GR20180125 Punt 20. Cultuur - adviesraden voor cultuurbeleid - besluit houdende organisatie van het overleg en van de adviesverlening met het oog op het bevorderen van een stedelijk integraal cultuurbeleid - goedkeuring (publicatiedatum 14 maart 2018)

Artikel 1 

Het besluit van de gemeenteraad van 30 mei 2013 betreffende de afbakening van de bevoegdheid, doel, taken, samenstelling en structuur van de adviesraden voor cultuurbeleid wordt opgeheven. 

Artikel 2 

Volgend besluit houdende organisatie van het overleg en van de adviesverlening met het oog op het bevorderen van een stedelijk integraal cultuurbeleid wordt goedgekeurd: 

Hoofdstuk I: inleidende bepalingen en definities. 

Artikel 1

De stad Ninove organiseert inspraak en participatie over de materies kunst, cultuur en erfgoed conform het decreet van 6 juli 2012 (en latere aanpassingen) betreffende het Lokaal Cultuurbeleid. 

De stad  voorziet hiervoor de oprichting van twee sectorale adviesdeelraden, de Erfgoedraad en de Kunst(en)Cultuurraad, en een overkoepelend Cultuurforum . 

Voor de verdere toepassing van dit besluit dient verstaan onder:

a) de stad: het college van burgemeester en schepenen  en de gemeenteraad;

b) de Raden : de Erfgoedraad, de Kunst(en)Cultuurraad en het Cultuurforum ;

c) organisatie: elk samenwerkingsverband tussen twee of meer personen. 

Hoofdstuk II: bevoegdheden van de Raden. 

Artikel 2 (Erfgoedraad)

Samen met de stad en met alle lokale belanghebbenden, spreekt de Erfgoedraad zich uit over alle aangelegenheden die te maken hebben met het onroerend en cultureel erfgoed van de stad.  Onroerend erfgoed omvat zowel bouwkundig, archeologisch, landschappelijk, heraldisch als varend erfgoed. Cultureel erfgoed is een verzamelnaam voor alles wat door vorige generaties is gemaakt en wat nu nog bestaat en een grote waarde heeft voor de gemeenschap. Binnen het cultureel erfgoed is er een opdeling in roerend cultureel erfgoed en immaterieel erfgoed. 

Artikel 3 (Kunst(en)cultuurraad)

Samen met de stad en met alle lokale belanghebbenden, spreekt de Kunst(en)cultuurraad zich uit over alle aangelegenheden die te maken hebben met het lokale cultuurbeleid dat

a) steunt op duurzaamheid, deskundigheid en strategische aanpak,

b) streeft naar een evenwicht tussen enerzijds de culturele behoeften en anderzijds het cultuuraanbod,

c) uitgaat van de samenhang tussen de verschillende cultuurbeleiddomeinen waarvoor de Erfgoedraad niet bevoegd is; deze domeinen behelzen onder andere het sociaal-culturele verenigingsleven, het beleid inzake beeldende kunsten en podiumkunsten, en een creatief, ondersteunend en faciliterend beleid voor professionele en amateurkunstenaars in Ninove. 

Artikel 4 (Cultuurforum)

Het Cultuurforum coördineert de werking van de Erfgoedraad en van de Kunst(en)cultuurraad . 

Het Cultuurforum organiseert ontmoetingen voor het hele culturele veld. 

Het Cultuurforum  kan inspraak en participatie organiseren voor specifieke doelgroepen die niet of onvoldoende betrokken worden bij de werking van de Erfgoedraad of van de Kunst(en)cultuurraad, en over onderwerpen die niet tot hun bevoegdheden behoren. 

Samen met de stad en met alle lokale belanghebbenden, spreekt het Cultuurforum zich uit over alle aangelegenheden die te maken hebben met

a) de toekenning van projectsubsidies, stimuleringsprijzen, creatiepremies en andere instrumenten die vernieuwing, verdieping en verbreding binnen het culturele veld beogen, op basis van door de stad  uitgewerkte reglementen en ter beschikking gestelde budgetten

b) de organisatie van wedstrijden op het vlak van erfgoed, kunst en cultuur. 

