GR20140619 punt 33: jeugd - Goedkeuring aanpassing subsidiereglement jeugd
De raad
Gelet op het gemeentedecreet;
Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op het decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en de stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid;
Gelet op de uitvoeringsbesluiten van de Vlaamse regering van bovenvermeld decreet;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2013 houdende goedkeuring van het meerjarenplan 2014-2019;
Gelet op de doelstellingen in het meerjarenplan waar onder "Actieplan 1/1/3: Ninove ondersteunt via een doelgericht subsidiebeleid het particulier jeugdwerk zowel voor de eigen werking als voor werken aan de infrastructuur, opleiding begeleiders en voor onderlinge samenwerking" de volgende actie is opgenomen: "Actie 1/1/3/1: alle subsidiereglementen m.b.t. jeugd regelmatig evalueren en zo nodig aanpassen";
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 18 juni 2009 waarbij het subsidiereglement m.b.t. erkende jeugdverenigingen en individuele aanvragers werd goedgekeurd;
Gelet op het besluit van de gemeenteraad van 30 mei 2013 waarbij een bijkomend reglement voor kampsubsidies aan erkende jeugdverenigingen werd goedgekeurd;
Gelet op het exploitatiebudget 2014 waarbij onder AR 649000 – BI 075000 – A 1/1/3/5 subsidies aan verenigingen en individuele aanvragers, ook budget voorzien werd voor de subsidiëring van speelpleinwerkingen;
Overwegende dat voorgesteld wordt om het bestaande subsidiereglement, onderdeel werkingssubsidies, uit te breiden met een extra 'Type D', en de daarbij horende toekenningsvoorwaarden, specifiek voor speelpleinwerkingen toe te voegen;
Overwegende dat het voorstel tot wijziging naast de toevoeging van een aantal artikels ook zorgt dat de daarna volgende artikelnummers gewijzigd moeten worden;
Gelet op het positief advies van de jeugdraad van 27 april 2014;
Gelet op het visum van de financieel beheerder dat wordt verleend;
Beslist,
met éénparigheid van stemmen
Enig artikel
Het subsidiereglement jeugd wordt als volgt aangepast:
Titel I erkenning als jeugdwerkvorm
Art. 1: Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op het gemeentebudget, verleent het college van burgemeester en schepenen subsidies aan de erkende lokale jeugdwerkinitiatieven, als tegemoetkoming in de kosten.
Om erkend te worden als lokaal jeugdwerkinitiatief, moet de aanvrager:
1) voldoen aan de voorwaarden gesteld in art. 2 §3 van het "Decreet van 6 juli 2012 houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid en de bepaling van het provinciaal jeugdbeleid". Met name "sociaal-cultureel werk op basis van niet-commerciële doelen voor of door kinderen en jongeren van drie tot en met dertig jaar, in de vrije tijd, onder educatieve begeleiding en ter bevordering van de algemene en integrale ontwikkeling van de kinderen en jongeren die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dat wordt georganiseerd door jongeren, particuliere jeugdverenigingen, gemeentelijke openbare besturen of de Vlaamse Gemeenschapscommissie";
2) minstens één jaar actief zijn;
3) minstens 20 aangesloten leden hebben;
4) minstens 5 gewone activiteiten per jaar organiseren;
5) zijn hoofdactiviteit ontplooien op Ninoofs grondgebied, in de eerste plaats gericht op de Ninoofse kinderen en/of jongeren;
6) geen commercieel doel nastreven;
7) geen onderafdeling van een andere plaatselijke vereniging of organisatie zijn die reeds erkend is als jeugdwerkvorm;
8) de volgende engagementsverklaring bij de erkenningaanvraag ondertekenen: "De ondergetekenden verbinden er zich toe namens hun vereniging en/of organisatie geregeld overleg te plegen met de aangesloten leden en leiding van de vereniging en/of organisatie over mogelijke ideeën, behoeften en verwachtingen t.a.v. het jeugdbeleid en in een geest van openheid en verdraagzaamheid t.a.v. de Ninoofse samenleving op democratische wijze samen te werken en elke vorm van discriminatie en racisme af te wijzen."
Art. 2: De aanvraag tot erkenning moet schriftelijk ingediend worden bij de jeugddienst vóór 31 oktober van het lopende werkjaar. De aanvraagformulieren kan men verkrijgen bij de jeugddienst. Op eenvoudig verzoek van de aanvrager(s) kunnen deze een vertrouwelijke behandeling van de persoonlijke gegevens in het aanvraagformulier bekomen. Deze vertrouwelijke behandeling houdt in dat enkel de jeugdconsulent inzage krijgt in de persoonlijke gegevens die aan het aanvraagformulier werden toegevoegd (in casu de ledenlijst van de vereniging). Deze persoonlijke gegevens worden bovendien na inzage onmiddellijk terugbezorgd aan de aanvrager.
