GR20151217 Punt 14. Jeugd - Goedkeuring aanpassing subsidiereglement voor erkende jeugdwerkinitiatieven (datum van publicatie 24/12/2015)

Gelet op de bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en latere wijzigingen;

 

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

 

Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en de stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid;

 

Gelet op de uitvoeringsbesluiten van de Vlaamse regering van bovenvermeld decreet;

 

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;

 

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2013 houdende goedkeuring van het meerjarenplan stad Ninove 2014-2019;

 

Gelet op de doelstellingen in het meerjarenplan, waar onder “Actieplan 1/1/3: Ninove ondersteunt via een doelgericht subsidiebeleid het particulier jeugdwerk zowel voor de eigen werking als voor werken aan de infrastructuur, opleiding begeleiders en voor onderlinge samenwerking” de volgende actie werd opgenomen: “Actie 1/1/3/1: Alle subsidiereglementen m.b.t. jeugd regelmatig evalueren en zo nodig aanpassen”;

 

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 juni 2014 houdende goedkeuring van het subsidiereglement voor erkende jeugdwerkvormen en individuele aanvragers;

 

Overwegende dat een evaluatie van het huidige subsidiereglement nodig was om een aantal inhoudelijk verouderde zaken aan te passen aan de nieuwe wetgeving en aan nieuwe behoeften en dat na meerdere wijzigingen tijdens de voorgaande jaren, het reglement ook steeds meer onoverzichtelijk is geworden;

 

Gelet op het advies van de stedelijke jeugdraad op 28 november 2015;

 

Overwegende dat het resultaat van de evaluatie is dat de meeste zaken inhoudelijk behouden blijven, maar dat er ook een aantal zaken grondig gewijzigd worden, onder meer de artikels omtrent infrastructuursubsidies en dat het daarnaast aangewezen is om het subsidiereglement ook in een nieuwe vorm te zetten;

 

Overwegende dat hierdoor voorgesteld wordt om het vorige subsidiereglement volledig op te heffen en integraal te vervangen door een nieuw reglement;

 

Besluit:

 

 

met éénparigheid van stemmen

 

 

Artikel 1

 

Het subsidiereglement in de huidige vorm wordt opgeheven en integraal vervangen door volgende reglement:

 

1. ERKENNING ALS JEUGDWERKVORM

 

Artikel 1:   Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op het gemeentebudget, verleent het college van burgemeester en schepenen subsidies aan de erkende lokale jeugdwerkinitiatieven, als tegemoetkoming in de kosten.

 

              Om erkend te worden als lokaal jeugdwerkinitiatief, moet de aanvrager aan volgende voorwaarden voldoen:

1) aan de definitie van jeugdwerk voldoen volgens Artikel 2 §3 van hoofdstuk 1 van het  "Decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid". Concreet is deze definitie: “sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie”;

2) minstens één jaar actief zijn;

3) minstens 10 aangesloten leden hebben;

4) minstens 5 gewone activiteiten per jaar organiseren (zie artikel 5);

5) zijn hoofdactiviteit ontplooien op Ninoofs grondgebied, in de eerste plaats gericht op de Ninoofse kinderen en/of jongeren;

6) geen commercieel doel nastreven;

7) geen onderafdeling van een andere plaatselijke vereniging of organisatie zijn die reeds erkend is als jeugdwerkvorm;

8) de volgende engagementsverklaring bij de erkenningaanvraag ondertekenen: “De ondergetekenden verbinden er zich toe namens hun vereniging en/of organisatie geregeld overleg te plegen met de aangesloten leden en leiding van de vereniging en/of organisatie over mogelijke ideeën, behoeften en verwachtingen t.a.v. het jeugdbeleid en in een geest van openheid en verdraagzaamheid t.a.v. de Ninoofse samenleving op democratische wijze samen te werken en elke vorm van discriminatie en racisme af te wijzen.”

 

Artikel 2:   De aanvraag tot erkenning moet schriftelijk ingediend worden bij de jeugddienst vóór 31 oktober van het lopende werkjaar. Op eenvoudig verzoek van de aanvrager(s) kunnen deze een vertrouwelijke behandeling van de persoonlijke gegevens in het aanvraagformulier bekomen. Deze vertrouwelijke behandeling houdt in dat enkel de jeugdconsulent inzage krijgt in de persoonlijke gegevens die aan het aanvraagformulier werden toegevoegd (in casu de ledenlijst van de vereniging). Deze persoonlijke gegevens worden bovendien na inzage onmiddellijk terugbezorgd aan de aanvrager.

 

Artikel 3:   Indien het college van burgemeester en schepenen de aanvraag tot erkenning van een jeugdwerkvorm aanvaardt, wordt deze jeugdwerkvorm vermeld op de erkenningslijst. Bij vaststelling van inbreuken op Artikel 1 of indien de vereniging niet langer beantwoordt aan de erkenningsvoorwaarden zoals gesteld in Artikel 1, kan een jeugdwerkvorm van de lijst geschrapt worden. Toetreding tot de stedelijke jeugdraad staat los van de erkenning als jeugdwerkinitiatief.

 

2. ALGEMENE BEPALINGEN

 

Artikel 4:   Het werkjaar, waarvoor de subsidies berekend worden, loopt van 1 september tot 31 augustus.

 

Artikel 5:   Verklarende begrippen in dit reglement:

           

  • Gewone activiteit: een organisatie van een activiteit binnen de algemene werking voor eigen leden en daarbuiten, die minstens 1 uur en minder dan 8 uur aaneensluitend duurt, met uitzondering van bestuursvergaderingen en activiteiten met specifiek winstgevende activiteiten (bars/eetfestijnen/fuiven).

