GR20151217 Punt 15. Jeugd - goedkeuring van een nieuwe convenant tussen de stad en jeugdhuis het Uur vzw voor de toekenning van werkingssubsidies (datum van publicatie 24/12/2015)

Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheercyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en de stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid;

Gelet op de uitvoeringsbesluiten van de Vlaamse regering van bovenvermeld decreet;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2013 houdende goedkeuring van het meerjarenplan stad Ninove 2014-2019;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 25 april 2013 houdende de goedkeuring van de convenant tussen de stad Ninove en vzw jeugdhuis het Uur in functie van de betoelaging van de vereniging;

Gelet op de doelstellingen in het meerjarenplan, waar onder “Actieplan 1/1/3: Ninove ondersteunt via een doelgericht subsidiebeleid het particulier jeugdwerk zowel voor de eigen werking als voor werken aan de infrastructuur, opleiding begeleiders en voor onderlinge samenwerking” de volgende acties werden opgenomen: “Actie 1/1/3/3: Kadervorming stimuleren door gedeeltelijke terugbetaling van deelnamegelden” en “Actie 1/1/3/5: subsidies toekennen en uitbetalen”;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 juni 2014 houdende de goedkeuring van het subsidiereglement voor erkende jeugdwerkvormen en individuele aanvragers;

Overwegende dat volgens het subsidiereglement de jeugdhuizen onder TYPE C jeugdverengingen vallen en dat de subsidiëring gekoppeld is aan een convenant;

Overwegende dat de huidige convenant tussen de stad en vzw jeugdhuis het Uur loopt tot 31 december 2015 en dus vernieuwd dient te worden;

Overwegende dat er een jaarlijkse evaluatiemoment tussen het jeugdhuis, de jeugddienst en de jeugdraad en dat er voor de vernieuwing van de convenant ook een overleg geweest is over de voorwaarden in de convenant;

Overwegende dat de huidige convenant nog steeds gezien wordt als een goede basis en dus inhoudelijk geen grondige veranderingen voorgesteld worden. Op enkele kleine herformuleringen of schrappingen worden de voorwaarden voor subsidiëring dus niet gewijzigd;

Overwegende dat voorgesteld wordt om deze convenant op te stellen voor een periode van drie jaar, m.n. voor de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2018;

Besluit:

met éénparigheid van stemmen

Artikel 1

De convenant tussen de stad Ninove en vzw jeugdhuis het Uur, Halsesteenweg 53, 9402 Meerbeke, in het kader van de betoelaging van het jeugdhuis volgens het geldig subsidiereglement, wordt goedgekeurd voor de periode van 1 januari 2016 tot 31 december 2018.

Artikel 2

De volgende convenant wordt goedgekeurd:

CONVENANT TUSSEN HET STADBESTUUR VAN NINOVE EN VZW JEUGDHUIS HET UUR INZAKE DE BETOELAGING VAN HET JEUGDHUIS.

Ondergetekenden:

1. Het College van Burgemeester en Schepenen van de Stad Ninove, met zetel te 9400 Ninove, Centrumlaan 100, vertegenwoordigd door mevrouw Tania De Jonge, Burgemeester, en mevrouw Carine Coppens, Secretaris, hierna genoemd “de Stad Ninove”

en

2. De vereniging zonder winstoogmerk “vzw jeugdhuis het Uur” met zetel te Meerbeke, p/a Halsesteenweg 53, 9402 Meerbeke, vertegenwoordigd door:

1)    Mathias Malfroid, voorzitter, wonende te Leopoldlaan 75/3, 9400 Ninove;

2)    Jonas Meganck, wonende te Ninoofsesteenweg 102, 9450 Denderhoutem;

partij anderzijds en hierna genoemd “het jeugdhuis”.

komen overeen wat volgt:

1. UITEENZETTING

Het stadsbestuur kiest ervoor om jeugdhuizen te betoelagen op basis van een convenant. In deze overeenkomst worden een aantal voorwaarden opgesomd waaraan het jeugdhuis moet voldoen om recht te hebben op een toelage.