Art. 3: Indien het college van burgemeester en schepenen de aanvraag tot erkenning van een jeugdwerkvorm aanvaardt, wordt deze jeugdwerkvorm vermeld op de erkenningslijst. Bij vaststelling van inbreuken op art. 1 of indien de vereniging niet langer beantwoordt aan de erkenningvoorwaarden zoals gesteld in art. 1, kan een jeugdwerkvorm van de lijst geschrapt worden.
Toetreding tot de stedelijke jeugdraad staat los van de erkenning als jeugdwerkinitiatief.
Titel II algemene bepalingen
Art. 4: Het werkjaar, waarvoor de subsidies berekend worden, loopt gelijk met het schooljaar (1 september – 31 augustus).
Art. 5: Verklarende begrippen in dit reglement:
- Gewone activiteit: een organisatie van een activiteit binnen de algemene werking voor eigen leden en daarbuiten, die minstens 1 uur en minder dan 8 uur aaneensluitend duurt, met uitzondering van bestuursvergaderingen en activiteiten met specifiek winstgevende activiteiten (bars/eetfestijnen/fuiven).
Elke vereniging die voor een Type A werkingssubsidie kiest, kan maximaal 12 leidingsactiviteiten per jaar inbrengen. Een leidingsactiviteit telt als gewone activiteit en is een activiteit waarop alle leiding is uitgenodigd en waarvoor voorbereidend werk nodig is. Voorbereidende vergaderingen tellen niet mee als leidingsactiviteiten, net zoals winstgevende activiteiten (bars/eetfestijnen/fuiven).
Openingsdagen van, als dusdanig erkende, jeugdhuizen worden wel beschouwd als gewone activiteiten aangezien deze openingsdagen gericht zijn op ontmoeting en overwegende dat jeugdhuizen geen specifiek winstoogmerk hebben op basis van de democratische verkoopsprijzen.
- Dagactiviteit: een activiteit binnen de algemene werking voor eigen leden en daarbuiten die minstens 8 uur aaneensluitend duurt.
- Zomerkamp: alle dagen van een kamp dat tijdens de zomervakantie georganiseerd wordt. Voor- en nakamp wordt niet aanzien als kampdag voor de afdeling "leiding"
- Kampdag: voor alle overige kampen die buiten de zomervakantie vallen worden de dagen gelijkgesteld met dagactiviteit. Opnieuw wordt voor- en nakamp niet aanzien als kampdag voor de afdeling "leiding"
Art. 6: Het dagelijks bestuur kan de beslissing nemen over de toekenning van de subsidies. Indien een aanvraag wordt afgewezen of een subsidie niet wordt toegekend door het dagelijks bestuur kan de aanvrager de aanvraag opnieuw voorleggen aan de algemene vergadering, die een definitief advies geeft. De uiteindelijke toekenning/bekrachtiging van subsidies gebeurt door het college van burgemeester en schepenen.
Art. 7: Op het einde van elke planningsperiode van het jeugdbeleidsplan (JBP) kan het subsidiereglement, na evaluatie met de verschillende betrokken partijen, aangepast worden.
Art. 8: De stedelijke jeugddienst en de jeugdraad zullen instaan voor de uitwerking en het verder begeleiden van de doelstellingen van het stedelijk meerjarenplan.
Art. 9: Elke toegekende subsidie moet de enige belangrijke subsidie van de jeugdwerkvorm zijn, die de kosten vergoedt.
Titel III subsidievormen
Art. 10: Het college van burgemeester en schepenen verleent subsidies en ondersteuning onder volgende vormen:
ü Basistoelage
ü Werkingssubsidie
ü Projectsubsidie
ü Kadervormingssubsidie
ü Infrastructuursubsidie
ü Huursubsidie
ü Kampvervoer
- Basistoelage
Art. 11: Elke erkende jeugdvereniging heeft recht op een forfaitaire basistoelage op naam van € 75,00.