Elke vereniging die voor een Type A werkingssubsidie kiest, kan maximaal 12 leidingsactiviteiten per jaar inbrengen. Een leidingsactiviteit telt als gewone activiteit en is een activiteit waarop alle leiding is uitgenodigd en waarvoor voorbereidend werk nodig is. Voorbereidende vergaderingen tellen niet mee als leidingsactiviteiten, net zoals winstgevende activiteiten (bars/eetfestijnen/fuiven).

Openingsdagen van, als dusdanig erkende, jeugdhuizen worden wel beschouwd als gewone activiteiten aangezien deze openingsdagen gericht zijn op ontmoeting en overwegende dat jeugdhuizen geen specifiek winstoogmerk hebben op basis van de democratische verkoopsprijzen.

 

  • Dagactiviteit: een activiteit binnen de algemene werking voor eigen leden en daarbuiten die minstens 8 uur aaneensluitend duurt.

 

  • Zomerkamp: alle dagen van een kamp dat tijdens de zomervakantie georganiseerd wordt. Voor- en nakamp wordt niet aanzien als kampdag voor de afdeling “leiding”

 

  • Bouwcommissie: een overleg bestaande uit 2 leden van de jeugdraad (uitgezonderd leden van het aanvragende jeugdwerkinitiatief) en 3 ambtenaren (1 medewerker jeugddienst en twee medewerkers uit de diensten Openbare Werken, Ruimtelijke Ordening, Patrimonium, Technische dienst en de Financiële Dienst). De mogelijkheid bestaat dat de bouwcommissie zich daarnaast laat bijstaan door experten.

 

Artikel 6:   Het dagelijks bestuur van de jeugdraad kan het advies geven over de toekenning van de subsidies. Indien een aanvraag negatief advies krijgt door het dagelijks bestuur, kan de aanvrager de aanvraag laten voorleggen aan de algemene  vergadering. Deze zal een definitief advies geven.

                 De uiteindelijke toekenning van subsidies gebeurt door het college van burgemeester en schepenen.

 

Artikel 7:   Op het einde van elke planningsperiode van het Strategisch Meerjarenplan van de stad zal het subsidiereglement geëvalueerd worden de verschillende betrokken partijen en kan het aangepast worden. Op vraag van de jeugdraad kan de evaluatie van het subsidiereglement ook vroeger gebeuren.

 

Artikel 8:   Elke toegekende subsidie moet de enige en belangrijke subsidie van de jeugdwerkvorm zijn.

 

3. BASISTOELAGE

 

Artikel 9:   Elke erkende jeugdvereniging heeft recht op een forfaitaire basistoelage op naam van € 75,00.

 

4. WERKINGSSUBSIDIES

 

Artikel 10: De beoordeling voor deze subsidievorm gebeurt op basis van het jaarverslag van het afgelopen werkjaar. Formulieren zijn verkrijgbaar op de jeugddienst en dienen ingediend te worden vóór 1 oktober. Elke vereniging moet bij de subsidieaanvraag alle gevraagde documenten toevoegen als bewijs voor het toekennen van de werkingssubsidies (programmaboekjes, uitnodigingen, brevetten, ledenlijsten,…);

                

                 Voor alle types moet bij de subsidieaanvraag een bewijs van de verzekeringspolissen toegevoegd worden. Minstens volgende polissen zijn te bewijzen:

                 - Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid met dekking voor de vereniging, haar bestuurders en personeel, vrijwilligers, deelnemers en eventuele ouders of voogden voor minstens lichamelijke en/of materiële schade ten aanzien van derden tijdens de activiteiten en eventuele burgerlijke en strafrechterlijke verdediging;

                 - Een verzekering lichamelijke ongevallen met dekking voor de bestuurders en personeel, vrijwilligers en deelnemers tijdens en op weg naar de verzekerde activiteit voor lichamelijke ongevallen en gelijkgestelde letsels of ziekten met vergoedingen voor minstens repatriëring, overlijden, blijvende en tijdelijke (arbeids)ongeschiktheid, behandelings- en begrafeniskosten;

                 - Voor verenigingen met een lokaal (in eigendom of als huurder) een brandverzekering met dekking van brand- en ontploffingsschade van het gebouw;

                 - Voor jeugdhuizen een verzekering objectieve aansprakelijkheid met dekking.

 

 

Artikel 11: Een erkende vereniging kan een keuze maken tussen vier categorieën:

 

ü  TYPE A

ü  TYPE B

ü  TYPE C

ü  TYPE D

 

De verdeling van de werkingssubsidies gebeurt voor TYPE A via een puntensysteem zoals beschreven in artikel 13.

Verenigingen die voor TYPE B kiezen, ontvangen een forfaitaire subsidie zoals beschreven in artikel 12.

TYPE C is bedoeld voor jeugdhuizen en bestaat uit een forfaitaire en variabele subsidie, gekoppeld aan een convenant zoals beschreven in artikel 15.

En TYPE D kan gekozen worden door speelpleinwerkingen en voorziet eveneens een forfaitaire en variabele subsidie zoals beschreven in de artikels 16 tot 21.