Hoofdstuk III: structuur en samenstelling van de Raden. 

Afdeling A: structuur. 

Artikel 5 (alle Raden )

§1. (Erfgoedraad, Kunst(en)cultuurraad)

De algemene vergadering, de stuurgroep en de themagroepen vormen samen de organen van de Erfgoedraad en de Kunst(en)cultuurraad. 

§2. (Cultuurforum )

Het Cultuurforum  bestaat uit slechts één orgaan: de vergadering van afgevaardigden aangeduid door de algemene vergaderingen van de Erfgoedraad en de Kunst(en)cultuurraad. 

Afdeling B: samenstelling. 

Artikel 6 (alle Raden )

De organen van de Raden bestaan uit waarnemende leden en uit stemgerechtigde leden. 

Maken als waarnemend lidambtshalvedeel uit van die organen: de schepen van cultuur, het diensthoofd cultuur, de sectorcoördinator vrijetijdszaken en andere ambtenaren of schepenen wiens aanwezigheid gewenst is. 

Artikel 7 (algemene vergadering Erfgoedraad)

Kunnen stemgerechtigd lid worden van de algemene vergadering van de Erfgoedraad:

1° elke niet-stedelijke erfgoedorganisatie, zowel private als publieke, die met vrijwilligers of met professionele beroepskrachten werkt en die een werking ontplooit op het grondgebied van de stad  Ninove;

2° elke stedelijke organisatie werkzaam op het vlak van erfgoed;

3° erfgoeddeskundigen;   

4° mensen die beroepshalve in de erfgoedsector actief zijn;

5° individueel geïnteresseerden in erfgoed. 

Artikel 8 (algemene vergadering Kunst(en)cultuurraad)

Kunnen stemgerechtigd lid worden van de algemene vergadering van de Kunst(en)cultuurraad :

1° elke niet-stedelijke kunst- en cultuurorganisatie, zowel private als publieke, die met vrijwilligers of met professionele beroepskrachten werkt en die een werking ontplooit op het grondgebied van de stad  Ninove;

2° elke stedelijke organisatie werkzaam op het vlak van kunst of cultuur;

3° deskundigen op het vlak van kunst en cultuur;

4° mensen die beroepshalve in de sectoren kunst en cultuur actief zijn;

5° kunstenaars van uiteenlopende disciplines. 

Artikel 9 (algemene vergadering Erfgoedraad en Kunst(en)cultuurraad)

De bij de artikelen 7 en 8 bedoelde organisaties mogen twee afgevaardigden aanduiden, één effectief en één plaatsvervangend lid.

Artikel 10 (Cultuurforum)

Zijn stemgerechtigd lid van het Cultuurforum :

1° drie leden afgevaardigd door de algemene vergadering van de Erfgoedraad,

2° zes leden afgevaardigd door de algemene vergadering van de Kunst(en)cultuurraad. 

Afdeling C: gemeenschappelijke bepalingen. 

Artikel 11 (alle Raden)

Een huishoudelijk reglement bepaalt nader de structuur en de samenstelling van de Raden  en hun organen. 

Volgende bepalingen zijn evenwel van toepassing zonder dat het huishoudelijk reglement daar kan van afwijken.

a) met betrekking tot de Erfgoedraad en de Kunst(en)cultuurraad :

1° de algemene vergadering verkiest onder haar stemgerechtigde leden een voorzitter en een ondervoorzitter; beiden bekleden deze functies ook binnen de stuurgroep;

2° - de algemene vergadering verkiest onder haar stemgerechtigde leden tevens een secretaris;

- de algemene vergadering kan beslissen dat de secretaris van de algemene vergadering deze functie eveneens bekleedt binnen de stuurgroep;

