GR20160623 punt 21: Cultuurcentrum - goedkeuring organieke reglementen bibliotheek en cultuurcentrum (datum van publicatie 07.07.2016)

De raad

Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen;

Gelet op de Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt en het decreet van 28 januari 1974 betreffende het Cultuurpact;

Gelet op het decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid en latere wijzigingen;

Gelet op het Besluit van de Vlaamse Regering van 26 oktober 2012 ter uitvoering van het decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid en latere wijzigingen;

Overwegende dat de organieke reglementen van de beheerraden van bibliotheek en cultuurcentrum dienen aangepast te worden aan – en ook correct moeten verwijzen naar – intussen gewijzigde regelgeving;

Overwegende dat het ook de bedoeling is om de organieke reglementen van deze twee beheerraden waar mogelijk uniform te maken;

Overwegende dat een voorstel van (vernieuwd) organiek reglement voor het bib-beheersorgaan werd voorgelegd in de vergadering van het bib-beheersorgaan dd. 21.9.2015 en door de vergadering unaniem gunstig werd geadviseerd;

Overwegende dat een voorstel van (vernieuwd) organiek reglement voor het cc- beheersorgaan werd voorgelegd in de vergadering van het cc beheersorgaan dd. 23.11.2015 en door de vergadering unaniem gunstig werd geadviseerd;

Besluit:

met éénparigheid van stemmen

Artikel 1

Het onderstaand organiek reglement van het beheersorgaan van de openbare bibliotheek Ninove wordt goedgekeurd:

ORGANIEK REGLEMENT BEHEERSORGAAN OPENBARE BIBLIOTHEEK NINOVE

Titel I: Opdracht

Artikel 1.

Er wordt een beheersorgaan opgericht dat als opdracht krijgt de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen bij te staan bij het beheer van de gemeentelijke openbare bibliotheek.

De bevoegdheden van het beheersorgaan dienaangaande worden nader omschreven in artikel 4.

Titel II: Omvang

Artikel 2.

De gemeentelijke openbare bibliotheek omvat volgende infrastructuur:

Bibliotheekgebouw, Graanmarkt 12 te 9400 Ninove

Polyvalente zaal, Graanmarkt 12 te 9400 Ninove

Titel III: Doel

Artikel 3.

(art. 2, 4° decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid) De gemeentelijke openbare bibliotheek is een basisvoorziening waar elke burger terecht kan met zijn vragen over kennis, cultuur, informatie en ontspanning, en die actief bemiddelt bij het beantwoorden van deze vragen. De openbare bibliotheek is actief inzake cultuurspreiding en cultuurparticipatie; ze werkt in een geest van objectiviteit en vrij van levensbeschouwelijke, politieke en commerciële invloeden. Deze taken worden geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.

Titel IV: Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 4.

Het beheersorgaan heeft adviesrecht over alle aspecten van het beheer van de openbare bibliotheek (werking, verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid, het opstellen van het huishoudelijke reglement, …) en in het bijzonder over de beleidsplanning met betrekking tot de bibliotheek.

Om zijn bevoegdheden daadwerkelijk te kunnen uitoefenen heeft het beheersorgaan recht op informatie ten aanzien van alle beleidsbeslissingen van de inrichtende overheid betreffende de openbare bibliotheek.

Het beheersorgaan werkt onder andere mee aan het respecteren van de wettelijke opdrachten van de bibliotheek zoals opgesomd in het decreet van 6 juli 2012 betreffende het lokaal cultuurbeleid (artikel 9).

Titel V: Samenstelling

Artikel 5.

§ 1. Het beheersorgaan wordt samengesteld volgens optie 9b van het Cultuurpact:

Het beheersorgaan bestaat enerzijds uit afgevaardigden van de inrichtende overheid, volgens het principe van evenredige vertegenwoordiging, en anderzijds uit vertegenwoordigers van gebruikers en filosofische en ideologische strekkingen.