 

Artikel 12: Verenigingen die kiezen voor het TYPE B kunnen aanspraak maken op een forfaitaire subsidie van € 500. Om voor deze werkingssubsidie in aanmerking te komen moet de vereniging aan 2 voorwaarden voldoen:

-            aan de hand van programmaboekjes, uitnodigingen, reclame e.d. aantonen minstens 35 gewone activiteiten georganiseerd te hebben in de loop van het afgelopen werkjaar;

-            bij een nieuwe subsidieaanvraag in het jaar volgend op het werkjaar waarin de forfaitaire werkingssubsidie werd verkregen, dient de vereniging te bewijzen, aan de hand van rekeningen, facturen, loonbrieven e.d., dat deze forfaitaire subsidie integraal besteed werd aan de algemene werking van de vereniging. Dit wil zegen dat de toegekende subsidie van € 500 niet aan één enkele activiteit of aan een zeer beperkt aantal activiteiten mag besteed worden. Indien de jeugddienst of jeugdraad bij de controle van de subsidieaanvraag vaststelt dat het bedrag niet of onvolledig gebruikt werd om de algemene werking van de vereniging te bekostigen, kan de algemene vergadering bij gewone meerderheid beslissen om de nieuw aangevraagde forfaitaire werkingssubsidie niet toe te kennen. Het college van burgemeester en schepenen zal het niet bestede deel van de toelage terugvorderen.

 

TYPE A

 

Artikel 13: De kredieten voorzien voor de werkingssubsidies in het gemeentebudget, verminderd met de forfaitaire subsidies toegekend aan de verenigingen van TYPE B en de forfaitaire en variabele subsidie toegekend aan de verenigingen van TYPE C, worden op basis van volgend puntensysteem verdeeld onder de verenigingen van TYPE A:

           

De echtheid van deze gegevens dient door de verenigingen worden aangetoond door middel van alle mogelijke bewijsstukken, inzonderheid het jaarverslag. Voor wat het ledenaantal en de behandeling van ledenlijsten betreft wordt verwezen naar artikel 2

 

1) Ledenaantal:

-per 10 leden                                                         3 punten

2) Werking:    

-per gewone activiteit per afdeling                         1 punt

-per dagactiviteit per afdeling                                2 punten

 

3) Opleiding en vorming:

-per leid(st)er met brevet animator                       4 punten

 of volwaardig EHBO-brevet

-per leid(st)er met brevet hoofdanimator             6 punten

 instructeur of gelijkgesteld (pedagogisch

 of sociaal-agogisch diploma)

 

4) Aanwezigheid:

-per aanwezige op de algemene                           1 punt

vergadering of dagelijks bestuur

(max. 2 afgevaardigden per vereniging per vergadering)

 

Artikel 14: Een activiteit waarvoor een projectsubsidie werd toegekend (zie punt 5: “projectsubsidie”) kan niet meegeteld worden in de verrekening van de werkingssubsidies.

 

TYPE C

 

Artikel 15: Enkel erkende jeugdhuizen kunnen kiezen voor Type C ‘Convenant’. Deze subsidie bestaat uit een forfaitair deel van 1500 euro en een variabel deel van maximum 1000 euro. Voor het verkrijgen van de forfaitaire subsidie dient het erkend jeugdhuis aan de bepalingen van een convenant te voldoen. Dit convenant omvat een aantal minimumdoelstellingen binnen volgende aspecten van de werking:

- minimum aantal leden;

- minimum aantal activiteiten;

- organisatie van optredens;

- bieden van mogelijkheid aan de leden om gebruik te maken van lokalen;

- minimum aanwezigheid op de vergaderingen van het dagelijks bestuur of de algemene vergadering van de jeugdraad;

- minimum aantal dagactiviteiten;

- minimum aan organisatie van en volgen van vorming;

Voor het verkrijgen van de variabele subsidie zijn binnen voornoemde aspecten bijkomende doelstellingen opgenomen in het convenant die recht geven op verhogingen.

Het convenant wordt opgesteld door de jeugddienst in overleg met het bestuur van het jeugdhuis voor een periode van 3 jaar en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en de raad van bestuur van het jeugdhuis.

 

TYPE D

 

Artikel 16: Enkel (vakantie)speelpleinwerkingen kunnen kiezen voor Type D. Een vakantiespeelpleinwerking is een particulier open vakantie-initiatief zonder de mogelijkheid tot overnachting, dat, onder deskundige begeleiding, zo ruim mogelijke speelkansen biedt. Een werkjaar loopt van 1 januari tot 31 december. De vakanties die in aanmerking komen zijn de herfst-, kerst-, krokus-, paas- en zomervakantie.

 

Artikel 17: Om in aanmerking te komen voor type D dienen aan een aantal voorwaarden te worden voldaan, zowel op organisatorisch vlak als op begeleidingsvlak.

 

1) Organisatorisch

-       De speelpleinwerking moet erkend zijn als lokaal jeugdwerkinitiatief (met uitzondering van in artikel 1, punt 2 vermelde voorwaarde);

-       De speelpleinwerking moet minimum 25 schoolvakantiedagen per jaar werking aanbieden met tenminste 10 deelnemers per dag;

-       Per dag worden er tenminste 3 uren activiteiten aangeboden;

-       De doelgroep zijn kinderen en/of jongeren tussen 2,5 en 16 jaar;

-       De speelpleinwerking moet gevestigd en werkzaam zijn op het grondgebied van Ninove;

-       De speelpleinwerking mag zich niet exclusief tot eigen leden of leden van een bestaande organisatie richten, maar moet zich actief opstellen voor alle Ninoofse kinderen en jongeren;

-       De speelpleinwerking dient een engagementsverklaring kansenpas te ondertekenen en de tarieven van de kansenpas te volgen en toe te passen;

-       Het inschrijvingsgeld bedraagt niet meer dan € 5,00 voor een halve of € 10,00 per volledige dag per deelnemer. Een halve dag omvat een werkingsduur van minimum 3 en maximum 6 uur per dag. Een volledige dag heeft een werkingsduur van minimum 6 uur