- in tegengesteld geval verkiest de stuurgroep de secretaris onder haar leden;

3° - tenzij de algemene vergadering de functie van verslaggever van haar vergaderingen aan haar secretaris toewijst, wordt deze functie bekleed door een door het college van burgemeester en schepenen aangestelde ambtenaar; deze ambtenaar staat evenwel niet in voor de opmaak van de adviezen;    

- de stuurgroep duidt voor haar vergaderingen onder haar leden een verslaggever aan;

- zo wenselijk, duiden de themagroepen voor elke van hun vergaderingen onder hun leden een verslaggever aan. 

b) met betrekking tot het Cultuurforum :

1° de vergadering van het Cultuurforum  verkiest onder zijn leden een voorzitter, een ondervoorzitter en een secretaris;

2° tenzij het Cultuurforum  de functie van verslaggever van zijn vergaderingen aan zijn secretaris toewijst, wordt deze functie bekleed door een door het college van burgemeester en schepenen  aangestelde ambtenaar; deze ambtenaar staat evenwel niet in voor de opmaak van de adviezen.    

Hoofdstuk IV: erkenning en behoud van erkenning als lid van de Erfgoedraad en van de Kunst(en)cultuurraad. 

Afdeling A: algemene bepalingen. 

Artikel 12

§1. De bij de artikelen 7 en 8 bedoelde organisaties en personen dienen hun aanvraag om als stemgerechtigd lid erkend te worden, schriftelijk in bij de dienst cultuur met een verantwoording van hun kandidatuur, en vermelden hierbij hun contactgegevens. 

Voormelde organisaties voegen bovendien bij hun aanvraag:

a) de laatste versie van hun statuten zo zij rechtspersoonlijkheid genieten,

b) de namen en de contactgegevens van hun bestuursleden,

c) het werkingsverslag met een overzicht van hun activiteiten over de laatste 12 maanden, 

d) de namen en de contactgegevens van hun afgevaardigden. 

§2. Een ambtenaar van de dienst cultuur en een andere ambtenaar niet behorend tot de dienst cultuur, allen hiertoe aangeduid door het college van burgemeester en schepenen , beoordelen de aanvragen en brengen de indieners van de aanvraag binnen de tien werkdagen op de hoogte van hun beslissing. Nieuwe leden ontvangen een onthaalmapje met o.a. een organogram van de stad, alle geldige reglementen m.b.t. het cultuurbeleid van de stad …) 

Zo hun aanvraag niet ingewilligd wordt,  kunnen de indieners zich schriftelijk tot het college van burgemeester en schepenen  richten om vooralsnog erkend te worden. 

De dienst cultuur geeft elke erkenning van een stemgerechtigd lid stelselmatig ter kennis aan al de leden van de algemene vergadering. 

De bij het vorige lid bedoelde kennisgeving geldt niet voor de installatievergadering, zijnde de eerste algemene vergadering na de algemene oproep om stemgerechtigd lid te worden.

De kennisgeving gebeurt dan gezamenlijk, voorafgaand aan elk ander agendapunt van deze installatievergadering, en gaat vergezeld van de contactgegevens van deze leden en, zo het om organisaties gaat, van de contactgegevens van hun afgevaardigden.

Bij het begin van elke algemene vergadering, na de installatievergadering, dienen al de leden kennis te krijgen van de contactgegevens van de sinds de vorige algemene vergadering erkende leden en, zo het om organisaties gaat, van de contactgegevens van hun afgevaardigden. 

§3. Om lid te blijven, zijn de bij de artikelen 7 en 8 bedoelde organisaties verplicht:

a) elk kalenderjaar, uiterlijk 1 maart, een verslag in te dienen over hun activiteiten tijdens het verlopen jaar; deze verslagen liggen ter inzage bij de dienst cultuur;

b) in voorkomend geval, de dienst cultuur en de secretaris van de algemene vergadering, dadelijk op de hoogte te stellen van elke wijziging betreffende hun statuten, de samenstelling van hun bestuur of hun afvaardiging. 