§2. De berekening van het aantal afgevaardigden per politieke fractie gebeurt op basis van het aantal leden dat elke politieke fractie telde op het ogenblik van de installatievergadering van de gemeenteraad.

§3. De gemeenteraad bepaalt eventuele criteria waaraan de afgevaardigden van gebruikers en filosofische en ideologische strekkingen moeten beantwoorden en de manier waarop kandidaturen ingediend worden.

§4. De leden van het beheersorgaan worden benoemd door de gemeenteraad. Elk lid van het beheersorgaan heeft één stem.

§5. De bibliothecaris en de schepen bevoegd voor bibliotheekwerk zijn ambtshalve lid van het beheersorgaan zonder stemrecht.

§6. Personeelsleden van de bib en familieleden van personeelsleden van de bib tot in de 2^de graad kunnen geen lid zijn van het beheersorgaan.

Artikel 6.

De toetreding tot het beheersorgaan behelst de aanvaarding van het organiek reglement en van het huishoudelijk reglement, en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.

Artikel 7.

§1. De hoedanigheid van lid van het beheersorgaan wordt verloren:

a. Voor de leden die benoemd zijn op voordracht van een politieke fractie van de gemeenteraad: indien op voorstel van deze fractie een ander lid wordt benoemd.

b. Voor de leden die benoemd werden als afgevaardigde van de gebruikers of van de filosofische en ideologische strekkingen: indien door de gemeenteraad een andere afgevaardigde wordt benoemd.

Dit kan gebeuren op voordracht van de adviesraad, die tot vervanging van de afvaardiging uit de adviesraad besluit.

c. Door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van het beheersorgaan meegedeeld te worden.

d. Door overlijden of rechtsonbekwaamheid.

e. Door uitsluiting, waarover het beheersorgaan met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist.

f. Door een niet -gemotiveerde afwezigheid op drie achtereenvolgende samenkomsten van het beheersorgaan.

g. Door indiensttreding bij de bibliotheek.

h. Door geen inwoner van Ninove meer te zijn.

§2. Na de installatie van de nieuwe gemeenteraad moet het beheersorgaan opnieuw worden samengesteld. Het vroegere beheersorgaan blijft echter in functie totdat het nieuw samengestelde beheersorgaan is geïnstalleerd. Het lidmaatschap mag dus niet langer duren dan zes jaar, maar is hernieuwbaar.

§3. Indien aan een lidmaatschap voortijdig een einde komt, door de in dit artikel vermelde redenen, wordt zo spoedig mogelijk in de opvolging voorzien door de gemeenteraad. Deze opvolging moet geschieden met inachtneming van de voorwaarden gesteld onder artikel 5.

Titel VI: Voorzitter, Ondervoorzitter

Artikel 8.

Het beheersorgaan kiest onder zijn stemgerechtigde leden na kandidaatstelling bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid een voorzitter en een ondervoorzitter. Eén van beiden behoort tot de leden afgevaardigd door de gemeenteraad, en de andere tot de leden afgevaardigd door de gebruikers.

Titel VII: Secretariaat

Artikel 9.

Een leidinggevend personeelslid van de bibliotheek is, zonder stemrecht, belast met het secretariaatswerk van het beheersorgaan.

Titel VIII. Samenkomsten, huishoudelijk reglement

Artikel 10.

Het beheersorgaan komt ten minste eenmaal per kwartaal samen of zo dikwijls als de belangen van de bibliotheek het vereisen.

Artikel 11.

Het beheersorgaan stelt een huishoudelijk reglement op waarin zij haar interne werking verder regelt, minstens wat betreft de leiding der vergaderingen, de agenda en de wijze van stemmen. Het huishoudelijk reglement dient niet aan de gemeenteraad ter goedkeuring te worden voorgelegd.

Artikel 12.

§1. Van elke bijeenkomst van het beheersorgaan, wordt een verslag opgesteld en opgenomen in een (digitaal) register. Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en door hem/haar samen met de voorzitter ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.