-       Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid hebben met minimum dekking voor de vereniging, haar bestuurders en personeel, vrijwilligers, deelnemers en eventuele ouders of voogden voor minstens lichamelijke en/of materiële schade ten aanzien van derden tijdens de verzekerde activiteit en eventuele burgerlijke en strafrechtelijke verdediging;

-       Een verzekering lichamelijke ongevallen hebben met een minimum dekking voor de bestuurders en personeel, vrijwilligers en deelnemers tijdens en op weg naar de verzekerde activiteit voor lichamelijke ongevallen en gelijkgestelde letsels of ziekten met vergoedingen voor minstens repatriëring, overlijden, blijvende en tijdelijke (arbeids)ongeschiktheid, behandelings- en begrafeniskosten;

-       Er moet drinkwater en een EHBO-uitrusting aanwezig zijn in verhouding tot het aantal deelnemers;

-       De speelpleinwerking beschikt over één of meerdere speelterreinen in openlucht, lokalen voor binnenhuisactiviteiten en goed onderhouden sanitaire installaties, op het terrein gelegen of in elk geval op een redelijke en veilige afstand;

-       Alle lokalen die gebruikt worden door de speelpleinwerking moeten in orde zijn met de brandveiligheid. Indien het hier niet gaat over gebouwen die behoren tot het stadspatrimonium, moeten de nodige attesten en bewijzen kunnen voorgelegd worden (keuringen brandblussers en attesten technische installaties).

 

2) Op begeleidingsvlak

-       Minimum ½ van de begeleiding moet jonger zijn dan 30 jaar op 1 januari;

-       Alle begeleiders moeten minimum 16 jaar worden in het betrokken werkjaar;

-       Per 12 kinderen wordt er minimum 1 begeleider voorzien;

-       Minimum ½ van de begeleiding moet op het grondgebied van Ninove wonen;

-       De speelpleinwerking beschikt gedurende de hele werkingsduur over minimum 1 gekwalificeerde animator;

-       Onder ‘gekwalificeerde animator’ wordt verstaan: minimum een attest ‘Animator in het jeugdwerk’ uitgereikt door het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, afdeling Jeugd, van de Vlaamse overheid, of een eerste jaar hoger onderwijs in een pedagogische of sociale richting met succes hebben afgerond.

 

Artikel 18: De speelpleinwerking heeft recht op een basistoelage, aangevuld met een aantal extra toelagen, indien aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.

-       Een basistoelage van € 1000,00 indien aan alle voorwaarden wordt voldaan zoals opgesomd in artikel 17 van dit reglement;

-       een extra toelage indien kan aangetoond worden dat gemiddeld meer dan 25 kinderen per dag naar de werking komen (te bewijzen met deelnemerslijsten per dag). Per extra schijf van 25 kinderen gemiddeld krijgt de speelpleinwerking € 400,00, met een maximum van 3 schijven (getallen afgerond op een geheel getal). Volgende schijven worden dus gehanteerd:

  • Gemiddeld tussen 26 en 50 kinderen per dag opvangen: totaal € 400,00 extra;
  • Gemiddeld tussen 51 en 75 kinderen per dag opvangen: totaal € 800,00 extra;
  • Gemiddeld meer dan 76 kinderen per dag opvangen: totaal € 1200,00 extra;

-       een extra toelage van maximum € 100,00 per jaar indien een degelijke jaarwerking voor animatoren op poten wordt gezet (minimum 5 activiteiten met een niet-winstgevend karakter, onder andere vorming, animatie, planning, evaluatie en inspraak);

-       een extra toelage met een maximum van € 100,00 per jaar voor het organiseren van (een) interne vorming(en) met een erkende organisatie (kosten effectief te bewijzen);

-       een extra toelage met een maximum van € 100,00 per jaar voor het organiseren van een activiteit die de werking overstijgt en waarbij ouders en/of de buurt worden betrokken (bv openspeelpleindag);

-       een extra toelage met een maximum van € 100,00 voor de aankoop van nieuw aangekocht speelpleinmateriaal (kosten effectief te bewijzen);

-       een extra toelage met een maximum van € 100,00 per jaar voor de terugbetaling van cursussen aan animatoren (indien inwoner van Ninove andere 50% dan wat de stad al terugbetaald).

-       een extra toelage van € 200,00 per jaar indien de speelpleinwerking een voor- en/of naopvang organiseert waardoor de werking een tijdsduur heeft van minimum 9 uren per dag;

 

Artikel 19: De speelpleinwerking moet aanvaarden dat de jeugddienst steeds het recht heeft om een controle op de voorwaarden, zoals opgenomen in dit reglement, uit te voeren tijdens de werking. Indien er onregelmatigheden worden geconstateerd zal een verslag worden opgemaakt en opgestuurd binnen de 30 dagen volgend op het bezoek.

Indien er bij het indienen van de verantwoording blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, of dat de voorwaarden van de reglementering niet werden nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen geen toelage toe te kennen of de op grond van dit reglement toegestane toelage geheel of gedeeltelijk terug te vorderen van het betrokken jeugdwerkinitiatief.

Het jeugdwerkinitiatief kan in beide gevallen bij het college van burgemeester en schepenen schriftelijk een gemotiveerd bezwaarschrift indienen.