Afdeling B: lidmaatschap- en mandaatvoorwaarden. 

Artikel 13

De bij artikel 12,§1 bedoelde personen en afgevaardigden moeten op het ogenblik van de indiening van de aanvraag tot erkenning minimum zestien jaar oud zijn en mogen geen politiek mandaat bekleden.

Artikel 14

§1. Aan het lidmaatschap van bij de artikel 12,§1 bedoelde personen komt een einde door:

a) hun overlijden of hun rechtsonbekwaamheid;

b) op twee opeenvolgende algemene vergaderingen zonder verwittiging afwezig te zijn;

c) ontslag. 

§2. Aan het mandaat van de bij artikel 12,§1 bedoelde afgevaardigden komt een einde door:

a) hun overlijden of hun rechtsonbekwaamheid;

b) op twee opeenvolgende algemene vergaderingen zonder verwittiging afwezig te zijn.

c) ontslag als afgevaardigde;

d) ontslag uit de organisatie;

e) de intrekking van de opdracht door de organisatie;

f) de intrekking van de erkenning van de afvaardigende organisatie. 

§3. Aan het lidmaatschap van de bij artikelen 7 en 8 bedoelde organisaties komt een einde door

de intrekking van hun erkenning.

§4. Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde een einde komt ingevolge zijn ontslag uit de organisatie of de intrekking van zijn opdracht, stelt de organisatie de bij artikel 12, §2 bedoelde ambtenaar van de dienst cultuur hiervan onverwijld op de hoogte.

§5. Wanneer aan het mandaat van een afgevaardigde een einde komt, dient de organisatie onverwijld in zijn vervanging te voorzien. 

Artikel 15

De duur van het mandaat van de leden van de Raden  is gelijklopend met de ambtsperiode van het college van burgemeester en schepenen . De mandaten vervallen evenwel ten laatste binnen de 6 maanden volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad. 

Het mandaat is hernieuwbaar. 

Het mandaat is onbezoldigd. 

Hoofdstuk V: werking van de Raden . 

Artikel 16 (alle Raden )

§1. Een huishoudelijk reglement bepaalt nader de werking van de Raden . 

De Raden  nemen hun huishoudelijk reglement, en zijn wijzigingen, aan op voorwaarde dat  de helft + 1 van de stemgerechtigde leden aanwezig is. 

§2. Van onderstaande bepalingen kunnen de huishoudelijke reglementen evenwel niet afwijken: 

a) met betrekking tot de algemene vergaderingen van de Erfgoedraad en van de Kunst(en)cultuurraad : 

1° de algemene vergadering komt zo dikwijls samen als nodig, maar minstens tweemaal per jaar;

2° elk verslag wordt binnen de 20 werkdagen aan de leden of hun afgevaardigden bezorgd. 

b) met betrekking tot de vergaderingen van het Cultuurforum : 

1° het Cultuurforum  komt zo dikwijls samen als nodig, maar minstens tweemaal per jaar;

2° elk verslag wordt binnen de 20 werkdagen aan zijn leden en aan de secretarissen van de algemene vergaderingen van de Erfgoedraad en van de Kunst(en)cultuurraad  bezorgd; 

c) met betrekking tot de algemene vergaderingen van de Erfgoedraad en van de Kunst(en)cultuurraad, en tot de vergaderingen van het Cultuurforum : 

1° - om geldig te kunnen vergaderen, dient een derde van de stemgerechtigde leden aanwezig te zijn; wanneer echter een advies is geagendeerd, is een aanwezigheid van de helft + 1 van de stemgerechtigde leden vereist; 

- zijn die voorwaarden, naar gelang het geval, niet vervuld, dan kan de algemene vergadering op haar eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig vergaderen, maar enkel over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, en op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsvindt; 

d) met betrekking tot de vergaderingen van de stuurgroepen: 

