, Torrekens Marc, Triest Alain, Meert Lieven, Casteur Michel, Van Ongeval Octaaf, Van Melkebeek Antoine, Vermassen Stijn, Arents Joost, De Ridder Misja, Souffriau Dirk)
8 nee-stemmen (Corijn Rudy, D'haeseleer Guy, Plancke Marc, Vanderpoorten Veerle, Rassaerts Gerd, Verberckmoes Levi, Steenhout Hedwig, Roelandt Luc)
Enig artikel
Goedkeuring te geven om het bestaande huishoudelijk reglement voor het gebruik van de gebouwen en de accommodatie van de buurthuizen van 25 oktober 2012 op te heffen en goedkeuring te geven aan het volgende reglement:
HUISHOUDELIJK REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN STADSLOKALEN EN -GEBOUWEN ALS BUURTHUIS
Artikel 1
Het stadsbestuur stelt de volgende lokalen en gebouwen ter beschikking als buurthuis:
- Appelterre-Eichem: Gemeenteschool: refter + sportzaal
- Aspelare: Buurthuis Hofstad: zaal (totale oppervlakte 113,75 m²; maximum aantal toegelaten personen 113) + vergaderlokaal (totale oppervlakte 25,20 m²; maximum aantal toegelaten personen 25)
- Denderwindeke: Gemeenteschool: refter + turnzaal
- Lieferinge: Buurthuis De Kasseide: zaal (totale oppervlakte 106,40 m²; maximum aantal toegelaten personen 106)
- Meerbeke: De Linde: polyvalente zaal (totale oppervlakte 258 m²; maximum aantal toegelaten personen 258) + keuken + vergaderlokaal gelijkvloers (totale oppervlakte 47,88 m²; maximum aantal toegelaten personen 47) + vergaderlokaal eerste verdieping (totale oppervlakte 35,75 m²; maximum aantal toegelaten personen 35) + bergruimte
- Meerbeke: Oud Gemeentehuis
- Nederhasselt: Gemeenteschool: turnzaal
- Ninove: Oud Stadhuis: vergaderlokaal (totale oppervlakte 72,89 m²; maximum aantal toegelaten personen 72) + tentoonstellingszaal (totale oppervlakte 173,12 m²; maximum aantal toegelaten personen 173)
- Ninove: De Koepoort
- Ninove: voormalige Sint-Theresiakerk: Buurthuis Berdam (maximum aantal toegelaten personen 400) + vergaderlokaal Theresiazaal (maximum aantal toegelaten personen 40) + vergaderlokaal Poelaert (maximum aantal toegelaten personen 15)
- Ninove: Stadhuis: inkomhal
- Okegem: Buurthuis ‘t Kouterken: zaal (totale oppervlakte 131,20 m²; maximum aantal toegelaten personen131 ) + vergaderlokaal
- Outer: Buurthuis De Pallieter: zaal (totale oppervlakte 136 m²; maximumaantal toegelaten personen 136) + vergaderlokaal
- Voorde: Gemeenteschool: refter
Het huishoudelijk reglement heeft betrekking op het gebruik van deze lokalen en gebouwen.
Artikel 2: Aanvraag gebruik
De aanvraag gebeurt via de dienst cultuur in het oud stadhuis, Oudstrijdersplein 6, 9400 Ninove.
De aanvraag kan op verschillende manieren gebeuren:
- via de ‘ticketgang’-module op www.ninove.be
- via e-mail: cultuur@ninove.be
- telefonisch: 054 313286
- aan de balie in het oud stadhuis, Oudstrijdersplein 6, 9400 Ninove
Elke aanvraag vermeldt:
- contactgegevens van de aanvrager
- titel en aard van de activiteit
- datum en tijdstip van de activiteit
- toegangsprijs
- alle bijzonderheden met betrekking tot de lokalen of gebouwen die men wenst te gebruiken
Op basis van de aanvraag maakt de dienst cultuur een gebruikscontract en bepaalt de dienst de te betalen retributie (conform het retributiereglement). Het ondertekenen van het gebruikscontract betekent het aanvaarden van het retributiereglement en het huishoudelijk reglement. Een gebruikscontract is pas definitief van zodra de retributie betaald is.
Het gebruikscontract wordt door de aanvrager ondertekend en samen met het betalingsbewijs van de retributie terugbezorgd.