- Werkingssubsidie
Art. 12: De beoordeling voor deze subsidievorm gebeurt op basis van het jaarverslag van het afgelopen werkjaar. Formulieren zijn verkrijgbaar op de jeugddienst en dienen ingediend te worden vóór 1 oktober. Elke vereniging moet bij de subsidieaanvraag de gevraagde documenten toevoegen als bewijs voor het toekennen van de werkingssubsidies (programmaboekjes, uitnodigingen, brevetten, ledenlijsten,…)
Art. 13: Een vereniging die op de erkenningslijst voorkomt, kan de keuze maken tussen vier categorieën:
ü type a
ü type b
ü type c
ü type d
De verdeling van de werkingssubsidies gebeurt voor type A via een puntensysteem zoals beschreven in artikel 15, voor type B via een forfaitaire subsidie zoals beschreven in artikel 14, voor type C via een forfaitaire en variabele subsidie, gekoppeld aan een convenant zoals beschreven in artikel 16 bis en voor type D een forfaitaire en variabele subsidie zoals beschreven in artikel 16 ter.
Art. 14: Verenigingen die kiezen voor het type B kunnen recht hebben op een forfaitaire subsidie van € 500. Om voor deze werkingssubsidie in aanmerking te komen moet de vereniging aan 2 voorwaarden voldoen:
- aan de hand van programmaboekjes, uitnodigingen, reclame e.d. aantonen minstens 35 gewone activiteiten georganiseerd te hebben in de loop van het afgelopen werkjaar;
- bij een nieuwe subsidieaanvraag in het jaar volgend op het werkjaar waarin de forfaitaire werkingssubsidie werd verkregen, dient de vereniging te bewijzen, aan de hand van rekeningen, facturen, loonbrieven e.d., dat deze forfaitaire subsidie integraal besteed werd aan de algemene werking van de vereniging. Dit wil zeggen dat de toegekende subsidie van € 500 niet aan één enkele activiteit of aan een zeer beperkt aantal activiteiten mag besteed worden. Indien de jeugddienst of jeugdraad bij de controle van de subsidieaanvraag vaststelt dat het bedrag niet of onvolledig gebruikt werd om de algemene werking van de vereniging te bekostigen, kan de algemene vergadering bij gewone meerderheid beslissen om de nieuw aangevraagde forfaitaire werkingssubsidie niet toe te kennen. Het college van burgemeester en schepenen zal het niet bestede deel van de toelage terugvorderen.
Art. 15: De kredieten voorzien voor de werkingssubsidies in de gemeentebudget, verminderd met de forfaitaire subsidies toegekend aan de verenigingen van type B en de forfaitaire en variabele subsidie toegekend aan de verenigingen van type C, worden op basis van volgend puntensysteem verdeeld onder de verenigingen van type A:
De echtheid van deze gegevens dient door de verenigingen worden aangetoond door middel van alle mogelijke bewijsstukken, inzonderheid het jaarverslag. Voor wat het ledenaantal en de behandeling van ledenlijsten betreft wordt verwezen naar artikel 2
1) Ledenaantal: -per 10 leden 3 punten
2) Werking: -per gewone activiteit per afdeling 1 punt
-per dagactiviteit per afdeling 2 punten
3) Kampen: -de punten voor kampdagen worden berekend op basis van het gemiddeld aantal kampdagen per lid, vermenigvuldigd met een factor afhankelijk van het aantal leden.
De berekening van het gemiddeld aantal kampdagen per lid gebeurt op basis van de formule:
SOM (A) x (B) van alle afdelingen
SOM (B) van alle afdelingen)
Waarbij (A) het aantal kampdagen is en (B) het aantal leden .
De vermenigvuldigingsfactor is de volgende:
Groepen < 50 leden | Groepen 50-90 leden | Groepen >90 leden |
10 | 11 | 12 |
Voorbeeld:
afdeling | aantal dagen (a) | aantal leden mee (b) | (a) x (b) |
|
|
|
|
Afdeling 1 | X | X | PRODUCT |
Afdeling 2 | X | X | PRODUCT |
Afdeling 3 | X | X | PRODUCT |
Enz… | X | X | PRODUCT |
|
|
|
|
|
| som (c) | som (d) |
Gemiddeld aantal kampdagen per lid =
(D) = (X)
(C)
Daarna wordt (X) vermenigvuldigd met de factor volgens het aantal leden van je vereniging.
4) Opleiding en vorming: -per leid(st)er met brevet animator 4 punten
of volwaardig EHBO-brevet
-per leid(st)er met brevet hoofdanimator 6 punten
instructeur of gelijkgesteld (pedagogisch
of sociaal-agogisch diploma)
5) Aanwezigheid -per aanwezige op de algemene 1 punt
jeugdraad: vergadering of dagelijks bestuur
(max. 2 afgevaardigden per vereniging
per vergadering)
6) Evenement: -per activiteit, opengesteld voor (een 30 punten
leeftijdscategorie van) alle jeugd-
verenigingen, alleen of in samenwerking
met een andere vereniging, die minstens
30 dagen tevoren bekendgemaakt wordt
via het dagelijks bestuur, de algemene
vergadering of de jeugddienst.