 

Artikel 20: Het subsidiedossier voor (vakantie)speelpleinwerkingen die kiezen voor type D bevat minimaal volgende stukken:

-       Identificatiegegevens: naam, adres en rekeningnummer op naam van het speelplein (als bewijs een rekeningafschrift);

-       Kopie van alle uitgereikte fiscale attesten van de deelnemers tot 12 jaar

-       Een lijst van alle deelnemers, inclusief adres en geboortedatum van de deelnemers ouder dan 12 jaar;

-       Lijst van alle begeleiders, inclusief adres en geboortedatum,

-       Nodige vormingsattesten van de begeleiders;

-       Kopie van verzekeringspolissen;

-       Verslag van de dagelijkse werking per vakantie: aanwezigheidslijsten per dag, programmatie, aantal begeleiders per dag;

-       Overzicht van de deelnamebedragen (+bewijs);

 

Artikel 21: Een verleende subsidie wordt geweigerd of teruggevorderd indien de jeugdwerkvorm niet meer voldoet aan de bepalingen van het reglement of deze bepalingen niet naar waarheid en oprechtheid naleeft.

 

5. PROJECTSUBSIDIE

 

Artikel 22: Individuen, een vereniging, een samenwerkingsverband van verenigingen of losse samenwerkingsverbanden van actoren in het jeugdwerk of daarbuiten kunnen voor een bepaald project gericht op kinderen of jongeren (tussen 6 en 25 jaar) een projectsubsidie aanvragen van maximaal €500. Deze projectsubsidie is bedoeld ter ondersteuning van speciale evenementen of activiteiten met een eenmalig karakter die – in het geval van erkende verenigingen - de normale werking van de vereniging overstijgen of – in het geval van individuen en samenwerkingsverbanden – volledig beantwoorden aan de doelstellingen jeugdwerk zoals beschreven in Artikel1.

 

Artikel 23: In de aanvraag tot projectsubsidie beschrijft de aanvrager het opzet en het doel van het project en geeft de aanvrager ook een begroting op. De aanvraag dient ten laatste 30 dagen vóór de startdatum van het project de jeugddienst te bereiken. Bovendien kan de organisatie van het project opgeroepen worden om het project mondeling toe te lichten op een vergadering van het dagelijks bestuur van de jeugdraad. Het dagelijks bestuur adviseert het college van burgemeester en schepenen via een geijkte procedure (*) of en voor welk bedrag het project gesubsidieerd kan worden. Indien de afwijzing of het niet toekennen van het maximale bedrag van € 500 beslist werd door het dagelijks bestuur van de jeugdraad kan de aanvrager van de projectsubsidie de aanvraag opnieuw voorleggen aan de algemene vergadering, die een definitief advies geeft.

 

(*) Zo wordt het project beoordeeld op basis van volgende criteria:

  • inventiviteit/originaliteit: van zeer weinig inventief/origineel tot uitermate inventief/origineel;
  • financieel risico: van laag financieel risico tot zeer hoog financieel risico;
  • commercieel karakter: van beperkt commercieel karakter tot volledig gebrek aan commercieel karakter (sterk commercieel karakter komt niet in aanmerking voor projectsubsidie)
  • doelgroep: van helemaal niet beantwoordend aan de doelgroep tot perfect beantwoordend aan de doelgroep;
  • aantal bezoekers tussen 6 jaar en 25 jaar: van zeer weinig bezoekers tot zeer veel bezoekers (rekening gehouden met de aard van het evenement);
  • de normale werking van de organisator overtreffend: van nauwelijks de normale werking overtreffend tot bijzonder sterk de normale werking van de organisator overtreffend

 

Op elk criterium wordt een cijfer gegeven van 0 t.e.m. 5. Van alle cijfers wordt een meetkundig gemiddelde genomen (= wortel van het product). Het resultaat zal de hoogte van de projectsubsidie bepalen:

 

Score tussen                                             Projectsubsidie

 

0 en 0.99                                                   € 0,00

1 en 1.99                                                   € 150,00

2 en 2.99                                                   € 250,00

3 en 3.99                                                   € 350,00

4 en 5                                                        € 500,00

 

Artikel 24: De subsidiëring kan nooit hoger zijn dan € 500,00. De uitbetaling gebeurt op het einde van het kwartaal waarin de activiteit heeft plaatsgevonden De aanvrager verbindt er zich toe de vermelding “met steun van de stad Ninove” in elke promotie op te nemen.

 

6. KADERVORMINGSSUBSIDIE

 

Artikel 25: Zonder limitatief te zijn, worden hier een aantal themata opgesomd die in aanmerking komen voor een vormingssubsidie:

1. Administratie;

2. Formaliteiten i.v.m. subsidiëring;

3. Reglementeringen;

4. Rechten en plichten van een leid(st)er;

5. Hoe financieel rondkomen binnen de jeugdbeweging;

6. Wat met SABAM, de belastingen, de verzekeringen ( burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden, de burgerlijke aansprakelijkheid van deelnemers tegenover de jeugdbeweging en        tegenover derden.);

7. Praktische EHBO cursus;

8. Reglementering i.v.m. vakantiejobs;

9. Aids-preventie;

10. Drugspreventie;

11. Alcoholpreventie;

12. Kankerpreventie;

13. Weekendongevallen;

14. Alle cursussen die onderdeel vormen van de opleiding tot het behalen van het brevet “(hoofd)animator in het jeugdwerk”, erkend door de Afdeling Jeugd & Sport van de Vlaamse Gemeenschap.

Vorming kan gevolgd worden bij om het even welke plaatselijke en /of overkoepelende organisatie.

 

Artikel 26: Voor de vormingscursussen, gevolgd door individuele personen (niet georganiseerde jeugd) of leden van de erkende jeugdwerkinitiatieven, kan een betoelaging worden toegekend ten bedrage van 50% van de totale kostprijs, met een plafond van € 200,00 per jaar per aanvrager.