Artikel 3 Voorrangsregeling
Stadsdiensten hebben altijd voorrang op andere gebruikers en gesubsidieerde gebruikers hebben altijd voorrang op commerciële gebruikers. De voorrang voor stadsdiensten en gesubsidieerde gebruikers geldt tot 3 maand voor de datum van het evenement. Van zodra een stadsdienst of een gesubsidieerde gebruiker zijn voorrangsrecht claimt, zal de dienst cultuur de eerdere aanvrager hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen. De dienst cultuur probeert een gelijkwaardig lokaal of gebouw op een andere locatie ter beschikking te stellen, aan dezelfde voorwaarden.
Artikel 4 Bijzondere voorwaarde in verband met het gebruik van de voormalige Sint-Theresiakerk
Conform de erfpachtovereenkomst tussen de stad Ninove en de kerkfabriek van de parochie Sint-Theresia mogen er in Buurthuis Berdam geen erediensten van welke strekking ook, van confessionele of van níet-confessionele aard, worden gehouden, zoals er bijvoorbeeld zijn: burgerlijke uitvaarten, doopfeesten, huwelijken, gelijkaardige diensten door rituelenbureaus zoals rent-a-priest, … Deze opsomming is niet limitatief.
Artikel 5
Het gebruikscontract geeft recht op:
- Het gebruik van het gehuurde lokaal op de vastgestelde datum en tijdstip.
- Het gebruik van de algemene verlichting en de algemene verwarming.
- Het gebruik van de aanwezige tafels en stoelen. De gebruiker is verantwoordelijk voor het schikken van de zaal en dient na afloop tafels en stoelen te poetsen en opnieuw in standaardopstelling te plaatsen.
- Het gebruik van de aanwezige apparatuur, mits het naleven van de voorziene handleidingen. De gebruiker aanvaardt dat elke ter beschikking gestelde apparatuur in een goede staat verkeert bij aanvang en na afloop van de activiteit. Eventuele gebreken meldt hij op voorhand. Gevallen van overmacht, waardoor de apparatuur niet bruikbaar is (zoals stroomonderbreking of technische storingen), kunnen geen aanleiding geven tot schadevergoeding.
Artikel 6: Ingebruikname
Om toegang te krijgen tot het gehuurde lokaal of gebouw, haalt de gebruiker de sleutel af bij de dienst cultuur of – in sommige gevallen - bij de lokale buurtraadverantwoordelijke.
Onder geen enkel beding kan een opbouw / afbouw andere activiteiten in hetzelfde lokaal of gebouw verstoren.
Artikel 7: Ontruiming
Het lokaal of gebouw wordt onmiddellijk na de activiteit ontruimd.
Het lokaal of gebouw wordt netjes te worden achtergelaten. Een basisset poetsmateriaal is aanwezig in elk lokaal of gebouw. De vloeren worden geveegd. De verdere ‘normale’ opkuis gebeurt door het personeel van de stad. Indien een buitengewone poetsbeurt nodig blijkt, wordt hiervoor een extra retributie aangerekend (conform het retributiereglement).
Alle afval wordt door de gebruiker meegenomen in vuilniszakken die hij zelf meebrengt.
De infrastructuur dient opnieuw in standaardopstelling te worden achtergelaten. De stad kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor achtergelaten voorwerpen.
De gebruiker bezorgt na afloop onmiddellijk de sleutels terug aan de dienst cultuur of de buurtraadverantwoordelijke.
Artikel 8: Verbodsbepalingen
Er geldt een absoluut rookverbod in alle lokalen en gebouwen.
Omwille van de brandveiligheid is het verboden de nooduitgangen en de vluchtwegen te versperren en mag geen enkele deur of uitgang worden geblokkeerd.
Het gebruik van elektronisch versterkte muziek is verboden. Deze verbodsbepaling geldt niet voor de lokalen De Linde en de voormalige Sint Theresiakerk.
Het is verboden de ramen, deuren, wanden, muren, panelen, vloeren te benagelen, te beplakken, te beschilderen of te bekladden. De eventuele schade wordt aangerekend. Indien voor de activiteit een bepaalde constructie noodzakelijk is, wordt dit vooraf met de dienst cultuur besproken.
Artikel 9: Wettelijke voorschriften
De stad stelt de lokalen en gebouwen ter beschikking, maar kan niet als organisator van de activiteit worden beschouwd. De gebruiker zal in zijn verhouding tot de stad als organisator worden beschouwd en is gehouden tot naleving van alle wettelijke en reglementaire bepalingen die op hem als organisator rusten.
