GR20150521 Punt 16. Ontwikkelingssamenwerking - subsidiereglement (datum van publicatie 15/05/2015)

Gelet op het gemeentedecreet;

Gelet op de wet van 13 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;

Gelet op het kaderdecreet van 22 juni 2007 inzake ontwikkelingssamenwerking;

Gelet op het ministerieel besluit van 23 mei 2014 betreffende de toekenning van een subsidie in het kader van het impulsbeleid gemeentelijke ontwikkelingssamenwerking aan de stad Ninove;

Overwegende dat de stad over Vlaamse subsidies beschikt voor ontwikkelingssamenwerking op basis van het meerjarenplan dat door de Vlaamse overheid goedgekeurd werd;

Overwegende dat de stad in het meerjarenplan in het luik ontwikkelingssamenwerking actie 3/11/1/5 opneemt, namelijk een subsidiereglement uitwerken voor de ondersteuning van Ninoofse Noord-Zuidinitiatieven, met het oog op capaciteitsopbouw;

Overwegende dat het een bewijs van goed bestuur is dat de stad de aanwending van de subsidies en toelagen die zij verleent grondig en op een eerlijke en billijke manier controleert;

Gelet op het positief advies van de gemeentelijke adviesraad voor ontwikkelingssamenwerking betreffende het voorstel tot subsidiereglement;

Beslist,

met 24 ja-stemmen (Dirk Vanderpoorten, Michel Casteur, Katie Coppens, Veerle Cosyns, Tania De Jonge, Henri Evenepoel, Wouter Vande Winkel, Paul De Schepper, Marc Torrekens, Lieven Meert, Freddy Van Eeckhout, Jacques Timmermans, Rudy Corijn, Jannick Violon, Octaaf Van Ongeval, Corinne Vanbelle, Alain Triest, Antoine Van Melkebeek, Stijn Vermassen, Joost Arents, Maria Keymolen, Kurt Van Den Driessche, Misja De Ridder, Bruno Van Der Haeghen)

9 nee-stemmen (Guy D'haeseleer, Ilse Malfroot, Stania Van Loo, Femke D'Hondt, Marc Plancke, Veerle Vanderpoorten, Gerd Rassaerts, Levi Verberckmoes, Hedwig Steenhout)

Enig artikel

Het subsidiereglement voor ontwikkelingssamenwerking wordt goedgekeurd. 

HOOFDSTUK I - ALGEMENE BEPALINGEN

Art.1: Omschrijving

De stad Ninove voorziet jaarlijks een budget voor subsidies op het vlak van ontwikkelingssamenwerking. Met deze subsidies wil de stad organisaties, projecten of activiteiten ondersteunen die bijdragen tot het behalen van de “Doelstellingen voor Duurzame Ontwikkeling, ofwel Sustainable Development Goals (SDG’s)” van de Verenigde Naties. Deze SDG’s moeten de Millenniumdoelstellingen opvolgen na 2015. De nieuwe doelstellingen moeten de komende vijftien jaar de leidraad vormen voor wereldwijde inspanningen rond armoedebestrijding, onderwijs, milieubescherming, de aanpak van ongelijkheid en andere thema’s.

Daarnaast is de stad ook voorstander van het sensibiliseren, informeren en bewustmaken van de Ninoofse bevolking inzake Noord-Zuidthema’s.

Art.2: Wie komt in aanmerking voor een subsidie?

Een natuurlijk persoon, een rechtspersoon, een feitelijke vereniging en een plaatselijke afdeling van een organisatie die werkzaam is in Vlaanderen en/of België kunnen een aanvraag indienen. De natuurlijke persoon moet woonachtig zijn in Ninove. De rechtspersoon moet de maatschappelijke zetel op het grondgebied van Ninove hebben. De rechtspersoon zonder maatschappelijke zetel op het grondgebied van Ninove, maar met een aantoonbare werking in Ninove komt eveneens in aanmerking. De feitelijke vereniging moet een actieve werking binnen Ninove kunnen aantonen of minstens 2/3 van de leden van de vereniging moeten woonachtig zijn in Ninove. De organisatie moet een lokale werking in Ninove hebben.