1° de stuurgroepen komen zo dikwijls samen als nodig, maar minstens viermaal per jaar;

2° - om geldig te kunnen vergaderen, dient de helft + 1 van de stemgerechtigde leden aanwezig te zijn; 

- is die voorwaarde niet vervuld, dan kunnen de stuurgroepen op hun eerstvolgende vergadering, ongeacht het aantal aanwezige leden, geldig vergaderen, maar enkel over de onderwerpen die waren geagendeerd voor de vergadering waarop onvoldoende leden aanwezig waren, en op voorwaarde dat de nieuwe vergadering niet binnen vierentwintig uur na de eerste plaatsvindt;

3° elk verslag wordt binnen de 10 werkdagen aan haar leden van de stuurgroep en aan de secretarissen van de algemene vergaderingen van de Erfgoedraad en van de Kunst(en)cultuurraad  bezorgd. 

e) met betrekking tot alle organen: 

1° - alle beslissingen dienen met een gewone meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden genomen, tenzij anders bepaald in het huishoudelijk reglement;

- de onthoudingen worden bij het aantal aanwezige stemgerechtigde leden meegeteld, doch worden niet meegerekend om de meerderheden van de uitgebrachte stemmen vast te stellen;

- bij staking van stemmen is het ter stemming gebrachte voorstel verworpen;

2° elk verslag dient goedgekeurd op de eerstvolgende vergadering;

3° de laatste vergadering van het jaar dient de data van de vergaderingen van het daaropvolgende jaar op voorhand vast te leggen.

Hoofdstuk VI: vertegenwoordiging van de Erfgoedraad en de Kunst(en)cultuurraad  in andere stedelijke adviesorganen. 

Artikel 17 (Erfgoedraad en Kunst(en)cultuurraad) 

§1. De algemene vergadering van de Erfgoedraad duidt twee afgevaardigden aan, een titularis en een plaatsvervanger, voor andere adviesorganen, waarvan de stad  oordeelt dat een afvaardiging van de Erfgoedraad wenselijk is, onder andere voor de Gecoro, de Molencommissie en het beheersorgaan van de bibliotheek. 

§2. De algemene vergadering van de Kunst(en)cultuurraad  duidt twee afgevaardigden aan, een titularis en een plaatsvervanger, voor: 

a) het beheersorgaan van de bibliotheek;

b) het beheersorgaan van het cultuurcentrum De Plomblom;

c) andere raden , waarvan de stad  oordeelt dat een afvaardiging van de Kunst(en)cultuurraad  wenselijk is. 

Hoofdstuk VII: informatiedoorstroming, informatie-uitwisseling en adviesverlening. 

Artikel 18 (alle Raden )

§1. De stad  is verplicht, in het kader van de beleidsvoorbereiding en -evaluatie, aan de Raden  advies te vragen over alle aangelegenheden inzake cultuur, kunst en erfgoed. 

Deze aangelegenheden zijn nader bepaald in de artikelen 2 en 3 van dit besluit. 

§2. Zo de stad deze verplichting niet nakomt, kunnen de Raden  zich tot een hogere overheid wenden. 

§3. De Raden kunnen ook op eigen initiatief advies uitbrengen over diezelfde aangelegenheden. 

Artikel 19 (alle Raden )

§1. De stemgerechtigde leden van de Raden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die de bij artikel 18 bedoelde aangelegenheden betreffen. 

De inzage gebeurt tijdens de kantooruren. 

De stemgerechtigde leden kunnen kosteloos een afschrift bekomen van de akten en stukken betreffende de bij artikel 18 bedoelde aangelegenheden. 

§2. De door de bevoegde schepen aangewezen personeelsleden moeten de stemgerechtigde leden van de Raden, zo deze er om verzoeken, de nodige technische toelichting verstrekken over de akten en stukken in de dossiers. Onder technische toelichting wordt verstaan, het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. 