Maximum van 1 activiteit per vereniging per jaar.
Art. 16: Een activiteit waarvoor een projectsubsidie werd toegekend (zie punt 3: "projectsubsidie") kan niet meegeteld worden in de verrekening van de werkingssubsidies.
type C
Art. 16 bis: Enkel erkende jeugdhuizen kunnen kiezen voor type C 'Convenant'. Deze subsidie bestaat uit een forfaitair deel van 1500 euro en een variabel deel van maximum 1000 euro. Voor het verkrijgen van de forfaitaire subsidie dient het erkend jeugdhuis aan de bepalingen van een convenant te voldoen. Dit convenant omvat een aantal minimumdoelstellingen binnen volgende aspecten van de werking:
-minimum aantal leden
-minimum aantal activiteiten
-organisatie van optredens
-bieden van mogelijkheid aan de leden om gebruik te maken van lokalen
-minimum aanwezigheid op de vergaderingen van het dagelijks bestuur of de algemene vergadering van de jeugdraad
-minimum aantal dagactiviteiten
- minimum aan organisatie van en volgen van vorming
Voor het verkrijgen van de variabele subsidie zijn binnen voornoemde aspecten bijkomende doelstellingen opgenomen in het convenant die recht geven op verhogingen.
Het convenant wordt opgesteld door de jeugddienst in overleg met het bestuur van het jeugdhuis voor een periode van 3 jaar en goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen en de raad van bestuur van het jeugdhuis.
type D
Art. 16 ter: Enkel (vakantie)speelpleinwerkingen kunnen kiezen voor type D. Een vakantiespeelpleinwerking is een particulier open vakantie-initiatief zonder de mogelijkheid tot overnachting, dat, onder deskundige begeleiding, zo ruim mogelijke speelkansen biedt. Een werkjaar loopt van 1 januari tot 31 december. De vakanties die in aanmerking komen zijn de herfst-, kerst-, krokus-, paas- en zomervakantie.
Artikel 17: Om in aanmerking te komen voor type D dienen aan een aantal voorwaarden te worden voldaan, zowel op organisatorisch vlak als op begeleidingsvlak:
1) Organisatorisch:
- De speelpleinwerking moet erkend zijn als lokaal jeugdwerkinitiatief (met uitzondering van in artikel 1, punt 2 vermelde voorwaarde);
- De speelpleinwerking moet minimum 25 schoolvakantiedagen per jaar werking aanbieden met tenminste 10 deelnemers per dag;
- Per dag worden er tenminste 3 uren activiteiten aangeboden;
- De doelgroep zijn kinderen en/of jongeren tussen 2,5 en 16 jaar;
- De speelpleinwerking moet gevestigd en werkzaam zijn op het grondgebied van Ninove;
- De speelpleinwerking mag zich niet exclusief tot eigen leden of leden van een bestaande organisatie richten, maar moet zich actief opstellen voor alle Ninoofse kinderen en jongeren;
- De speelpleinwerking dient een engagementsverklaring kansenpas te ondertekenen en de tarieven van de kansenpas te volgen en toe te passen;
- Het inschrijvingsgeld bedraagt niet meer dan € 5,00 voor een halve of € 10,00 per volledige dag per deelnemer. Een halve dag omvat een werkingsduur van minimum 3 en maximum 6 uur per dag. Een volledige dag heeft een werkingsduur van minimum 6 uur.
- Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid hebben met minimum dekking voor de vereniging, haar bestuurders en personeel, vrijwilligers, deelnemers en eventuele ouders of voogden voor minstens lichamelijke en/of materiële schade ten aanzien van derden tijdens de verzekerde activiteit en eventuele burgerlijke en strafrechtelijke verdediging;
- Een verzekering lichamelijke ongevallen hebben met een minimum dekking voor de bestuurders en personeel, vrijwilligers en deelnemers tijdens en op weg naar de verzekerde activiteit voor lichamelijke ongevallen en gelijkgestelde letsels of ziekten met vergoedingen voor minstens repatriëring, overlijden, blijvende en tijdelijke (arbeids)ongeschiktheid, behandelings- en begrafeniskosten;
- Er moet drinkwater en een EHBO-uitrusting aanwezig zijn in verhouding tot het aantal deelnemers;
- De speelpleinwerking beschikt over één of meerdere speelterreinen in openlucht, lokalen voor binnenhuisactiviteiten en goed onderhouden sanitaire installaties, op het terrein gelegen of in elk geval op een redelijke en veilige afstand;
- Alle lokalen die gebruikt worden door de speelpleinwerking moeten in orde zijn met de brandveiligheid. Indien het hier niet gaat over gebouwen die behoren tot het stadspatrimonium, moeten de nodige attesten en bewijzen kunnen voorgelegd worden (keuringen brandblussers en attesten technische installaties).
