GR20180426 Punt 8: Personeel - goedkeuring functiebeschrijving financieel directeur (datum van publicatie 19/06/2018)

De raad

Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen;

Gelet op het decreet lokaal bestuur dat gepubliceerd werd op 15 februari 2018 en 10 dagen later in werking is getreden;

Gelet op de overgangsbepalingen opgenomen in het decreet lokaal bestuur;

Overwegende dat de gemeenteraad de functiebeschrijving van de financieel directeur goedkeurt;

Gelet op het advies van poolstok en VVSG die een model tot functiebeschrijving hebben opgemaakt voor de functie van financieel directeur;

Gelet op het advies van het MAT van 17 april 2018;

Besluit:

met éénparigheid van stemmen

Artikel 1

De functiebeschrijving van financieel directeur wordt goedgekeurd.

FUNCTIEBESCHRIJVING: FINANCIEEL DIRECTEUR

1. INFORMATIEVE GEGEVENS

Naam van de functie: financieel directeur

Niveau: decretale graad

Statuut: statutair

Evaluatie: 360° evaluatie

Doel van de functie

De financieel directeur is belast met de leiding (plannen, organiseren, opvolgen en coördineren) over de financiële activiteiten van de diensten van de gemeente en het OCMW en kijkt erop toe dat de financiële situatie van deze instellingen steeds correct wordt weergegeven. Verder staat hij/zij in voor de financiële analyse, advisering en de controle van het beleid en draagt hij/zij bij tot een effectief, efficiënt en zuinig bestuur.

De voornaamste taken van de financieel directeur zijn decretaal bepaald en zullen verder worden besproken in de verschillende resultaatsgebieden.

Situering binnen de gemeentelijke organisatie

De financieel directeur werkt onder leiding van de algemeen directeur, rapporteert aan de algemeen directeur, aan het college van burgemeester en schepenen, aan het vast bureau, aan de gemeenteraad en aan de raad voor maatschappelijk welzijn, al naargelang hun bevoegdheden.

Hij/zij geeft leiding aan de financiële dienst en is ambtshalve lid van het managementteam.

Hij/zij is een personeelslid van de gemeente, die ook het OCMW bedient.

De financieel directeur staat voor bepaalde taken (o.m. beleidsrapporten, boekhouding, financiële beleidsadvisering en thesauriebeheer) onder de functionele leiding van de algemeen directeur. De financieel directeur rapporteert ook aan de algemeen directeur over deze taken.

Voor andere taken (o.m. voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole en debiteurenbeheer) staat de financiële directeur in volledige onafhankelijkheid in. In zulk een gevallen rapporteert de financieel directeur aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen en aan het vast bureau.

Resultaatsgebieden

3.1. Beleidsrapportering en financiële planning

De financieel directeur is, in overleg met het managementteam, verantwoordelijk voor de opmaak van de voorontwerpen van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering van de gemeente en het OCMW. Het opstellen van de beleidsrapporten is een gedeelde verantwoordelijkheid voor zowel de financieel directeur als de algemeen directeur, waarbij het financiële en het beleidsmatige niet los van elkaar kunnen worden bekeken.

Voorts staat de financieel directeur ook in voor de financiële planning op lange termijn (meerjarenplan), middellange termijn (budgetten) en korte termijn (thesauriebeheer).

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Het opstellen van een meerjarenplan, bestaande uit een strategische nota, een financiële nota en een toelichting.

- Het maken van simulaties ter voorbereiding van het meerjarenplan.

- Het instaan voor het thesauriebeheer, met behoud van de toepassing van de bepalingen daarover in het organisatiebeheersingssysteem.

- Het permanent bewaken van de kredieten en bijsturen indien nodig.

- Het rapporteren over de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau.

- Etc.

-

3.2. De boekhouding en de jaarrekeningen

De financieel directeur staat in voor het voeren en afsluiten van de boekhouding en stelt, in overleg met het managementteam, de jaarrekening van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn op.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Het voeren van de boekhouding en toezien op de correcte implementatie van de regels en procedures voor de boekhouding.

- De opmaak van de jaarrekening, die bestaat uit een beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting.

- Het uitvoeren van eindcontroles van de maand- en kwartaalafsluitingen en van de jaarrekeningen.

- Het toezien op de naleving van de diverse fiscale verplichtingen.

- Het behandelen en opvolgen van complexe dossiers.

- Etc.

3.3. Debiteurenbeheer

De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor het debiteurenbeheer en in het bijzonder voor de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Het uitvaardigen van dwangbevelen om onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen in te vorderen.