Artikel 20 (alle Raden)

Wanneer het Cultuurforum  en de organen van de Erfgoedraad of van de Kunst(en)cultuurraad  agendapunten omtrent adviesverlening behandelen, mogen de niet-stemgerechtigde leden de toelichting en de bespreking van deze dossiers bijwonen, maar niet de beraadslaging of de stemming hierover. 

Van dit laatste verbod kan afgeweken worden zo een gewone meerderheid van het Cultuurforum  of van een orgaan van de Erfgoedraad of van de Kunst(en)cultuurraad  hiertoe toestemming geeft. 

Artikel 21 (alle Raden)

De Raden en hun leden engageren zich om de informatie waarover zij beschikken en die dienstig is in het kader van de beleidsvoorbereiding en –evaluatie aan de stad  te bezorgen. 

Artikel 22 (alle Raden)

De stad  moet bij het nemen van beslissingen eventuele afwijkingen op de uitgebrachte adviezen motiveren. 

Artikel 23 (alle Raden)

Afsprakennota’s, gesloten tussen de stad enerzijds en de Raden anderzijds, regelen nader de te volgen procedure inzake informatiedoorstroming, informatie-uitwisseling en inzake adviesverlening. 

Hoofdstuk VIII: ondersteuning van de Raden . 

Artikel 24 (alle Raden)

§1. De dienst cultuur ondersteunt de Raden administratief, documentair en logistiek. 

De dienst cultuur bewaart de documenten van de Raden en beheert hun archief. 

Een afsprakennota, gesloten tussen de dienst cultuur en de Raden , regelt nader deze ondersteuning en bewaarplicht. Deze afsprakennota dient niet door de gemeenteraad goedgekeurd. 

§2. Het college van burgemeester en schepenen  ondersteunt de Raden financieel door middel van een werkingsbudget. 

Deze ondersteuning maakt deel uit van de bij artikel 24 bedoelde afsprakennota tussen het college van burgemeester en schepenen en de Raden . 

De kredieten nodig voor de werking van de Raden worden jaarlijks in het stadsbudget opgenomen. 

Hoofdstuk IX: verplichtingen van de Raden . 

Artikel 25 (alle Raden).

De Raden  bezorgen de stad  elk jaar een actieplan voor het daaropvolgend jaar en een werkingsverslag over het verlopen jaar. 

Zonder dat dit een verplichting uitmaakt, gebruiken de Raden, voor de opmaak van hun werkingsverslag, een standaardformulier hen toegereikt door de dienst cultuur. 

Artikel 26 (alle Raden )

De verslagen van  de algemene vergaderingen van de Erfgoedraad en de Kunst(en)cultuurraad  en de vergaderingen van het Cultuurforum worden door de dienst cultuur via digitale weg ter beschikking gesteld aan het college van burgemeester en schepenen en de leden van de gemeenteraad. 

Hoofdstuk X: slot- en opheffingsbepalingen. 

Artikel 27 (alle Raden )

Het huishoudelijk reglement, bedoeld bij de artikelen 11 en 16, dient niet goedgekeurd door de gemeenteraad. 

Artikel 28

Elke inwoner van de stad kan inzage nemen in de verslagen en de documenten van de algemene vergaderingen van de raden. 

Artikel 29 (alle Raden)

De afsprakennota’s, bedoeld bij de artikelen 23 en 24, §1, dienen uiterlijk gesloten binnen een termijn van 6 maanden na het in werking treden van dit besluit. 

Artikel 30

De door de Raden of door de gemeenteraad reeds goedgekeurde reglementen worden opgeheven. 

Artikel 32

Dit besluit treedt in werking na goedkeuring door de gemeenteraad en vervangt het besluit van 30 mei 2013. 

Artikel 33

Een afschrift van deze gemeenteraadsbeslissing wordt overgemaakt aan de leden van de Raden