Deze natuurlijke persoon, rechtspersoon, feitelijke vereniging of organisatie zijn actief binnen de Noord-Zuidproblematiek. Bovendien dienen de activiteiten of projecten waarvoor ze een subsidie aanvragen een link te hebben met een ontwikkelingsland dat voorkomt op de meest actuele lijst van het Comité voor Ontwikkelingssamenwerking van de OESO (de zogenaamde DAC-lijst) ofwel te behoren tot de meest actuele lijst van officiële partnerlanden van de Belgische ontwikkelingssamenwerking.

Politieke partijen komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

Een natuurlijk persoon, een rechtspersoon, een feitelijke vereniging of een plaatselijke afdeling van een organisatie die werkzaam is in Vlaanderen en/of België en wordt uitgesloten, kan de weigering aanvechten en vragen gehoord te worden door het CBS. Het college deelt haar gemotiveerde beslissing mee aan de aanvrager binnen een termijn van 3 maanden.

Art.3: Welke activiteiten of projecten komen in aanmerking voor een subsidie?

Elke aanvraag tot subsidie voor ontwikkelingssamenwerking moet voldoen aan de voorwaarde dat het gaat om een project dat bijdraagt tot het behalen van of het sensibiliseren over minstens één van de  Doelstellingen voor Duurzame Ontwikkeling, ofwel Sustainable Development Goals (SDG’s)” van de Verenigde Naties.Deze doelstellingen zijn uitgebreid terug te vinden in de bijlage. 

De specifieke voorwaarden per subsidie zijn terug te vinden onder werkingssubsidies (Hoofdstuk II), projectsubsidies voor het Zuiden (Hoofdstuk III), projectsubsidies voor het Noorden (Hoofdstuk IV) en subsidies voor uitwisselingsprojecten, stages, vrijwilligerswerk of inleefreizen (Hoofdstuk V). 

De volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor subsidiëring:

• Privéaangelegenheden (enkel voor eigen leden);
• Activiteiten met een louter commerciële doelstelling;
• Activiteiten die louter gericht zijn op fondsenwerving.

Art.4: Aanvraagprocedure

Elke aanvraag tot subsidie voor ontwikkelingssamenwerking gebeurt schriftelijk aan het college van burgemeester en schepenen door middel van het desbetreffende aanvraagformulier en de bijbehorende gevraagde documenten.

De gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking (GROS) of het dagelijks bestuur van de GROS stelt een advies op voor het college van burgemeester en schepenen op basis van de aanvraag. Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het advies van de GROS en beslist over de aanvraag. Wanneer het advies van de GROS niet wordt gevolgd, wordt de beslissing gemotiveerd.

De stad betaalt de toegekende projectsubsidie uit op het bankrekeningnummer dat is meegedeeld door de aanvrager op het aanvraagformulier na het afleveren van een inhoudelijk en financieel verslag. 

Art.5: Verdeelsleutel

De stad Ninove voorziet jaarlijks een budget voor subsidies op het vlak van ontwikkelingssamenwerking. Dit budget wordt als volgt verdeeld onder de verschillende soorten subsidies:

• Voor werkingssubsidies: maximaal 15% van het totale budget
• Voor projectsubsidies in het Zuiden: maximaal 50% van het totale budget
• Voor projectsubsidies in het Noorden: maximaal 25% van het totale budget
• Voor subsidies voor uitwisselingsprojecten, stages, vrijwilligerswerk of inleefreizen: maximaal 10% van het totale budget

Het resterende bedrag van de subsidies wordt op het einde van het jaar geschonken aan een organisatie die zich inzet voor ontwikkelingssamenwerking, gekozen door de GROS.

HOOFDSTUK II – WERKINGSSUBSIDIES

Art.6: Wanneer wordt een werkingssubsidie aangevraagd?