- Het rapporteren over dwangbevelen aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau.

- Het behandelen en opvolgen van de moeilijke debiteuren- en subsidiedossiers.

- Verrichten van alle handelingen tot stuiting van verjaring en verval.

- Het opvolgen, adviseren en controleren van subsidiedossiers teneinde bijkomende werkingsmiddelen te verwerven.

- Het opvolgen van betekeningen.

- Etc.

3.4. Rapportering en analyse

De financieel directeur is verantwoordelijk voor de financiële analyses en stelt rapporten op om inzichten in financiële processen door te geven.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Het uitvoeren van de decretaal voorziene rapportagetaken.

- Het rapporteren over dwangbevelen aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau.

- Het maken van financiële analyses en ad hoc rapporteringen ter ondersteuning van belangrijke bestuursbeslissingen over dossiers als opstart van nieuwe dienstverleningen, reorganisaties van diensten, opstart van grote investeringsdossiers.

- Het rapporteren aan de algemeen directeur over:

Het voorontwerp van de beleidsrapporten en de opvolgingsrapportering;Het voeren en het afsluiten van de boekhouding;De financiële analyse en financiële beleidsadvisering;Het thesauriebeheer.

- Het regelmatig rapporteren aan de betrokken raad over de uitvoering van de taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van financiële verbintenissen.

- Het jaarlijks toelichting verschaffen bij de jaarrekening aan de beleidsorganen en het managementteam.

- Etc.

3.5. Human Resources Management

De financieel directeur geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers van de eigen financiële dienst. Dit doet hij/zij met respect voor de regels van het personeelsbeleid. Hij/zij beschikt over een competent en gemotiveerd team dat de opdrachten en de doelstellingen van de financiële dienst kan realiseren.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Het werken aan een geschikte organisatiecultuur samen met het managementteam.

- Het zorgen voor een efficiënte en motiverende delegatie van bevoegdheden naar de directe medewerkers.

- Het maken van afspraken met de directe medewerkers, doelstellingen overeenkomen, functioneringsgesprekken houden, hen motiverend coachen, hun prestaties evalueren, etc.

- Instaan voor de opleiding, coaching en ontwikkeling van de directe medewerkers

- Instaan voor een adequate interne communicatie en het behoud van goede interne contacten binnen de financiële dienst.

- Etc.

3.6. Financieel management

De financieel directeur stuurt het financieel management van de organisatie. Hij/zij staat in voor een correcte toepassing van de fiscale wetgeving en ziet toe op de wettelijkheid en regelmatigheid van de financiële verrichtingen.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Instaan voor de financiële beleidsadvisering.

- Opvolgen van falingen, fiscale en sociale toestand van leveranciers en dienstverleners.

- Opvolgen van de relevante wetgeving en indien nodig de financiële processen daaraan aanpassen.

- Instaan voor het thesauriebeheer, het schuldbeheer, het debiteurenbeheer, etc.

- Etc.

3.7. Externe communicatie

De financieel directeur streeft een goed extern contact na. Dit doet hij/zij door een goede externe communicatie te onderhouden met de relevante personen en instanties en door de het OCMW en de gemeente te vertegenwoordigen.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Het te woord staan van burgers en helpen bij het oplossen van problemen die niet door de medewerkers konden opgelost worden.

- Het onderhouden van contacten met de financiële- en verzekeringsinstellingen.

- Het uitbouwen van netwerken met actoren die bij de financiële werking van de gemeente en het OCMW kunnen betrokken zijn.

- Het plegen van overleg met de bijzonder rekenplichtigen bij politiezone en brandweerzone.

- Etc.

3.8. Interne financiële controle

De financieel directeur is mee verantwoordelijk voor het opzetten van interne financiële controlemechanismen en oefent zelf ook preventief bepaalde controletaken uit.

Dit omvat onder andere volgende taken:

- Rapporteren van de financiële risico’s.

- Het verzorgen van de financiële analyses.

- Instaan in volle onafhankelijkheid voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact.

- Het verzorgen van de begeleiding in financiële procedures.

- Anticiperen op financiële problemen en proactief zoeken naar oplossingen.

- Etc.

Competentieprofiel

4.1. Gedragscompetenties

1. Inzet

De financieel directeur zet zich op enthousiaste en gedreven wijze in om de toevertrouwde taken uit te voeren.

- Werkt met enthousiasme en gedrevenheid.

- Stelt zich positief op.

- Staat open voor vragen en taken die op zich afkomen.