2) Op begeleidingsvlak
- Minimum ½ van de begeleiding moet jonger zijn dan 30 jaar op 1 september;
- Alle begeleiders moeten minimum 16 jaar worden in het betrokken werkjaar;
- Per 12 kinderen wordt er minimum 1 begeleider voorzien;
- Minimum ½ van de begeleiding moet op het grondgebied van Ninove wonen;
- De speelpleinwerking beschikt gedurende de hele werkingsduur over minimum 1 gekwalificeerde animator;
- Onder 'gekwalificeerde animator' wordt verstaan: minimum een attest 'Animator in het jeugdwerk' uitgereikt door het Agentschap Sociaal-Cultureel Werk voor Jeugd en Volwassenen, afdeling Jeugd, van de Vlaamse overheid, of een eerste jaar hoger onderwijs in een pedagogische of sociale richting met succes hebben afgerond.
Artikel 18: De speelpleinwerking heeft recht op een basistoelage, aangevuld met een aantal extra toelagen, indien aan specifieke voorwaarden wordt voldaan.
- een basistoelage van € 1000,00 indien aan alle voorwaarden wordt voldaan zoals opgesomd in artikel 17 van dit reglement;
- een extra toelage indien kan aangetoond worden dat gemiddeld meer dan 25 kinderen per dag naar de werking komen (te bewijzen met deelnemerslijsten per dag). Per extra schijf van 25 kinderen gemiddeld krijgt de speelpleinwerking € 400,00, met een maximum van 3 schijven (getallen afgerond op een geheel getal). Volgende schijven worden dus gehanteerd:
- Gemiddeld tussen 26 en 50 kinderen per dag opvangen: totaal € 400,00 extra;
- Gemiddeld tussen 51 en 75 kinderen per dag opvangen: totaal € 800,00 extra;
- Gemiddeld meer dan 76 kinderen per dag opvangen: totaal € 1200,00 extra;
- een extra toelage van maximum € 100,00 per jaar indien een degelijke jaarwerking voor animatoren op poten wordt gezet (minimum 5 activiteiten met een niet-winstgevend karakter, onder andere vorming, animatie, planning, evaluatie en inspraak);
- een extra toelage met een maximum van € 100,00 per jaar voor het organiseren van (een) interne vorming(en) met een erkende organisatie (kosten effectief te bewijzen);
- een extra toelage met een maximum van € 100,00 per jaar voor het organiseren van een activiteit die de werking overstijgt en waarbij ouders en/of de buurt worden betrokken (bv openspeelpleindag);
- een extra toelage met een maximum van € 100,00 voor de aankoop van nieuw aangekocht speelpleinmateriaal (kosten effectief te bewijzen);
- een extra toelage met een maximum van € 100,00 per jaar voor de terugbetaling van cursussen aan animatoren (indien inwoner van Ninove andere 50% dan wat de stad al terugbetaald).
- een extra toelage van € 200,00 per jaar indien de speelpleinwerking een voor- en/of naopvang organiseert waardoor de werking een tijdsduur heeft van minimum 9 uren per dag.
Artikel 19: De speelpleinwerking moet aanvaarden dat de jeugddienst steeds het recht heeft om een controle op de voorwaarden, zoals opgenomen in dit reglement, uit te voeren tijdens de werking. Indien er onregelmatigheden worden geconstateerd zal een verslag worden opgemaakt en opgestuurd binnen de 30 dagen volgend op het bezoek.
Indien er bij het indienen van de verantwoording blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt, of dat de voorwaarden van de reglementering niet werden nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen geen toelage toe te kennen of de op grond van dit reglement toegestane toelage geheel of gedeeltelijk terug te vorderen van het betrokken jeugdwerkinitiatief.
Het jeugdwerkinitiatief kan in beide gevallen bij het college van burgemeester en schepenen schriftelijk een gemotiveerd bezwaarschrift indienen.