Het stadsbestuur voorziet een forfaitaire toelage voor jeugdhuizen die voldoen aan enkele minimale voorwaarden zoals bepaald in de overeenkomst. Daarnaast wil het stadsbestuur beleidsaccenten leggen en volgende jeugdhuisfuncties stimuleren: het volgen van kadervorming, het organiseren van creatieve en socio-culturele activiteiten, zich richten naar bijzondere doelgroepen. Jeugdhuizen die werk maken deze functies, krijgen een extra toelage.

2. OVEREENKOMST

Artikel 1

Het stadsbestuur en het jeugdhuis komen overeen om samen te werken aan de realisatie van een jeugdhuisbeleid, zoals beschreven staat in het jeugdbeleidsplan 2011-2013, goedgekeurd door de gemeenteraad op 28 oktober 2010.

Artikel 2

Het jeugdhuis krijgt een jaarlijkse toelage van het stadsbestuur, rekening houdend met het krediet in het budget en de bepalingen van het reglement, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 juni 2009.

Artikel 3

Het jeugdhuis biedt jongeren:

-       Ontmoetingskansen: via de bar, een zithoek, een door jongeren zelf ingerichte ruimte,… Muziek speelt een centrale rol en spelelementen zoals tafelvoetbal, darts, gezelschapsspelen, muziek- of themavonden, fuiven,… zorgen voor voldoende afwisseling;

-       Een laagdrempelig aanbod van creatieve en socio-culturele (vormings-) activiteiten: optreden, film, stand-up comedian, maar ook artistieke workshops waarbij jongeren zelf hun creativiteit kunnen ontplooien of thema-avonden met een sociaal accent (mondiale thema’s, 11.11.11,…);

-       Recreatie via sportactiviteiten of activiteiten zoals kwis, uitstappen,… Bij de organisatie van activiteiten is de participatie van leden een belangrijk aandachtspunt;

-       Informatie: via een tijdschrift, nieuwsbrief, website, sociale media en/of infohoek worden jongeren op de hoogte gehouden van het vrijetijdsaanbod of worden ze geïnformeerd over specifieke jongerenthema’s.

Artikel 4

Om te kunnen genieten van de basistoelage (€ 1500) dient aan de volgende voorwaarden te

worden voldaan:

-       Het jeugdhuis beschikt over een vzw-structuur, volledig conform de vzw-wetgeving, met maatschappelijke zetel binnen de gemeente (bewijs door statuten vzw);

-       Het jeugdhuis wordt geleid door een raad van bestuur van minimum vier personen waarvan minstens de helft jonger is dan 30 jaar. De raad van bestuur komt minstens 4 keer per kalenderjaar samen (bewijs door neergelegde ledenlijst en bestuursverslagen);

-       Het bestuur organiseert minstens 1 keer per kalenderjaar een algemene vergadering (bewijs door de neergelegde jaarrekening en begroting);

-       Het jeugdhuis zorgt dat alle technische installaties conform de wetgeving zijn (bewijs door attesten onderhoud en keuring verwarming, elektriciteit, …);

-       Het jeugdhuis volgt de richtlijnen van de rookwetgeving (bewijs door binnenhuisreglement en/of antirookvoorzieningen en pictogrammen);

-       Het jeugdhuis beschikt over een EHBO-koffer;

-       Het jeugdhuis beschikt over een ledenlijst (indien met lidkaarten wordt gewerkt), verslagen van alle vergaderingen en gegevens m.b.t. het financieel beleid op de maatschappelijke zetel (bewijs door neergelegde jaarrekening en begroting);

-       Het jeugdhuis is lid van een overkoepelend orgaan;

-       Minstens 35 openingsavonden per kalenderjaar te hebben (bewijs door activiteitenlijst);