De aanvraag voor een werkingssubsidie voor het voorbije boekjaar kan eenmaal per jaar ingediend worden door rechtspersonen, verenigingen of organisaties. Natuurlijke personen worden hiervoor uitgesloten. De werkingssubsidies mogen niet worden aangewend voor vergoeding van geleverde prestaties, wel voor verplichte verzekeringen e.d. De aanvraag dient te gebeuren tussen 1 maart en 1 april.

Bij de aanvraag voegt de aanvrager de volgende stukken:

• Een gedetailleerde voorstelling van de aanvrager met daarin alle informatie die in het aanvraagformulier voor werkingssubsidies wordt gevraagd
• Het meest recente jaarverslag van de aanvrager
• Een financieel verslag zoals gevraagd in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen;

Binnen de drie maanden na de uiterste indiendatum beslist het college van burgemeester en schepenen op advies van de GROS over de aanvraag.

Art.7: Ontvankelijkheids- en toekenningsvoorwaarden

De verschillende criteria voor het toekennen van een werkingssubsidie zijn:

• Lid zijn van de GROS
• Informatie over de vereniging en haar activiteiten verspreiden via verschillende kanalen in Ninove
• Een actieve Noord-of Zuidwerking hebben

Art.8: Bedrag en uitbetaling van de werkingssubsidie

De stad betaalt de toegekende werkingssubsidie ten laatste drie maanden na de goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen uit op het bankrekeningnummer dat door de aanvrager op het aanvraagformulier is meegedeeld. 

Een organisatie kan aanspraak maken op maximum € 100,00 werkingsmiddelen per jaar.

Een uitzondering wordt gemaakt voor de lokale Oxfam-Wereldwinkel en het Dokter Hemerijckxcomité. Wegens de reguliere werking van de Oxfam-Wereldwinkel en de historische verbondenheid van de stad met het werk van dokter Hemerijckx, ontvangen zij jaarlijks een nominatieve subsidie van € 750,00. 

HOOFDSTUK III – PROJECTSUBSIDIES VOOR HET ZUIDEN

Art.9: Wanneer wordt een projectsubsidie voor het Zuiden aangevraagd?

Een aanvraag voor een projectsubsidie voor het Zuiden kan eenmaal per jaar ingediend worden tussen 1 maart en 1 april. 

Bij de aanvraag voegt de aanvrager de volgende stukken:

• De voorstelling van het project
• De begroting van het project, exclusief reis- en hotelkosten evenals andere kosten die niet rechtstreeks bijdragen tot het succesvol voltooien van het project
• De motivatie voor het project
• Het meest recente jaarverslag van de aanvrager
• Een financieel verslag zoals gevraagd in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

Binnen de drie maanden na de uiterste indiendatum beslist het college van burgemeester en schepenen op advies van de GROS over de aanvraag.

Art.10: Ontvankelijkheids- en toekenningsvoorwaarden

De verschillende criteria voor het toekennen van projectsubsidies voor het Zuiden zijn:

• Lid zijn van de GROS
• Informatie over de aanvrager en het project verspreiden via verschillende kanalen die toegankelijk zijn voor de bewoners van Ninove
• Zorgen voor minstens één infomoment over het project voor de Ninoofse bevolking

Art.11: Bedrag en uitbetaling van de subsidie

De stad betaalt het saldo van de toegekende projectsubsidie voor het Zuiden ten laatste drie maanden na het einde van het project uit op het bankrekeningnummer dat door de aanvrager op het aanvraagformulier is meegedeeld. Het einde van het project blijkt uit een inhoudelijk verslag en een financieel overzicht,  aangevuld met de vereiste verantwoordingsstukken (zie artikel 9), dat door de aanvrager aan de stad wordt bezorgd.

De uitbetaalde subsidie bedraagt maximum 80% van de totale, door middel van facturen en kostennota’s bewezen kosten voor het project. Er kan maximaal € 2000,00 subsidie per project verkregen worden. De stad behoudt zich het recht toe kosten uit te sluiten die geen rechtstreekse meerwaarde betekenen voor het doel van het project.