Artikel 20: Het subsidiedossier voor (vakantie)speelpleinwerkingen die kiezen voor type D bevat minimaal volgende stukken:
- Identificatiegegevens: naam, adres en rekeningnummer op naam van het speelplein (als bewijs een rekeningafschrift);
- Kopie van alle uitgereikte fiscale attesten van de deelnemers tot 12 jaar
- Een lijst van alle deelnemers, inclusief adres en geboortedatum van de deelnemers ouder dan 12 jaar;
- Lijst van alle begeleiders, inclusief adres en geboortedatum,
- Nodige vormingsattesten van de begeleiders;
- Kopie van verzekeringspolissen;
- Verslag van de dagelijkse werking per vakantie: aanwezigheidslijsten per dag, programmatie, aantal begeleiders per dag;
- Overzicht van de deelnamebedragen (+bewijs).
Art. 21: Een verleende subsidie wordt geweigerd of teruggevorderd indien de jeugdwerkvorm niet meer voldoet aan de bepalingen van het reglement of deze bepalingen niet naar waarheid en oprechtheid naleeft.
Projectsubsidie.
Artikel 22: Individuen, een vereniging, een samenwerkingsverband van verenigingen of losse samenwerkingsverbanden van actoren in het jeugdwerk of daarbuiten kunnen voor een bepaald project gericht op kinderen of jongeren (tussen 6 en 25 jaar) een projectsubsidie aanvragen van maximaal €500. Deze projectsubsidie is bedoeld ter ondersteuning van speciale evenementen of activiteiten met een eenmalig karakter die – in het geval van erkende verenigingen - de normale werking van de vereniging overstijgen of – in het geval van individuen en samenwerkingsverbanden – volledig beantwoorden aan de doelstellingen jeugdwerk zoals beschreven in art.1.
Artikel 23: In de aanvraag tot projectsubsidie beschrijft de aanvrager het opzet en het doel van het project en geeft de aanvrager ook een begroting op. De aanvraag dient ten laatste 30 dagen vóór de startdatum van het project de jeugddienst te bereiken. Bovendien kan de organisatie van het project opgeroepen worden om het project mondeling toe te lichten op een vergadering van het dagelijks bestuur van de jeugdraad. Het dagelijks bestuur adviseert het college van burgemeester en schepenen via een geijkte procedure (*) of en voor welk bedrag het project gesubsidieerd kan worden. Indien de afwijzing of het niet toekennen van het maximale bedrag van € 500 beslist werd door het dagelijks bestuur van de jeugdraad kan de aanvrager van de projectsubsidie de aanvraag opnieuw voorleggen aan de algemene vergadering, die een definitief advies geeft.
(*) Zo wordt het project beoordeeld op basis van volgende criteria:
- inventiviteit/originaliteit: van zeer weinig inventief/origineel tot uitermate inventief/origineel;
- financieel risico: van laag financieel risico tot zeer hoog financieel risico;
- commercieel karakter: van beperkt commercieel karakter tot volledig gebrek aan commercieel karakter (sterk commercieel karakter komt niet in aanmerking voor projectsubsidie)
- doelgroep: van helemaal niet beantwoordend aan de doelgroep tot perfect beantwoordend aan de doelgroep;
- aantal bezoekers tussen 6 jaar en 25 jaar: van zeer weinig bezoekers tot zeer veel bezoekers (rekening gehouden met de aard van het evenement);
- de normale werking van de organisator overtreffend: van nauwelijks de normale werking overtreffend tot bijzonder sterk de normale werking van de organisator overtreffend.
Op elk criterium wordt een cijfer gegeven van 0 t.e.m. 5. Van alle cijfers wordt een meetkundig gemiddelde genomen (= wortel van het product). Het resultaat zal de hoogte van de projectsubsidie bepalen:
Score tussen Projectsubsidie
0 en 0.99 € 0,00
1 en 1.99 € 150,00
2 en 2.99 € 250,00
3 en 3.99 € 350,00
4 en 5 € 500,00
Art. 24: De subsidiëring kan nooit hoger zijn dan € 500,00. De uitbetaling gebeurt op het einde van het kwartaal waarin de activiteit heeft plaatsgevonden De aanvrager verbindt er zich toe de vermelding "met steun van de stad Ninove" in elke promotie op te nemen.
