GR20101028 punt 29: goedkeuring OVINOB - provinciaal bibliotheeksysteem

DE RAAD,

Gelet op het gemeentedecreet;

Gelet op artikel 10, par. 1, 3 van het decreet van 13 juli 2001 houdende het stimuleren van een kwalitatief en integraal lokaal cultuurbeleid, waarbij de gemeenten verplicht worden een on-line catalogus aan te bieden die gekoppeld is aan een centraal catalogusbestand;

Gelet op art. 13 van voormeld decreet waarbij het een taak van de provincie is om de gemeenten in het kader van het streekgericht bibliotheekbeleid te ondersteunen inzake informatica;

Overwegende dat de provincie Oost-Vlaanderen een Provinciaal BibliotheekSysteem (PBS) heeft ontwikkeld waarbij de centrale server door de provincie wordt voorzien en de plaatselijke openbare bibliotheken hierop kunnen aansluiten via het stedelijk netwerk;

Gelet op de extra mogelijkheden die worden geboden door deze centralisatie en dus schaalvergroting van het bibliotheeksysteem, waaronder :

-  zichtbaarheid van de collecties (met uitleeninfo) van alle deelnemende bibliotheken in één centrale online catalogus,

- uniformiteit,

- automatische centrale update van bibliotheeksoftware en gegevens,

- beheer van de server en centraal softwaresysteem door deskundigen (ICT-team) in de provincie,

- automatische attendering op nieuwe aanwinsten (volgens door de gebruiker te kiezen profiel) voor de gebruiker;

Gelet op het feit dat aansluiting bij het PBS een aantal technische vereisten veronderstelt, waaraan – zoals bleek na samenspraak met de dienst informatica - het stadsnetwerk kan voldoen;

Gelet op het feit dat het PBS systeem voorziet in een lokaal noodsysteem (bij uitval van de netwerkverbinding met de provincie), inbegrepen in de voorziene huur- en onderhoudskost;

Gelet op het feit dat de provincie, tot einde 2010, de volledige omschakelingskost financiert (met uitzondering van lokale tuning en opleiding);

Gelet op het feit dat deze provinciale financiering voor onze bib 14 896,61 euro bedraagt;

Gelet op het feit dat de huur-en onderhoudskosten van de PBS-bibliotheeksoftware bij aansluiting bij het PBS 2711,22 euro per kwartaal zullen bedragen, en niet hoger zullen liggen dan de huidige huur- en onderhoudskosten;

Gelet op de door het bestuur  te dragen kosten, nl.

- éénmalig (lokale tuning en opleiding): 2 853,80 euro

- huur- en onderhoudskosten per kwartaal, na omschakeling : 2711,22 euro (de bestaande lokale huur- en onderhoudskosten vervallen);

Overwegende dat, bij niet omschakeling (en dus behoud van het lokaal systeem) de lokale bibliotheekserver in 2011 dient te worden vervangen (raming : 7 000 euro) ;

Gelet op het feit dat een eventuele samenwerkingsovereenkomst met de provincie wordt aangegaan voor een periode van 3 jaar (niet opzegbaar), en dit vanaf 6.12.2010;

Gelet op het feit dat er voor deze omschakeling voldoende kredieten zijn voorzien op de begroting 2010, art. nr. 767 / 123-13;

BESLUIT, met eenparigheid van stemmen 

1. De samenwerkingsovereenkomst met de provincie Oost-Vlaanderen inzake het Provinciaal Bibliotheeksysteem (PBS) wordt goedgekeurd. 
2. Deze samenwerkingsovereenkomst zal ingaan op 6 december 2010 en wordt aangegaan voor een termijn van 3 jaar (niet opzegbaar).