§2. De leden ontvangen het verslag van de samenkomsten van het beheersorgaan binnen één maand na de samenkomst.

Titel IX: Waarnemers, Werkgroepen

Artikel 13.

Het beheersorgaan kan waarnemers met een raadgevende stem aanduiden.

Artikel 14.

Het beheersorgaan kan werkgroepen vormen in functie van de haar toevertrouwde bevoegdheden (zie artikel 4), waarvan de samenstelling en de werking bij huishoudelijk reglement bepaald worden. Het voorzitterschap van deze werkgroepen wordt steeds waargenomen door een lid van het beheersorgaan. In de schoot van deze werkgroepen kan beroep gedaan worden op niet-leden van het beheersorgaan of deskundigen.

Titel X: Verzekeringen

Artikel 15.

Het beheersorgaan ressorteert onder het gemeentebestuur. Ter dekking van de risico's "Burgerlijke Aansprakelijkheid", "Rechtsbijstand" en "Lichamelijke Ongevallen", zal het gemeentebestuur de nodige verzekeringspolissen afsluiten voor de stemgerechtigde leden en de waarnemers en/of leden van de werkgroepen van het beheersorgaan.

Titel XI: Algemene bepalingen

Artikel 16.

Aan het organiek reglement voor het beheersorgaan kunnen slechts wijzigingen door de gemeenteraad aangebracht worden, na voorafgaande besprekingen met het beheersorgaan, die tevens gevraagd moet worden een schriftelijk advies uit te brengen. Afwijkingen van dit advies moeten gemotiveerd worden.

Artikel 2

Het onderstaand organiek reglement van het beheersorgaan van het cultuurcentrum De Plomblom wordt goedgekeurd.

ORGANIEK REGLEMENT BEHEERSORGAAN CULTUURCENTRUM DE PLOMBLOM

Titel I: Opdracht

Artikel 1.

Er wordt een beheersorgaan opgericht dat de opdracht krijgt gemeenteraad en college van burgemeester en schepenen bij te staan bij het beheer van het cultuurcentrum.

De bevoegdheden van het beheersorgaan dienaangaande worden nader omschreven in artikel 4.

Titel II: Omvang Cultuurcentrum

Artikel 2:

Het cultuurcentrum/gemeenschapscentrum omvat volgende infrastructuur:

Cultuurcentrum 'De Plomblom', Graanmarkt 12, 9400 Ninove

Trefcentrum 'De Linde', Gemeentehuisstraat 42, 9402 Meerbeke

Schouwburg Stedelijke Academie voor Muziek, Woord en Dans, Parklaan 13, 9400 Ninove

Titel III: Doel Cultuurcentrum

Artikel 3.

Het cultuurcentrum is culturele infrastructuur die de gemeente beheert met het oog op cultuurparticipatie, gemeenschapsvorming en cultuurspreiding ten behoeve van de lokale bevolking en met bijzondere aandacht voor de culturele diversiteit. Daarnaast verzorgt het cultuurcentrum een breed en eigen cultuurspreidingsaanbod, gericht op de bevolking van het streekgericht werkingsgebied rond Ninove. Deze taken worden geconcretiseerd in de strategische meerjarenplanning van de gemeente.

Titel IV: Bevoegdheden en verplichtingen

Artikel 4.

Het beheersorgaan heeft inspraak- en adviesrecht over alle aspecten van het beheer van het cultuurcentrum (zoals bij verbouwingswerken, inrichting en uitrusting, het financiële beleid, het opstellen van het huishoudelijke reglement, de concessiecontracten en de huurovereenkomsten,…) en in het bijzonder over de beleidsplanning met betrekking tot het centrum.