Kadervormingssubsidie
Art. 25: Zonder limitatief te zijn, worden hier een aantal themata opgesomd die in aanmerking komen voor een vormingssubsidie:
1. Administratie;
2. Formaliteiten i.v.m. subsidiëring;
3. Reglementeringen;
4. Rechten en plichten van een leid(st)er;
5. Hoe financieel rondkomen binnen de jeugdbeweging;
6. Wat met SABAM, de belastingen, de verzekeringen ( burgerlijke aansprakelijkheid tegenover derden, de burgerlijke aansprakelijkheid van deelnemers tegenover de jeugdbeweging en tegenover derden.);
7. Praktische EHBO cursus;
8. Reglementering i.v.m. vakantiejobs;
9. Aids-preventie;
10. Drugspreventie;
11. Alcoholpreventie;
12. Kankerpreventie;
13. Weekendongevallen;
14. Alle cursussen die onderdeel vormen van de opleiding tot het behalen van het brevet "(hoofd)animator in het jeugdwerk", erkend door de Afdeling Jeugd & Sport van de Vlaamse Gemeenschap.
Vorming kan gevolgd worden bij om het even welke plaatselijke en /of overkoepelende organisatie.
Art. 26: Voor de vormingscursussen gevolgd door individuele personen (niet georganiseerde jeugd) of leden van de erkende jeugdwerkinitiatieven kan een betoelaging worden toegekend ten bedrage van 50% van de totale kostprijs. Personen die direct of indirect via de ouder(s) aangewezen zijn op het leefloon of andere vervangingsinkomens kunnen aanspraak maken op de volledige terugbetaling van het cursusgeld.
Aanvragers dienen altijd hun deelname te bewijzen aan de hand van een, door één van de organisatoren ondertekend, inschrijvingsbewijs en betalingsbewijs. Om aanspraak te kunnen maken op deze betoelaging, dient een aanvraagformulier, volledig ingevuld en met de nodige bewijsstukken, ingediend te worden bij de stedelijke jeugddienst.
Infrastructuursubsidie
Art. 27: De erkende jeugdwerkvormen komen in aanmerking voor betoelaging voor werken bestemd voor aanpassingen, verbetering en beveiliging van particuliere jeugdwerkinfrastructuur, het aankopen van grond, het aankopen van een bestaand particulier gebouw en/of het bouwen van een eigen infrastructuur en het aankopen van materiaal tot onderhoud van de grond en de infrastructuur.
Art. 28: Om te genieten van deze betoelaging wordt een aanvraag ingediend bij de Jeugddienst voor 31 oktober van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de betoelaging voorzien wordt.
Art. 29: Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar op en in te dienen bij de jeugddienst. De aanvraag dient volgende stukken te bevatten:
1. plan van gebouw en terrein;
2. vermelding van eigendom of het huurcontract of een afschrift van recht van opstal of recht van erfpacht e.a. indien niet in eigen bezit;
3. afschrift van de bouwvergunning indien van toepassing;
4. werkschema's en een financiële raming (werkbeschrijving, materiaalgebruik en hoeveelheden, prijsoffertes, P.W.A.-attesten, werktijdenschema, eigen inbreng, veiligheidsattest, enz…);
5. afschrift van recht van opstal of recht van erfpacht dat door de notaris opgemaakt werd indien dit nodig mocht blijken;
6. statuten van een eventueel financieel ondersteunende vereniging met rechtspersoonlijkheid die rechtstreeks verbonden is met de jeugdwerkvorm.
Art. 30: De werkgroep infrastructuur legt de voorgestelde bedragen per project ter advies voor aan de jeugdraad waarna deze ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd. In geval van infrastructuurwerken voor het verhogen van de (brand)veiligheid zal een grondige inventaris en planning voorgelegd worden na advies van de jeugdraad. Daarbij zal voorrang gegeven worden aan gezamenlijke veiligheidsaankopen.
Art. 31: De maximum toelage voor eenzelfde jeugdwerkvorm bedraagt € 50.000 over een periode van 3 jaar met een maximum van 125.000 euro binnen een termijn van 10 jaar. Deze periode neemt een aanvang op datum van de goedkeuring van het subsidiedossier door het college van burgemeester en schepenen.
Art. 32: Elke jeugdwerkvorm zal 25% van de financiële kosten zelf dragen en zal op vraag van de jeugddienst de bewijzen leveren die de werken vertegenwoordigen van de 25% financiële kosten.
Art. 33: Binnen de perken van het krediet, voorzien voor infrastructuurwerken, op het gemeentebudget kan een erkende jeugdwerkvorm aanspraak maken op een volledige terugbetaling van infrastructuurwerken die de (brand)veiligheid van de lokalen verhogen en van infrastructuurwerken die de fysieke toegankelijkheid van de lokalen verbeteren voor rolstoelgebruikers en minder valide gebruikers, na goedkeuring van het dossier door de jeugdraad.