Aanvragers dienen altijd hun deelname te bewijzen aan de hand van een, door minstens één van de organisatoren ondertekend bewijs van deelname waarop de deelnameprijs vermeld staat. Om aanspraak te kunnen maken op deze betoelaging, dient dit bewijs van deelname ingediend te worden bij de stedelijke jeugddienst.

 

6. INFRASTRUCTUURSUBSIDIE

 

Artikel 27: Enkel erkende jeugdwerkinitiatieven die ten minste drie jaar erkend zijn, komen in aanmerking voor infrastructuursubsidies.

 

Artikel 28: De infrastructuursubsidies zijn enkel bedoeld voor de realisatie van jeugdwerklokalen op het Ninoofse grondgebied.

 

Artikel 29: Per jeugdwerkinitiatief en per lokaal, op adres, is een maximale subsidie van € 125.000 toe te kennen over een periode van 15 jaar. Deze periode neemt een aanvang op datum van de eerste goedkeuring van het subsidiedossier door het college van burgemeester en schepenen.

 

Artikel 30: Infrastructuursubsidies zijn bedoeld voor onderhoudswerken, herstellings- of aanpassingswerken, kosten voor verbouwing en inrichting van bestaande jeugdlokalen, aankoop van gronden ifv de bouw van een jeugdlokaal en oprichten van een nieuwbouw jeugdlokaal. Hieronder vallen ook alle kosten voor materiaal en benodigdheden, maar vallen geen aankopen van gebruiksgoederen en voorzieningen.

 

Artikel 31: De infrastructuursubsidies voorzien een terugbetaling van 75% voor gewone werken en 100% voor werken de (brand)veiligheid en de toegankelijkheid voor minder mobiele personen verhogen.

 

Artikel 32: Er worden twee categorieën infrastructuursubsidies onderscheiden:

Categorie A: Onderhouds-, herstellings-, vernieuwings- en aanpassingswerken

Categorie B: Aankoop van grond of lokaal en nieuwbouw of renovatie van een jeugdlokaal

           

Artikel 33: Categorie A

Dit omvat werken van maximum € 20.000 voor onderhoud, herstelling, vernieuwing of aanpassing van het bestaande jeugdlokaal.

           

De aanvraag van de subsidie kan via een eenvoudige aanvraag. Deze omvat minimum volgende bijlagen:

-       Een eigendomsattest van het lokaal, een gebruiksovereenkomst van minsten 9 jaar  of huurcontract van 9 jaar;

-       De statuten van de vereniging indien dit een vzw is;

-       De laatst neergelegde jaarrekening en balans indien dit een vzw is;

-       Alle aankoopbewijzen van klein materiaal en prestaties;

-       Minimum drie offertes van leveranciers of aannemers voor aankopen of werken groter dan € 1.000;

-       Alle facturen op naam van de vereniging. Deze moeten ten laatste een jaar na de beslissing van de toekenning ingediend zijn bij de jeugddienst.

 

De beoordeling van de aanvraag gebeurt door de jeugddienst. Een aanvraag wordt alleen aanvaard als alle reeds toegekende infrastructuursubsidies volledig verantwoord zijn. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidie, na advies van de jeugdraad. 

 

De uitbetaling van de subsidie gebeurt na goedkeuring van de aanvraag, hetzij volledig, hetzij in meerdere schijven. Voor toegekende subsidies lager dan € 10.000 wordt het toegekende subsidiebedrag volledig uitbetaald. Voor subsidies hoger dan € 10.000 wordt eerst een schijf van 90% van het toegekende subsidiebedrag uitbetaald. De resterende 10% wordt uitbetaald op het moment dat alle verantwoordingsstukken ingediend zijn.

 

Artikel 33: Categorie B

Dit omvat kosten voor de aankoop van gronden of gebouwen, het oprichten van een nieuwbouw of grote verbouwings- of renovatiewerken van meer dan € 20.000.

 

Hiervoor is het verplicht om een omkaderende vzw op te richten.

 

Hiervoor moet een gebruik op lange termijn aangetoond kunnen worden en daarin wordt volgend onderscheid gemaakt:

-       Jeugdwerkinitiatieven die eigenaar zijn van de grond en/of het lokaal of een gebruiksrecht van minstens 15 jaar kunnen aantonen, hebben recht op de maximale subsidie;

-       Jeugdwerkinitiatieven die een huurcontract van 9 jaar beschikken, hebben recht op een subsidie van maximaal € 50.000.

           

De aanvraag van de subsidie gebeurt via een uitgebreide aanvraag. Deze omvat minimum volgende bijlagen:

-       Een eigendomsattest van het lokaal, gebruiksovereenkomst van minstens 15 jaar of huurcontract van 9 jaar;

-       De statuten van de vzw;

-       De laatst neergelegde jaarrekening en balans van de vzw;

-       Bouwvergunning voor de werken indien van toepassing;

-       De plannen van de uit te voeren werken;

-       Een gedetailleerde raming van de uit te voeren werken;

-       Een gedetailleerde planning van de uit te voeren werken;

-       Alle aankoopbewijzen van klein materiaal en prestaties;

-       Minimum drie offertes van leveranciers of aannemers voor aankopen of werken groter dan € 1.000;

-       Alle facturen op naam van de vereniging. Deze moeten ten laatste een jaar na de beslissing van de toekenning of voor de toekenning van een volgende schijf ingediend zijn bij de jeugddienst.

 

De beoordeling van de aanvraag gebeurt door de bouwcommissie. Een aanvraag wordt alleen aanvaard als alle reeds toegekende infrastructuursubsidies volledig verantwoord zijn. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidie, na advies van de jeugdraad. 

