GR20171123 Punt 40. Bibliotheek - BibArt - wijziging statuten - goedkeuring (datum van publicatie 29/01/2018)
Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen;
Gelet op het decreet van 6 juli 2001 betreffende de Intergemeentelijke Samenwerking;
Gelet op het decreet van 13 juli 2001 tot het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, inzonderheid op de artikelen 10 tot 13;
Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 11.1.2002 ter uitvoering van het decreet van 13 juli 2004 tot het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, inzonderheid op het artikel 15 §2 – 12°;
Gelet op het Provinciaal subsidiereglement ter ondersteuning van de samenwerking tussen openbare bibliotheken in het kader van het streekgericht bibliotheekbeleid in Oost-Vlaanderen van 11 december 2003;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad d.d. 15.9.2004 betreffende de toetreding tot de interlokale vereniging BibArt en goedkeuring van de statuten;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 20.12.2007 over de bekrachtiging van de gewijzigde statuten;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van Stad Aalst dd. 30.5.2017 over de beëindiging van haar participatie in BibArt, vanaf 1.1.2018;
Gelet op de brief van het stadsbestuur van Aalst dd. 6.6.2017 waarin deze beslissing wordt verduidelijkt;
Gelet op de nota “Beleidskeuzes in het kader van de overdracht bevoegdheden cultuur en jeugd” van departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid van 27.6.2017, in het bijzonder de verderzetting van de subsidiëring van BibArt in 2018 en 2019;
Gelet op de beslissing van het Beheerscomité van de interlokale vereniging BibArt, in haar vergadering dd. 10.10.2017, om het samenwerkingsverband BibArt verder te zetten, zonder Aalst, en om de statuten van deze interlokale vereniging hieraan aan te passen;
Gelet op het voorstel ‘aangepaste BibArt-statuten’, goedgekeurd in de vergadering van het BibArt-beheerscomité dd. 10.10.2017, waarbij volgende aanpassingen werden doorgevoerd :
- Aalst wordt geschrapt als lid van het samenwerkingsverband
- de verwijzingen naar de provincie als hogere overheid worden, gezien de wijzigingen in de provinciale bevoegdheden, vervangen door verwijzingen naar de Vlaamse Overheid
- de gemeente Lede wordt (in de plaats van Aalst) de beherende gemeente van BibArt
- de namen van de burgemeesters en secretarissen in het samenwerkingsverband worden ge-updated
Overwegende dat de beslissing om het samenwerkingsverband BibArt verder te zetten (zonder Aalst) en de gewijzigde statuten aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten van dit samenwerkingsverband ter goedkeuring/bekrachtiging moeten worden voorgelegd;
Besluit:
met éénparigheid van stemmen
Artikel 1
Het voorstel om het regionaal bibliotheek-samenwerkingsverband BibArt verder te laten bestaan, zonder Aalst, wordt goedgekeurd.
Artikel 2
De aangepaste statuten, zoals hieronder vermeld en goedgekeurd door het BibArt-beheerscomité in haar vergadering dd. 10.10.2017, worden bekrachtigd.
INTERLOKALE VERENIGING
BibArt
Denderleeuw, Erpe-Mere, Haaltert, Lede en Ninove
Tussen de ondergetekenden:
de gemeente Denderleeuw vertegenwoordigd door:
dhr. Jo Fonck, burgemeester en dhr. Jimmy Geeraerts, gemeentesecretaris
de gemeente Erpe-Mere vertegenwoordigd door:
dhr. Hugo De Waele, burgemeester en dhr. Bruno Van Maldegem, gemeentesecretaris
de gemeente Haaltert vertegenwoordigd door:
mevr. Veerle Baeyens, burgemeester en dhr. Jan Van Der Hoeven, gemeentesecretaris
de gemeente Lede vertegenwoordigd door:
dhr. Roland Uyttendaele, burgemeester en dhr. Pascal Vandermeersch, gemeentesecretaris
de stad Ninove vertegenwoordigd door:
mevr. Tania De Jonge, burgemeester en mevr. Carine Coppens, stadssecretaris
handelend in uitvoering van de beslissingen van de respectievelijke gemeenteraden d.d. 7 september 2004; 28 september 2004; 28 september 2004; 20 september 2004; 16 september 2004 en 23 september 2004, 26 juni 2007, 5 juli 2007, 26 juni 2007, 27 juni 2007, 21 juni 2007 en 20 december 2007.