Het beheersorgaan is, op voordracht van de leidinggevende cultuurfunctionaris en binnen de perken van de beschikbare middelen, bevoegd voor het opstellen van de programmering met eigen culturele activiteiten van het cultuurcentrum. Het beheersorgaan is bevoegd voor het opstellen van de activiteitenkalender van het centrum, zowel wat de eigen activiteiten betreft, als deze van derden.

Artikel 5.

Overeenkomstig artikel 17 van het Cultuurpact mag de programmering of de inhoud van activiteiten die plaatsvinden op initiatief van gebruikers in het cultuurcentrum niet het voorwerp zijn van enige inmenging vanwege het beheersorgaan, tenzij die activiteiten in strijd zijn met wetgeving (strafrecht, sociaal recht, fiscaal recht, economisch recht, …) of grondwettelijke waarborgen.

Titel V: Samenstelling

Artikel 6.

§1. Het beheersorgaan wordt samengesteld

Volgens optie 9b van het Cultuurpact:

§4. De (niet-gecoöpteerde) leden van het beheersorgaan worden benoemd door de gemeenteraad. Elk lid van het beheersorgaan heeft één stem.

Artikel 7.

De toetreding tot het beheersorgaan behelst de aanvaarding van het organiek reglement [en van het huishoudelijk reglement], en houdt de verplichting in tot het nakomen ervan.

Artikel 8.

§1. De hoedanigheid van lid van het beheersorgaan wordt verloren:

a. Voor de leden die benoemd zijn op voordracht van een politieke fractie van de gemeenteraad: indien op voorstel van deze fractie een ander lid wordt benoemd.

b. Voor de leden die benoemd werden als afgevaardigde van de gebruikers of van de filosofische en ideologische strekkingen: indien door de gemeenteraad een andere afgevaardigde wordt benoemd.

c. voor gecoöpteerde leden: indien het beheersorgaan beslist om tot vervanging over te gaan.

d. Door ontslag van het lid. Dit ontslag dient schriftelijk aan de voorzitter van het beheersorgaan meegedeeld te worden.

e. Door overlijden of rechtsonbekwaamheid.

f. Door uitsluiting, waarover het beheersorgaan met een meerderheid van twee derden van de aanwezige stemgerechtigde leden beslist.

g. Door indiensttreding bij het cultuurcentrum.

h. Door geen inwoner van Ninove meer te zijn.

Titel VI: Voorzitter, Ondervoorzitter

Artikel 9.

Het beheersorgaan kiest onder zijn stemgerechtigde leden na kandidaatstelling bij geheime stemming en bij volstrekte meerderheid een voorzitter en een ondervoorzitter.

Titel VII: Secretariaat

Artikel 10.

De cultuurfunctionaris-directeur van het cultuurcentrum is, zonder stemrecht, belast met het secretariaatswerk van het beheersorgaan. Hij kan zich hierbij laten bijstaan door andere personeelsleden van het cultuurcentrum. Bij ontstentenis van een cultuurfunctionaris wordt de secretaris voorlopig door het beheersorgaan aangeduid onder zijn stemgerechtigde leden.

Titel VIII: Samenkomsten, Huishoudelijk reglement

Artikel 11.

Het beheersorgaan komt ten minste eenmaal per kwartaal samen en zo dikwijls als de belangen van het cultuurcentrum vereisen.

Artikel 12.

Het beheersorgaan stelt een huishoudelijk reglement op waarin zij haar interne werking verder regelt, minstens wat betreft de leiding der vergaderingen, de agenda en de wijze van stemmen.Het huishoudelijk reglement dient niet aan de gemeenteraad ter goedkeuring te worden voorgelegd.

Artikel 13.

§1. Van elke bijeenkomst van het beheersorgaan, wordt een verslag opgesteld en opgenomen in een register. Deze notulen worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de secretaris en door hem samen met de voorzitter ondertekend, na goedkeuring op de volgende samenkomst.

§2. De leden, de waarnemers en het college van burgemeester en schepenen ontvangen een beknopt verslag van de samenkomsten van het beheersorgaan binnen één maand na de samenkomst.