 

De uitbetaling van de subsidie gebeurt in meerdere schijven, m.n.:

-       50% van het toegekende subsidiebedrag wordt uitbetaald na goedkeuring van de aanvraag;

-       Een tweede schijf van 40% wordt uitbetaald na volledige verantwoording van de eerste schijf;

-       De resterende 10% wordt uitbetaald op het moment dat alle verantwoordingsstukken ingediend zijn.

 

Artikel 34: Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar op en in te dienen bij de jeugddienst en moet gebeuren voor 31 oktober.

 

Artikel 35: Elk jeugdwerkinitiatief dat een infrastructuursubsidie aanvraagt zal 25% op het moment van de aanvraag moeten kunnen aantonen over voldoende financiële middelen te beschikken om 25% van de kosten te dragen.

 

Artikel 36: De stad Ninove behoudt zich het recht voor controle uit te voeren op de bouwwerf en de facturen te toetsen aan de werk- en financiële planning.

 

Artikel 37: Voor de aankoop van roerende brandbestrijdingsmiddelen (o.a. brandblussers, branddekens) kan jaarlijks door de jeugdraad een gecentraliseerde marktbevraging georganiseerd worden. Daarvoor dient door de jeugdraad aan minstens drie leveranciers prijs gevraagd te worden. Voor het periodisch onderhoud van deze brandbestrijdingsmiddelen dient geen marktbevraging georganiseerd te worden. Het onderhoud gebeurt door de firma die de brandbestrijdingsmiddelen heeft geleverd.

De subsidie voor de aankoop van roerende brandbestrijdingsmiddelen wordt betaald aan de jeugdraad op basis van de voorlegging van de factuur.

 

7. RENTELOZE LENING JEUGDWERKLOKALEN

 

Artikel 38: Het is verplicht om een omkaderende vzw te hebben of op te richten om recht te hebben op een renteloze lening.

 

Artikel 39: Het maximaal te ontlenen bedrag per jeugdwerkinitiatief in functie van werken aan de jeugdwerkinfrastructuur, bedraagt € 75.000 per lokaal.

 

Artikel 40: De maximaal toegestane terugbetalingstermijn is 20 jaar, maar kan nooit langer zijn dan het huurcontract of de gebruiksovereenkomst voor het jeugdwerklokaal waarvoor de lening afgesloten wordt.

           

De terugbetaling gebeurt door jaarlijkse aflossingen (J). Dit bedrag is gelijk aan het ontleende bedrag (RL), gedeeld door het aantal jaren waarbinnen de lening afgelost wordt (T).

 

RL

J =             

T

 

Ter verduidelijking: een bedrag van € 75.000 (RL) dat binnen een periode van 15 jaar (T) afgelost wordt, betekent een jaarlijkse aflossing van € 5.000 (J)

           

Artikel 41: Een renteloze lening voor jeugdwerkinfrastructuur moet aangevraagd worden voor 1 juli van het kalenderjaar voorafgaand aan het jaar waarin de lening opgenomen wordt.

 

Artikel 42: De beoordeling van de aanvraag gebeurt door de bouwcommissie. Deze geeft advies aan het college van burgemeester en schepenen, die een principiële beslissing neemt over de toekenning.

 

Artikel 43: Na goedkeuring van het gemeentebudget zal de gemeenteraad in het jaar waarin de lening opgenomen wordt, het bedrag vastleggen van het te ontlenen bedrag en zal hiertoe een leningsovereenkomst goedkeuren.

 

Artikel 44: De aflossing gebeurt vanaf het kalenderjaar volgend op het jaar waarin de lening werd toegekend en een eerste schijf werd uitbetaald, ten laatste op de vervaldag. Deze vervaldag wordt vastgelegd op de dag waarop de leningsovereenkomst werd goedgekeurd door de gemeenteraad.

Ter verduidelijking: de leningsovereenkomst wordt goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 november 2015. De eerste aflossing moet ten laatste op 25 november 2016 gebeurd zijn.

 

Artikel 45: De vereniging zal bij aanvraag van een renteloze lening, door ondertekening van de leningsovereenkomst, zich akkoord verklaren dat de stad een hypotheek afsluit op de grond of het lokaal, als waarborg voor de gestelde lening. De kosten die hieraan verbonden zijn, zijn ook ten laste van de aanvragende vereniging.

 

                 Deze hypotheek kan nooit hoger zijn dan het ontleende bedrag.

 

Artikel 46: De uitbetaling van de renteloze lening gebeurt in meerdere schijven, m.n.:

-       50% van het toegekende subsidiebedrag wordt uitbetaald na goedkeuring van de leningsovereenkomst;

-       Een tweede schijf van 40% wordt uitbetaald na volledige verantwoording van de eerste schijf en indien voldaan werd aan alle aflossingen;

-       De resterende 10% wordt uitbetaald na volledige verantwoording van de tweede schijf en indien voldaan werd aan alle aflossingen.

 

Voor de uitbetaling van de eerste schijf moeten de werken of aankoop waarvoor de aanvraag ingediend werd moeten opgestart zijn in het vooropgestelde jaar waarin de lening opgenomen zou worden. Zo niet vervalt de aanvraag.

 

8. HUURSUBSIDIE

 

Artikel 47: Een toelage wordt toegekend voor huurlast. Deze bedraagt 50% van de huurprijs, te bewijzen aan de hand van een huurcontract.