hierna genoemd: de leden;
wordt overeengekomen hetgeen volgt:
Hoofdstuk I. Benaming, zetel, doel, duur
Artikel 1:Naam van de interlokale vereniging
§1. De voornoemde gemeentebesturen sluiten een intergemeentelijke samenwerkingsovereenkomst zonder rechtspersoonlijkheid af, onder de vorm van een interlokale vereniging met beherende gemeente, voor de vorming van een regionaal samenwerkingsverband voor hun openbare bibliotheekwerking.
De interlokale vereniging draagt de naam “BibArt”.
Zij wordt beheerst door de bepalingen van het decreet van 6 juli 2001, houdende de intergemeentelijke samenwerking, en door deze statuten.
§2. De gemeente Lede treedt op als beherende gemeente voor de interlokale vereniging “BibArt”.
Artikel 2:De beheersvormen
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:
- Beherende gemeente: Gemeente Lede, Markt 1, 9340 Lede
- Interlokale vereniging: een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid tussen verschillende gemeenten om een project van gemeentelijk belang te verwezenlijken.
- Beheerscomité: vertegenwoordigers van de deelnemende gemeenten belast met het beheer van de interlokale vereniging.
- Stuurgroep: de bibliothecarissen van de deelnemende gemeenten belast met het dagelijks bestuur van de interlokale vereniging.
Artikel 3: De zetel
De zetel van de interlokale vereniging is gevestigd in de openbare bibliotheek van de beherende gemeente, te 9340 Lede, Kerkevijverstraat 19 a.
Artikel 4: Doel van de interlokale vereniging
De interlokale vereniging heeft tot doel de regionale samenwerking tussen de openbare bibliotheken van de deelnemende gemeenten te organiseren, om door middel van schaalvergroting de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de bibliotheekvoorzieningen in het werkgebied sterk te vergroten en zo te streven naar een kwaliteitsverhoging van de geboden dienstverlening.
Deze regionale samenwerking kadert in het decreet lokaal cultuurbeleid en streeft naar een maximale afstemming op het bibliotheekbeleid van de Vlaamse Overheid.
De werking van de interlokale vereniging omvat onder meer volgende domeinen:
- collectieafspraken
- gemeenschappelijke promotie
- streven naar afspraken in verband met bibliotheekwerking
- opleiding personeel
- ervaringsuitwisseling
- leesbevordering
- initiatieven met andere culturele actoren in het werkgebied
- participeren aan het bovenlokaal bibliotheekbeleid.
Deze opsomming is niet limitatief en kan door het beheerscomité worden uitgebreid.
Artikel 5: Duur
De vereniging wordt opgericht voor onbepaalde duur.
Hoofdstuk II. Leden
Artikel 6: Nieuwe leden
Er kunnen nieuwe leden tot de interlokale vereniging toetreden. Kandidaat-leden dienen zich bij gewone brief te richten tot het beheerscomité. Een nieuw lid kan enkel definitief als lid van de vereniging aanvaard worden, als alle leden van de vereniging daarmee hebben ingestemd. De toetreding neemt een aanvang op de eerste dag van de maand volgend op het beheerscomité waarop tot aanvaarding werd beslist.
Artikel 7: Beëindiging van het lidmaatschap
De leden kunnen uittreden per 1 januari, het begin van een begrotingsjaar. De vooropzegging geschiedt ten laatste op 1 oktober van het lopende jaar. Deze vooropzegging wordt schriftelijk kenbaar gemaakt aan het beheerscomité.
Tijdens de eerste twee jaar van deelname is er geen uittreding mogelijk.
Hoofdstuk III. Beheerscomité
Artikel 8: Benoeming leden van het beheerscomité en beëindiging mandaat
De leden worden in het beheerscomité uitsluitend vertegenwoordigd door gemeenteraadsleden, burgemeester of schepenen, daartoe aangeduid door de gemeenteraad. Door elke gemeenteraad wordt tevens een vervangend beheerder met hetzelfde mandaat afgevaardigd ingeval van afwezigheid van de effectieve beheerder.