Art.12: Hoe volgt de stad een toegekende projectsubsidie op?

De afgevaardigden van de stad hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies om na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het project waarvoor ze werd toegekend.

De aanvrager vermeldt het logo van de stad op alle promotiemateriaal.

HOOFDSTUK IV - PROJECTSUBSIDIES VOOR HET NOORDEN

Art.13: Wanneer wordt een projectsubsidie voor het Noorden aangevraagd?

Een aanvraag voor een (sensibiliserend) project in het Noorden kan het hele jaar door ingediend worden.

Bij de aanvraag voegt de aanvrager de volgende stukken:

• De voorstelling van het project
• De begroting van het project
• De motivatie voor het project
• Het meest recente jaarverslag van de aanvrager
• Een financieel verslag zoals gevraagd in de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen

Binnen de drie maanden na de indiendatum beslist het college van burgemeester en schepenen over de aanvraag.  Voor een project tot een bedrag van € 250,00 beslist het college van burgemeester en schepenen na een advies van het dagelijks bestuur van de GROS. Voor een project van meer dan € 250,00 beslist het college van burgemeester en schepenen na een advies van de GROS. 

Art.14: Ontvankelijkheids- en toekenningsvoorwaarden

De verschillende criteria voor het toekennen van projectsubsidies voor het Noorden zijn:

-      Informatie over het project moet verspreid worden via verschillende kanalen die toegankelijk zijn voor de bewoners van Ninove

-      Het informerende of sensibiliserende aspect van de activiteit moet centraal staan

-      De sensibiliserende activiteiten moeten toegankelijk zijn voor de doelgroep die in de aanvraag wordt benoemd. 

Art.15: Bedrag en uitbetaling van de subsidie

De stad betaalt de toegekende projectsubsidie voor het Noorden ten laatste drie maanden na het einde van het project uit op het bankrekeningnummer dat door de aanvrager op het aanvraagformulier is meegedeeld. Het einde van het project blijkt uit een inhoudelijk verslag en een financieel overzicht,  aangevuld met de vereiste verantwoordingsstukken (zie artikel 13), dat door de aanvrager aan de stad wordt bezorgd.

De uitbetaalde subsidie bedraagt maximum 80% van de totale, door middel van facturen en kostennota’s bewezen kosten voor het project. Er kan maximaal € 850,00 per sensibiliserend project verkregen worden.

Art.16: Hoe volgt de stad een toegekende projectsubsidie op?

De afgevaardigden van de stad hebben steeds toegang tot alle informatie betreffende de subsidies om na te gaan of de verleende subsidie werd aangewend voor het project waarvoor ze werd toegekend.

De aanvrager vermeldt het logo van de stad op alle promotiemateriaal.

HOOFDSTUK V – UITWISSELINGSPROJECTEN, STAGES, VRIJWILLIGERSWERK EN INLEEFREIZEN

Art.17: Wanneer wordt een subsidie aangevraagd?

-      Een aanvraag voor een uitwisselingsproject, stage, vrijwilligerswerk of inleefreis wordt ingediend minstens twee maanden vooraleer de stagiair/ontwikkelingswerker/vrijwilliger het project start.

-      Bij de aanvraag voegt de aanvrager de volgende stukken:

• De voorstelling van het project
• De specifieke vermelding van zijn/haar opdracht binnen het project
• De motivatie tot participatie aan het project
• Een bewijs van inschrijving in het bevolkingsregister van Ninove

-      Binnen de drie maanden na de indiendatum beslist het college van burgemeester en schepenen over de aanvraag na een advies van het dagelijks bestuur van de GROS.