 

9. KAMPVERVOERSUBSIDIE

 

Artikel 48: Voorwaarden kampvervoersubsidie

 

§ 1  Criteria m.b.t.  kampwerking:

  • De kampwerking wordt georganiseerd tijdens de schoolvakanties. De vereniging kan ook 1 of meerdere kampen organiseren tijdens eenzelfde vakantieperiode of verspreid over verschillende vakanties, die allen gecentraliseerd worden binnen dezelfde aanvraag;
  • Het betreft een meerdaags verblijf in een infrastructuur die voldoet aan alle wettelijke voorwaarden inzake kamphuizen of tentenkampen;
  • Er zijn minimum 15 deelnemers en de minimale verblijfsduur omvat 6 opeenvolgende overnachtingen. De voor- en nawacht van een kamp mag niet meegerekend worden in de verblijfsduur. Het gaat ook telkens over overnachtingen op dezelfde plaats.
  • De kampwerking gebeurt onder begeleiding. De hoofdverantwoordelijke(n) moet(en) ten minste 18 jaar oud zijn en tijdens de hele duur van de jeugdvakantie aanwezig zijn. Per 15 deelnemers dient ten minste 1 (gekwalificeerde) begeleider ter beschikking te zijn tijdens de hele duur van de jeugdvakantie.
  • Het kamp wordt georganiseerd binnen de missie en doelstellingen van het jeugdwerk en is gericht op de algemene ontplooiing van de deelnemers.
  • Jeugdvakanties die in het eigen lokaal of in Ninove georganiseerd worden, komen niet in aanmerking voor subsidiëring.
  • Indien jeugdverenigingen er voor kiezen om een gezamenlijk kamp te organiseren op eenzelfde kamplocatie wordt dit beschouwd als 1 kamp.

 

§ 2 Criteria m.b.t.  kampvervoerregeling:

  • Het vervoer wordt beperkt tot het Belgisch grondgebied. Voor de bewegingen van wie de kampplaats zich in het buitenland situeert, zal in de berekening van de subsidie enkel rekening gehouden worden met de afstand tot aan de Belgische grens, op basis van de kortste route volgens een routeplanner.
  • De jeugdbewegingen die gebruik maken van een of meer huurvrachtwagen(s) zorgen zelf voor een chauffeur (en diens verzekering), die in het bezit is van een geldig rijbewijs. Het vervoer gebeurt in dat geval ook op eigen risico en voor eigen rekening van de vereniging. Het contract van de verhuur wordt rechtstreeks met de vereniging gesloten, waardoor ze aansprakelijk is voor alle kosten van eventuele overtredingen, mogelijke schade aan het gehuurde voertuig of zijn lading en andere mogelijke kosten;

 

Artikel 49: Berekening van de toelage

De toelage wordt als volgt berekend:

  • een forfaitaire deel (1) van € 200,00 per kamp;
  • een variabel deel dat bepaald wordt op basis van de afstand tot de kampplaats (2) en het aantal leden op kamp (3);

 

Het stadsbestuur maakt jaarlijks een bedrag vrij van € 10.000,00 voor de kampsubsidie.

Dit bedrag wordt verminderd met het totaal van het forfaitair deel (1) en van het restbudget wordt 50% verdeeld op basis van het aantal kilometers van het eigen jeugdlokaal tot het kampplaatsadres (2) en 50% op basis van het aantal deelnemende leden aan het kamp (3).

 

Artikel 50: Aanvraagprocedure en verantwoording

De jeugdverenigingen dienen een aanvraag in, samen met de aanvraag voor werkingssubsidies, elk jaar voor 31 oktober, bij de jeugddienst, via het daarvoor bestemde aanvraagformulier.

Ter verantwoording moet elke aanvragende vereniging het bewijs leveren van de kampplaats en het aantal deelnemende leden.

 

10. BETALINGSWIJZE VAN DE SUBSIDIES

 

Artikel 51: Alle aanvragen voor subsidie worden geëvalueerd en geadviseerd door het dagelijks bestuur en/of de algemene vergadering van de stedelijke jeugdraad en voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de beslissing neemt.

 

Artikel 52: Alle subsidies worden uitbetaald binnen de perken van de kredieten die jaarlijks voorzien zijn binnen het budget van de stad.

 

Artikel 53: De basistoelage, huur-, werkings- en kampvervoersubsidies zullen ten laatste in de maand december van het jaar van de aanvraag uitbetaald worden.

Voor de infrastructuursubsidie en renteloze lening voor jeugdwerkinfrastructuur en de projectsubsidie zal het toegekende bedrag uitbetaald worden volgens de voorwaarden omschreven in de specifieke artikels van dit subsidiereglement.

Kadervormingssubsidies worden tweemaal per jaar uitbetaald, nl. ten laatste in de maand augustus voor alle aanvragen van het voorjaar en ten laatste in de maand december voor alle aanvragen van het najaar.

 

Artikel 54: Bij fraude zal de meerderjarige aanvrager of aanvragers hoofdelijk verantwoordelijk gesteld worden. Alle middelen die de stad Ninove gederfd heeft door deze fraude kunnen gerecupereerd worden.

 

Artikel 55: Voor elke betwisting omtrent de toepassing van dit reglement legt de jeugdraad een voorstel van oplossing van het geschil voor aan het college van burgemeester en schepenen dat een definitieve beslissing neemt.

 

11. OVERGANGSMAATREGELEN

 

Artikel 56: Alle reeds verkregen subsidie voor de inwerkingtreding van dit reglement worden mee in rekening gebracht.

 

Artikel 57: Voor het eerste jaar dat dit reglement van kracht is, gelden geen van de opgegeven aanvraagdata.

 

 

Artikel 2

 

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2016 na bekendmaking op de gemeentelijke website.

 

 


Contact informatie