Het mandaat van een beheerder wordt beëindigd indien de gemeenteraad die hij vertegenwoordigt zijn mandaat intrekt en in dezelfde raadsvergadering zijn vervanger aanduidt.
Alle beheerders zijn van rechtswege ontslagnemend bij verlies van hun openbaar mandaat, uitgezonderd ingeval van algehele vernieuwing van de gemeenteraden. Alle mandaten vallen samen met de duur van de gemeentelijke zittingsperiode (legislatuur). In elk geval worden de mandaten in het beheerscomité beëindigd op de eerste vergadering van de gemeenteraad die volgt na de installatie van de nieuwe gemeenteraad. De nieuwe beheerders treden aan vóór 1 april daaropvolgend.
Artikel 9: Stemrecht
Alle leden hebben recht op één mandaat. Elke beheerder beschikt over één stem.
Artikel 10: Functie van de stuurgroep in het beheerscomité
De leden van de stuurgroep wonen de vergaderingen van het beheerscomité bij, zonder er deel van uit te maken. Zij adviseren het beheerscomité en hebben geen stemrecht.
Artikel 11: Secretariaat beheerscomité
Een medewerker van één van de leden wordt toegevoegd aan het beheerscomité als secretaris. Hij maakt het verslag op en staat in voor de praktische organisatie van de vergaderingen.
Artikel 12: Aanwezigheid van experts tijdens vergaderingen
Het beheerscomité kan elke persoon wiens aanwezigheid hij nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergaderingen. Hun aanwezigheid moet in de notulen worden vermeld. Deze personen hebben geen stemrecht.
Artikel 13: Aanwijzing voorzitter
Het beheerscomité duidt in zijn midden een voorzitter aan.
Artikel 14: Vergaderfrequentie, uitnodiging, agenda
Het beheerscomité vergadert, na oproeping door de voorzitter of op verzoek van twee beheerders, minstens twee keer per jaar. De oproepingen worden verzonden zeven werkdagen voor de vergaderdatum. In spoedeisende gevallen kan de termijn vastgesteld voor de uitnodiging herleid worden tot twee werkdagen voor de vergaderdatum.
De uitnodiging vermeldt de datum, het uur en de plaats van de vergadering, en bevat de agenda. Het verslag van de vorige vergadering, eventueel de rekening en de begroting met toelichting, het jaarverslag en eventuele andere documenten voor de geplande vergadering worden voorafgaandelijk aan het beheerscomité en aan de stuurgroep bezorgd. De beheerders kunnen punten toevoegen aan de agenda.
Artikel 15: Openbaarheid, notulen
De vergaderingen van het beheerscomité zijn niet openbaar. De gedetailleerde notulen worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris. Deze notulen en alle documenten waaraan de notulen refereren, liggen ter inzage voor de gemeenteraadsleden van de aangesloten gemeenten, onverminderd de decretale bepalingen inzake de openbaarheid van bestuur.
Artikel 16: Wijze van beslissen
Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid. Bij staking van stemmen is een voorstel verworpen.
Artikel 17: Statutenwijziging
Over het wijzigen van de statuten kan slechts geldig beraadslaagd worden, wanneer twee derden van de leden van het beheerscomité aanwezig is. De wijziging van de statuten kan slechts geschieden met twee derden van de stemmen. De gewijzigde statuten worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de respectievelijke gemeenteraden.
Artikel 18: Jaarrekening, jaarverslag, begroting
Elk jaar worden ten minste twee vergaderingen van het beheerscomité gehouden, waarvan een voor de goedkeuring van de uitgavenstaat van het afgelopen begrotingsjaar en een voor de vaststelling van de begroting van het volgend jaar.
Het beheerscomité stelt de begroting, de jaarrekening en het jaarverslag vast. Het legt het jaarverslag en de jaarrekening uiterlijk binnen zes maanden na afsluiting van het voorgaande werkjaar ter goedkeuring voor aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De bijbehorende verantwoordingsstukken liggen ter inzage op de zetel van de vereniging.
De jaarrekening is goedgekeurd indien ze in elke deelnemende gemeenteraad werd goedgekeurd bij gewone meerderheid van stemmen.
Het eventueel positief resultaat van de rekening blijft in de vereniging en wordt aangewend voor de realisatie van het doel van de vereniging.