Art.18: Ontvankelijkheids- en toekenningsvoorwaarden

-      Het project, de stage, het vrijwilligerswerk of de inleefreis wordt georganiseerd door een door de Belgische overheid erkende niet-gouvernementele organisatie voor ontwikkelingssamenwerking of kadert in een internationaal programma van een door de Vlaamse overheid erkende socioculturele vereniging of wordt georganiseerd in het kader van een onderwijs- of beroepsopleiding door een erkende onderwijsinstelling of opleidingsinstituut.

-      Het project, de stage, het vrijwilligerswerk of de inleefreis vindt plaats in een ontwikkelingsland, waarvan sprake in artikel 2.

-      De duur van het project, de stage, het vrijwilligerswerk of de inleefreis bedraagt minstens drie opeenvolgende weken.

-      De aanvrager verbindt zich ertoe om bij terugkomst in België de GROS te informeren over het project.

-      Enkel natuurlijke personen kunnen een subsidieaanvraag indienen.

Art.19: Bedrag en uitbetaling van de subsidie

De stad betaalt de aanvrager een bedrag van maximaal € 150,00 voor een project, stage,  vrijwilligerswerk of inleefreis van drie weken tot 3 maanden en een bedrag van maximum € 300,00  voor een project, stage, vrijwilligerswerk of inleefreis die langer duurt dan drie maanden. De uitbetaling gebeurt na ontvangst van een attest vanwege de instantie (zie artikel 18) voor wie de aanvrager zich engageert. Uit dit attest blijkt dat de aanvrager zich verbonden heeft aan een project dat kadert binnen de ontwikkelingssamenwerking en dit engagement zal nakomen.

HOOFDSTUK V - SLOTBEPALINGEN

Art.20: Terugvordering van de subsidies

Indien blijkt dat de aanvrager van een subsidie onjuiste gegevens verstrekte of een of meer voorwaarden van dit subsidiereglement niet heeft nageleefd, dan kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om een reeds toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk niet uit te betalen of een reeds uitbetaalde subsidie terug te vorderen. Bovendien kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om een aanvrager van toekomstige subsidiëring uit te sluiten.

In volgende gevallen is de aanvrager verplicht de subsidie geheel of gedeeltelijk terug te betalen:

-      Indien niet voldaan werd aan de ontvankelijkheids- en toekenningsvoorwaarden;

-      Indien de subsidie niet aangewend werd voor het doel waarvoor zij werd toegekend;

-      Indien de gevraagde verantwoordingsstukken niet, niet tijdig of niet correct voorgelegd werden;

-      Indien na controle blijkt dat het project of de activiteit een dubbele financiering vanwege het stadsbestuur heeft ontvangen;

-      Indien de subsidie werd bekomen door het opgeven van onjuiste informatie;

-      Indien blijkt dat er in totaal meer subsidies werden bekomen dan de totale kost van het project.

Art.21: Overgangsmaatregelen voor 2015

Voor het kalenderjaar 2015 worden de volgende overgangsmaatregelen voorgesteld:

-      Voor de aanvraag van werkingssubsidies wordt de aanvraagperiode verschoven van 1 maart tot 1 april naar een periode tussen 15 augustus en 15 september.

-      Voor de aanvraag van projectsubsidies wordt de aanvraagperiode verschoven van 1 maart tot 1 april naar een periode tussen 15 augustus en 15 september.

Voor de andere soorten subsidies blijft alles ongewijzigd.

Art.22

Het college van burgemeester en schepenen beslist over alle aanvragen, het advies van de GROS in overweging nemend. Het college van burgemeester en schepenen beslist daarnaast over alle aanvragen die niet voorzien zijn in dit reglement.

Art.23

Dit reglement treedt in werking na goedkeuring door de gemeenteraad.

Bijlage 1

De meest recente DAC-lijst van de OECD

Bijlage 2

Doelstellingen voor duurzame ontwikkeling van de Verenigde Naties

Bijlage 3

Aanvraagformulier werkingssubsidies

Bijlage 4

Aanvraagformulier projecten voor het Zuiden/Noorden

Bijlage 5

Aanvraagformulier uitwisselingsprojecten, stages, vrijwilligerswerk en inleefreizen