De gebruiker is verantwoordelijk voor de naleving van de politiereglementen (leeftijdsgrens, sluitingsuur, geluid), de Vlarem-wetgeving, de wet inzake de handelspraktijken en andere wettelijke bepalingen die van toepassing zijn ten gevolge van de georganiseerde activiteit.
De gebruiker stelt zich in orde met gemeentelijke, provinciale of andere taksen die eventueel verschuldigd zijn. De gebruiker draagt de auteursrechten in geval de organisatie deze verplichting inhoudt. De billijke vergoeding is evenwel ten laste van de stad.
Artikel 10: Verantwoordelijkheid, aansprakelijkheid, verzekering, schade
Het stadsbestuur verzekert haar lokalen en gebouwen tegen brand-, water-, storm- en glasschade en vandalisme. De brandverzekering bevat een clausule ‘afstandvan verhaal‘: de gebruiker hoeft geen afzonderlijke brandverzekering meer af te sluiten voor de huur van het lokaal of het gebouw of de inboedel.
De gebruiker staat in voor een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen en is ook verantwoordelijk voor het verzekeren van voorwerpen en/of materieel aangewend voor het inrichten van de activiteit. Bij een tentoonstelling is de organisator verplicht de tentoongestelde voorwerpen te verzekeren met een verzekeringspolis ‘alle risico’s’.
De gebruiker verklaart en erkent dat het lokaal en het gebouw, en het materiaal dat ter beschikking wordt gesteld, in prima staat verkeren bij aanvang van de activiteit. Indien na de activiteit schade vastgesteld wordt, zal de gebruiker op het eerste verzoek van de stad aanwezig zijn om tegensprekelijk de aard en de omvang van de schade te bepalen. Indien de betrokkene niet aanwezig is, zullen aard en omvang van de schade door de stad eenzijdig worden bepaald. Dergelijke eenzijdige vaststelling zal als bindend worden beschouwd. De schade wordt door de gebruiker vergoed.
De stad kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker of betrekking heeft op de ingerichte activiteit.
De activiteit mag niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden. Indien wel, kan de huur worden verbroken op basis van een gemotiveerd politiebesluit, zonder schadeloosstelling.
Artikel 11: Oneigenlijk gebruik
Indien vastgesteld wordt dat de activiteit die werkelijk heeft plaatsgehad in het gehuurde lokaal of gebouw, afwijkt van wat vermeld staat op het gebruikscontract, geeft dit aanleiding tot het betalen van een aangepaste retributie en een boete (conform het retributiereglement). Oneigenlijk gebruik kan ook leiden tot een verbreking van het gebruikscontract en een tijdelijke schorsing, vast te stellen door het college van burgemeester en schepenen, van verder gebruik van een lokaal of gebouw.
Onderverhuur is verboden; wel toegelaten is het verhuren van stands ter gelegenheid van een (info)beurs.
Artikel 12: Annulatie
Vanwege de gebruiker:
De gebruiker stelt het stadsbestuur schriftelijk in kennis van het niet-gebruiken van het gehuurde lokaal of gebouw. Gedane betalingen blijven verworven, ook als de activiteit niet doorgaat. In geval overmacht kan aangetoond worden, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om de huurretributie terug te betalen.
Vanwege het stadsbestuur:
Indien de stad door overmacht het gehuurde lokaal of gebouw niet ter beschikking kan stellen, kan de gebruiker hiervoor geen schadevergoeding eisen. Wel kan de huurretributie worden terugbetaald. De dienst cultuur zal ook proberen een gelijkwaardig lokaal of gebouw op een andere locatie ter beschikking te stellen, aan dezelfde voorwaarden
Artikel 13: Ontbinding huurovereenkomst
Bij ontstentenis van betaling van de retributie wordt de verhuring van het lokaal of gebouw als niet-bestaande beschouwd. In geval de ontbinding door de stad wordt ingeroepen, is de gebruiker niet meer gerechtigd het gehuurde lokaal of gebouw te betreden, behalve voor ontruiming. Eventuele latere betaling doet hieraan geen afbreuk.
Betwistingen omtrent het gebruikscontract zullen in de mate van het mogelijke in der minne tussen het stadsbestuur en de gebruiker worden geregeld. Bevoegde instanties zijn deze van het rechtsgebied waartoe de stad behoort.
Artikel 14: Toepassing reglement
Dit reglement wordt van kracht vanaf goedkeuring door de gemeenteraad en hogere overheid. Het college van burgemeester en schepenen kan uitzonderingen toestaan op de toepassing van dit reglement.