Artikel 19: Huishoudelijk reglement
Het beheerscomité stelt een huishoudelijk reglement op.
Hoofdstuk IV Dagelijks Bestuur
Artikel 20: Stuurgroep
Er wordt een stuurgroep opgericht, bestaande uit de bibliothecarissen of hun vervangers van de deelnemende gemeenten. Deze stuurgroep wordt belast met het dagelijks bestuur.
Artikel 21: Taken stuurgroep
De stuurgroep bereidt de vergaderingen van het beheerscomité voor en adviseert het bij zijn beslissingen.
De stuurgroep voert de beleidsbeslissingen van het beheerscomité uit en brengt verslag uit.
De stuurgroep stelt elk jaar een begroting, de jaarrekening en het jaarverslag op, die voorgelegd worden aan het beheerscomité.
Artikel 22: Vergaderfrequentie, notulen, experts
De stuurgroep vergadert naargelang de noodwendigheid. Van de vergaderingen van de stuurgroep worden verslagen gemaakt, die bezorgd worden aan de leden van het beheerscomité.
De stuurgroep kan elke persoon wiens aanwezigheid hij nuttig oordeelt, uitnodigen tot het bijwonen van zijn vergaderingen. Hun aanwezigheid moet in de notulen worden gemeld. Deze personen hebben geen stemrecht.
Hoofdstuk V. Personeel
Artikel 23: Inzet van bibliotheekpersoneel
Personeelsleden van de openbare bibliotheken van de deelnemende gemeenten kunnen worden ingezet ten behoeve van de interlokale vereniging.
Artikel 24: Aanwerven personeel BibArt
In functie van het behalen van de doelstellingen van het samenwerkingsverband (artikel 4), kunnen er door de beherende gemeente een of meer medewerkers voor de interlokale vereniging worden aangeworven.
Hoofdstuk VI. Financiën
Artikel 25: Financieel beheer
De beherende gemeente beheert de rekening van de interlokale vereniging en belast haar financieel beheerder met alle financiële verrichtingen.
Alle documenten die aanleiding kunnen geven tot een betaling, waaronder facturen en schuldvorderingen, worden door een door het beheerscomité aangeduide persoon gecontroleerd op hun wettigheid en regelmatigheid vooraleer ze aan de financieel beheerder worden overgemaakt voor betaling.
Artikel 26: Controle van de boekhouding
Elk lid heeft het recht de boekhouding en de rekening van BibArt te controleren of hiertoe een persoon aan te duiden.
De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van toelagen is onverkort van toepassing. Indien een toelage niet werd aangewend voor het doel waarvoor ze werd toegekend of het gebruik ervan niet gerechtvaardigd kan worden, moet deze geheel of gedeeltelijk worden terugbetaald. Elke toelagenverstrekker kan zich voor de terugvordering richten tot de beherende gemeente, indien de interlokale vereniging in gebreke blijft.
Artikel 27: Slotbepaling
Voor alles wat niet door deze statuten wordt geregeld, zal het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking van toepassing zijn.
Gemeente Denderleeuw, namens het college van burgemeester en schepenen,
De gemeentesecretaris De burgemeester
Dhr. Jimmy Geeraert Dhr. Jo Fonck
Gemeente Erpe-Mere, namens het college van burgemeester en schepen,
De gemeentesecretaris De burgemeester
Dhr. Bruno Van Maldegem Dhr. Hugo De Waele
Gemeente Haaltert, namens het college van burgemeester en schepenen,
De gemeentesecretaris De burgemeester
Dhr. Jan Van Der Hoeven Mevr. Veerle Baeyens
Gemeente Lede, namens het college van burgemeester en schepenen,
De gemeentesecretaris De burgemeester
Dhr. Pascal Vandermeersch Dhr. Roland Uyttendaele
Stad Ninove, namens het college van burgemeester en schepenen,
De stadssecretaris De burgemeester
Mevr. Carine Coppens Mevr. Tania De Jonge
(einde gewijzigde Bibart-statuten)
Contact informatie
Secretariaat
Stadhuis - site Centrumlaan
Centrumlaan 100
9400 NinoveOpeningsuren
- Vandaag open van 09:00 tot 12:00 (na afspraak)
- Morgen open van 09:00 tot 12:00 (na afspraak)