Art. 33 bis: Bij de aanvraag dient de jeugdwerkvorm, voor alle werken die door (erkende) aannemers uitgevoerd worden, te bewijzen dat minstens 3 aannemers/firma's geraadpleegd werden.
Art. 34: De aanvragende jeugdwerkvorm brengt systematisch (volgens planning) facturen binnen van leveranciers of aannemers. Deze facturen worden getoetst aan het werkplan, het financieel plan en aan de uitgevoerde werken. De stad Ninove behoudt zich het recht voor controle uit te voeren op de bouwwerf en de facturen te toetsen aan de werk- en financiële planning.
Art. 35: De uitbetaling van de subsidies zal niet gebeuren vóór de uitvoering van de werken maar zal gespreid worden op basis van een planning die berust op overeenkomst. Wijziging van de plannen is mogelijk mits voorlegging aan en goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.
Art. 36: Voor de jeugdwerkvormen die gevestigd zijn of zich gaan vestigen in privé-eigendommen of zich vestigen op privé-gronden of op openbaar domein, gelden volgende voorwaarden :
A) Zij dienen met de eigenaar een overeenkomst af te sluiten van recht van opstal voor minimum 25 jaar of een erfpacht voor minimum 27 jaar of het bewijs te leveren van een huurovereenkomst met een minimumduur van 9 jaar. In geval van aankoop dient een kopie van de koopovereenkomst en van de akte van aankoop overgemaakt te worden.
B) De afgevaardigden, meerderjarig en aangeduid door de jeugdwerkvorm bij de aanvraag tot subsidiëring, worden hoofdelijk aansprakelijk gesteld voor terugstorting van de uitbetaalde toelage aan de gemeente, indien de jeugdwerkvorm binnen de vijf jaar na uitbetaling van de toelage door eigen toedoen haar werkzaamheden gestopt heeft ofwel geschrapt wordt als erkende vereniging.
C) Zij moeten een open boekhouding voeren, die het stadsbestuur kan inzien.
Art. 37: Jeugdwerkvormen die eigen infrastructuur bezitten en hiervoor subsidies willen aanvragen moeten voldoen aan artikel 32, B en C.
Art. 37 bis: Voor de aankoop van roerende brandbestrijdingsmiddelen (o.a. brandblussers, branddekens) kan jaarlijks door de jeugdraad een gecentraliseerde marktbevraging georganiseerd worden. Daarvoor dient door de jeugdraad aan minstens drie leveranciers prijs gevraagd te worden. Voor het periodisch onderhoud van deze brandbestrijdingsmiddelen dient geen marktbevraging georganiseerd te worden. Het onderhoud gebeurt door de firma die de brandbestrijdingsmiddelen heeft geleverd.
De subsidie voor de aankoop van roerende brandbestrijdingsmiddelen wordt betaald aan de jeugdraad op basis van de voorlegging van de factuur.
Huursubsidie
Art. 38: Een toelage wordt toegekend voor huurlast. Deze bedraagt 50% van de huurprijs, te bewijzen aan de hand van een huurcontract.
Titel IV. Betalingswijze van de subsidies
Art. 39: Alle aanvragen voor subsidie worden geëvalueerd en geadviseerd door het dagelijks bestuur en/of de algemene vergadering van de stedelijke jeugdraad en voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen, dat de beslissing neemt.
Art. 40: Alle subsidies worden uitbetaald binnen de perken van de kredieten die jaarlijks voorzien zijn binnen het budget van de stad.
Art. 41: De basistoelage zal uitbetaald worden vóór 1 juni van het lopend werkjaar. De sommen toegekend voor kadervormings-, huur- en werkingssubsidies zullen ten laatste in de maand december van het jaar van de aanvraag uitbetaald worden. Voor de infrastructuursubsidie, de projectsubsidie en subsidies voor activiteiten met maatschappelijk achtergestelden zal het toegekende bedrag uitbetaald worden volgens de voorwaarden respectievelijk omschreven onder Titel III (punt 3, 5 en 7) van dit subsidiereglement.
Art. 42: Bij fraude zal de meerderjarige aanvrager hoofdelijk verantwoordelijk gesteld worden. Alle middelen die de stad Ninove gederfd heeft door deze fraude kunnen gerecupereerd worden.
Art. 43: Voor elke betwisting omtrent de toepassing van dit reglement legt de jeugdraad een voorstel van oplossing van het geschil voor aan het college van burgemeester en schepenen dat een definitieve beslissing neemt.