-       Minstens 5 keer per kalenderjaar wordt een recreatieve activiteit georganiseerd: tafelvoetbal of dartstornooi, gezelschapsspelenavond, speciale muziek of een thema-avond, TV-uitzending op groot scherm, een sportactiviteit, een kwis, een uitstap,… (bewijs door activiteitenlijst en aantoonbare bekendmakingsmiddelen zoals flyers en affiches);

-       Minstens 3 keer per kalenderjaar wordt een optreden georganiseerd (bewijs door activiteitenlijst):

-       Via minstens één informatiebron krijgen jongeren informatie over de werking en de structuur van het jeugdhuis, de activiteiten en de mogelijkheden tot participatie. Deze informatie wordt ook aan de stedelijke jeugddienst bezorgd;

-       Eén keer per kalenderjaar wordt er overlegd tussen het jeugdhuis, de jeugdraad en de stedelijke jeugddienst om de werking van het jeugdhuis op te volgen;

-       Minstens 3 aanwezigheden op de algemene vergadering van de jeugdraad;

-       Het jeugdhuis heeft volgende verzekeringspolissen afgesloten: burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen, brandverzekering en verzekering objectieve aansprakelijkheid (bewijs door kopie polissen).

Artikel 5

Om te kunnen genieten van extra toelagen (maximum € 1000) dient aan de volgende vereisten te worden voldaan bijkomend op de voorwaarden van de basistoelage:

-       Het jeugdhuis bewijst dat de vrijwillige medewerkers en/of bestuursleden in een periode van een kalenderjaar samen minstens 60 uren kadervorming gevolgd hebben. (+ € 250) (bewijs door deelnameattesten);

-       Het jeugdhuis organiseert per kalenderjaar minstens 6 creatieve of socio-culturele (vormings-) activiteiten. (+ € 250) (bewijs door activiteitenlijst, contracten en aantoonbare bekendmakingsmiddelen zoals berichten op website en sociale media, flyers en affiches);

-       Het jeugdhuis bouwt een ledenwerking uit van meer dan 125 leden (+ € 250) (bewijs door ledenlijst);

-       Het jeugdhuis organiseert een evenement in samenwerking met een of meer andere vereniging, gericht op de doelgroep van 15 tot 30 jaar en alle andere jeugdwerkverenigingen (+€ 250) (bewijs door verklaring samenwerkende vereniging en aantoonbare bekendmakingsmiddelen);

Artikel 6

Het jeugdhuis dient per kalenderjaar een subsidieaanvraag met werkingsverslag in bij de stedelijke jeugddienst, waarin alle bovenvermelde subsidievoorwaarden bewezen worden. De jeugddienst stelt hiervoor de nodige formulieren ter beschikking. De subsidieaanvraag met werkingsverslag dient elk jaar uiterlijk tegen 31 juni aan de stedelijke jeugddienst te worden bezorgd.

Het college van burgemeester en schepenen brengt het jeugdhuis elk jaar uiterlijk tegen 1 september op de hoogte van de toegekende toelage. De toelage wordt daarna zo snel mogelijk op de bankrekening van het jeugdhuis gestort.

Artikel 7

Deze overeenkomst geldt voor de periode van 1 januari 2016 tot 31 december 2018.

Huidige overeenkomst wordt tussen de partijen te goeder trouw opgesteld in drie getekende exemplaren, waarvan één exemplaar bestemd is voor het jeugdhuis en twee voor het stadsbestuur die elk erkennen dit te hebben ontvangen.

Opgemaakt te Ninove op 18 december 2015.

Namens de stad Ninove:                    Namens de vzw het Uur:

De secretaris,  De burgemeester,      De voorzitter,              Bestuurslid,

C. Coppens      T. De Jonge                 Mathias Malfroidt         Jonas Meganck           

Artikel 3

De jeugddienst staat in voor de verdere afspraken met vzw het Uur en voor de verdere uitwerking van dit besluit.