- Durft verantwoordelijkheid te nemen.

2. Klantgerichtheid

De financieel directeur moet inspelen op de behoeften en wensen van de klant en de bereidheid tonen om daaraan te voldoen. Hij/zij moet de klant kunnen bedienen in een begrijpbare taal en op een actieve en welwillende manier. Voorts moet hij/zij toezien op de tevredenheid van de klant.

- Leeft zich in de situatie van klanten in.

- Stelt zich dienstverlenend op voor iedereen.

- Speelt in op wensen van klanten.

- Neemt verantwoordelijkheid op bij klachten.

- Streeft naar klanttevredenheid.

3. Kwalitatief werken

De financieel directeur volbrengt zijn/haar taken nauwgezet en met zin voor detail. Ook onder verhoogde werkdruk blijft hij/zij kwaliteitsvol werk afleveren.

- Levert onder druk kwaliteitsvol werk af.

- Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren.

- Kiest de exacte methode of procedure op basis van de gevraagde nauwkeurigheid.

- Combineert kwantiteit met kwaliteit.

- Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk.

4. Samenwerken

De financieel directeur zet zich in om, samen met anderen, resultaten te bereiken en daarmee bij te dragen aan een gemeenschappelijk doel. Hij/zij denkt en handelt vanuit de gemeenschappelijke belangen.

- Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen.

- Leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na.

- Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk belang.

- Helpt anderen, gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid.

- Stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang.

- Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep.

- Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten.

5. Betrouwbaarheid

De financieel directeur handelt op een correcte en consequente manier, met inachtneming van de principes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie en uitgaande van de gangbare sociale en ethische normen.

- Houdt rekening met de omstandigheden waarin anderen verkeren.

- Weet om te gaan met andere normen, waarden, opvattingen.

- Schat belangen en posities van anderen in.

6. Betrokkenheid

De financieel directeur houdt rekening met de noden, prioriteiten en doelstellingen van de organisatie.

Hij/zij identificeert zichzelf met de organisatie en vertegenwoordigt deze.

- Geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten.

- Handelt volgens de deontologie van de organisatie.

- Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie.

- Vertegenwoordigt de organisatie op een positieve wijze bij anderen en externe contacten.

- Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie.

7. Leidinggeven

De financieel directeur draagt zorg voor de relaties, de sfeer en de werking binnen zijn/haar team. Hij/zij toont interesse in het welzijn van zijn/haar medewerkers en reageert op een ernstige manier op de suggesties en klachten van zijn/haar medewerkers.

- Zorgt voor een duidelijke formulering van de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers.

- Volgt op door een gepast begeleidings- en controlesysteem en stuurt bij indien prestaties ondermaats zijn.

- Staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft.

- Komt op voor behoeften en verwachtingen van de medewerkers.

- Stimuleert medewerkers hun competenties in te zetten en te vergroten.

- Voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen.

- Versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team.

- Leidt het team naar een gezamenlijk resultaat.

8. Plannen en organiseren

De financieel directeur plant opdrachten op efficiënte wijze en verzekert de effectieve organisatie en uitvoering van deze taken. Hij/zij houdt zich aan deadlines, controleert de uitvoering van de dagelijkse taken en schuift, in dringende gevallen, bepaalde objectieven van de organisatie als prioriteit naar voor. Verder stuurt hij/zij acties en werkzaamheden conform de planning en waakt over hun voortgang.

- Plant acties en projecten.

- Zoekt naar de beste werkmethoden.

- Bepaalt prioriteiten.

- Stemt systemen, procedures, middelen, tijd en mensen op elkaar af.

- Plant op lange termijn.

- Past de planning aan indien veranderende omstandigheden dit eisen.

- Evalueert zijn/haar planning.

- Behoudt overzicht.

- Verzekert continuïteit en behoudt overzicht.

9. Besluitvaardigheid

De financieel directeur kan snel en doordacht besluiten nemen en is in staat om zijn/haar beslissingen te verantwoorden en kan deze, waar nodig, ook verdedigen.

- Kan snel een doordacht standpunt innemen.

- Neemt beslissingen op tijd.

- Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat.

- Kan alleen beslissen binnen de eigen werksituatie.

- Informeert alle betrokkenen.

- Verdedigt een beslissing.

10. Resultaatgericht werken

De financieel directeur gaat efficiënt en resultaatgericht te werk.

- Werkt doelgericht.

- Streeft naar een zo goed mogelijk resultaat.

- Grijpt in wanneer resultaten niet voldoen.

- Zet door bij tegenslag of problemen.