GR20150423 Punt 6. Financiële dienst - vaststellen van de voorwaarden voor het ter beschikking stellen van kasprovisies en innen van geringe dagontvangsten (datum van publicatie 12/05/2015)
Gelet op het gemeentedecreet;
Gelet op het raadsbesluit van 24 februari 2000 houdende reglement voor ambtenaren belast met de inning van ontvangsten van geleden en/of geldwaarden;
Overwegende dat artikel 162 §1 van het gemeentedecreet bepaalt dat de secretaris, na advies van de financieel beheerder, kan beslissen om aan sommige personeelsleden een provisie ter beschikking te stellen om de betaling mogelijk te maken van geringe exploitatie-uitgaven van het dagelijks bestuur die zonder uitstel of onmiddellijk moeten worden gedaan voor de goede werking van de dienst;
Overwegende dat artikel 162 §2 van het gemeentedecreet bepaalt dat de secretaris, na advies van de financieel beheerder, onder zijn/haar verantwoordelijkheid bepaalde personeelsleden van de gemeente die onder zijn/haar gezag staan, kan belasten met de inning van geringe dagontvangsten;
Overwegende dat artikel 162 §4 stelt dat de gemeenteraad hiertoe de voorwaarden bepaalt;
Overwegende dat het voor sommige geringe exploitatie-uitgaven van dagelijks bestuur niet mogelijk is de normale uitgavenprocedure te volgen, aangezien deze uitgaven onmiddellijk moeten vereffend worden en of omdat door de leverancier of dienstverlener geen factuur kan worden uitgereikt;
Overwegende dat het innen van geringe dagontvangsten bijdraagt tot een efficiëntere werking van de diensten;
Overwegende dat het passend is het raadsbesluit van 24 februari 2000 op te heffen;
Beslist,
met éénparigheid van stemmen
Hoofdstuk I - Kasprovisie
Artikel 1
De secretaris kan onder volgende voorwaarden, na advies van de financieel beheerder, overgaan tot het ter beschikking stellen van een kasprovisie aan bepaalde personeelsleden.
Artikel 2
Deze kasprovisie kan ter beschikking gesteld worden voor:
- diverse kleine uitgaven voor de stadsdiensten
- betaling van overschrijvingskosten van notariële akten en het aanvragen van hypothecaire getuigschriften en OVAM-attesten
Deze opsomming is niet limitatief.
Artikel 3
De aangestelde personeelsleden zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de kasprovisie die ter beschikking is gesteld door de secretaris. De personeelsleden die over een kasprovisie beschikken houden een kasblad bij opgemaakt volgens onderrichtingen van de financieel beheerder. De aanzuivering van de kasprovisies gebeurt giraal of chartaal en op basis van bewijsstukken; deze aanzuivering is een betaling die onder de normale uitgaven valt. De uitgaven betaald met kasprovisie worden pas opgenomen in de boekhouding op het ogenblik dat de provisiehouder de wedersamenstelling van zijn provisie vraagt.
Artikel 4
De financieel beheerder verifieert minstens één maal per jaar, op een tijdstip vrij door hem te kiezen, de geldvoorraad van de personeelsleden die beschikken over een kasprovisie.
Hoofdstuk II – Geringe dagontvangsten
Artikel 1
De secretaris kan, na advies van de financieel beheerder, onder zijn/haar verantwoordelijkheid bepaalde personeelsleden van de gemeente die onder zijn/haar gezag staan, belasten met de inning van geringe dagontvangsten.
Artikel 2
De secretaris duidt per dienst één persoon aan als verantwoordelijke voor de uitvoering van dit reglement. Tijdens zijn/haar vakantie- of ziekteverlof duidt de verantwoordelijke een vervanger aan en meldt dit schriftelijk aan de secretaris.
Artikel 3
Buiten de diensturen en ook tijdens de diensturen indien geen personeel in de dienst aanwezig is, moet de kas zich achter slot bevinden. De verantwoordelijke bewaart de sleutel.
Artikel 4
De financieel beheerder geeft schriftelijk onderrichtingen aangaande frequentie en wijze van storting van de ontvangen gelden in de stadskas. De doorstortingen gebeuren op de laatste werkdag van elke week, indien voor de collectering van de betrokken dagontvangsten een bankrekening bestaat die daartoe specifiek bestemd is. De doorstortingen gebeuren op de voorlaatste werkdag van elke week, indien voor de collectering van de betrokken dagontvangsten geen bankrekening bestaat die daartoe specifiek bestemd is en de dagontvangsten worden afgegeven aan de dienst financiën.
Artikel 5
Er worden geen cheques aanvaard.
Artikel 6
Het is niet toegelaten om met gemeentegelden uitgaven te verrichten of leningen toe te staan.
Artikel 7
De aangeduide verantwoordelijke houdt toezicht op de veilige bewaring van de gelden en op de geregelde doorstorting in de stadskas van de ontvangen gelden. Hij/zij brengt er de secretaris en de financieel beheerder schriftelijk van op de hoogte indien een veilige bewaring in het gedrang komt en doet tegelijkertijd voorstellen om de veiligheid te verhogen.
Artikel 8
Bij de doorstorting in de stadskas worden de nodige verantwoordingsstukken gevoegd in samenspraak met de financieel beheerder.
Artikel 9
Aan het einde van elke werkdag wordt de loketkas gemaakt.
Artikel 10
Elk vastgesteld kasverschil moet onmiddellijk en schriftelijk aan de secretaris en aan de financieel beheerder worden gemeld. Bij vastgestelde diefstal is bovendien een onmiddellijk aangifte bij de politie verplicht.
Artikel 11
Bij zware fouten, bedrog of kennelijk grove nalatigheden kunnen de aangeduide verantwoordelijken burgerlijk aansprakelijk worden gesteld voor de kastekorten. Het stadsbestuur kan een regresvordering instellen tegen de aangeduide verantwoordelijken. In die gevallen zal de gemeenteraad vaststellen of de verantwoordelijke financieel aansprakelijk dient te worden gesteld en voor welk bedrag.
Artikel 12
Het raadsbesluit van 24 februari 2000 houdende reglement voor ambtenaren belast met de inning van ontvangsten van gelden en/of geldwaarden wordt opgeheven.
Artikel 13
Dit besluit wordt meegedeeld op de toezichtslijst die binnen de 20 dagen na deze zitting wordt verzonden naar de provinciegouverneur (artikel 252 van het gemeentedecreet).
Contact informatie
Secretariaat
Stadhuis - site Centrumlaan
Centrumlaan 100
9400 NinoveOpeningsuren
- Vandaag gesloten
- Morgen gesloten
