GR20100930 punt 8: wijziigng huishoudelijk reglement welzijnsraad
8. Welzijnsraad Ninove - Huishoudelijk reglement - Wijziging
DE RAAD,
Gelet op het gemeentedecreet;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van heden, houdende wijziging van de statuten van de Welzijnsraad Ninove, waarin bepaald wordt dat de werking van deze adviesraad wordt geregeld in een huishoudelijk reglement
Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen;
BESLUIT, met eenparigheid van stemmen
Goedkeuring wordt gehecht aan hiernavolgend huishoudelijk reglement dat de interne werking regelt van de Welzijnsraad Ninove:
STRUCTUUR
Algemene vergadering
De algemene vergadering van de Welzijnsraad Ninove komt minstens tweemaal per jaar samen. Op deze vergaderingen bespreekt de algemene vergadering: de begroting, de balans, het jaarplan en het jaarverslag.
De algemene vergadering kan naast deze twee verplichte vergadermomenten samenkomen naargelang de agenda en de noodwendigheid.
De uitnodigingsbrief wordt opgemaakt en ondertekend door de voorzitter. De uitnodiging wordt minstens acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd.
De voorzitter roept eveneens de algemene vergadering samen, op vraag van een derde van de leden van de algemene vergadering.
Elk lid kan punten op de agenda plaatsen, mits deze minstens 10 dagen voorafgaandelijk schriftelijk aan de voorzitter te hebben meegedeeld.
Evenwel kan bij het begin van de vergadering en met een tweederde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, worden beslist dat een nieuw punt dringend op de agenda wordt geplaatst.
De samenkomsten van de algemene vergadering worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Als ook deze niet aanwezig is, door het oudste lid van het dagelijks bestuur.
De algemene vergadering beslist over alle belangrijke aangelegenheden die de goede werking van de welzijnsraad mogelijk maken.
De algemene vergadering stelt tevens het huishoudelijk reglement van de welzijnsraad vast. Dat huishoudelijk reglement wordt voor kennisgeving aan de gemeenteraad meegedeeld.
Verder behoren tot de bevoegdheid van de algemene vergadering: de aanstelling van de stemgerechtigde leden en het aanvaarden van de ontslagname van een stemgerechtigd lid.
De beslissingen van de algemene vergadering worden, behalve bij beslissingen over het huishoudelijk reglement, de statuten of ontbinding, genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige stemgerechtigden. Bij staking van stemmen volgt er een herstemming. Bij een tweede staking van stemmen wordt het voorstel verworpen.
De wijze van stemming wordt door de voorzitter bepaald. De stemming is geheim wanneer één derde van de aanwezige leden hierom verzoekt of wanneer het om personen gaat.
Met onthoudingen en ongeldige stemmen wordt geen rekening gehouden voor het bepalen van de meerderheid.
De adviezen en/of voorstellen worden ondertekend door de voorzitter en meegedeeld aan het college van burgemeester en schepenen, het ocmw en eventuele andere instanties, naargelang de betrokken thematiek.
De samenkomsten van de algemene vergadering zijn openbaar. De agenda en vergaderdatum en –plaats worden daarom ruim bekend gemaakt in de gemeente.
Van elke zitting van de algemene vergadering wordt een verslag opgesteld door de secretaris van de welzijnsraad.
- Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur voert het dagelijks beheer van de welzijnsraad.
Het minimum aantal bestuursleden bedraagt 5, het maximum 15.
De waarnemers (schepen van sociale zaken, hoofd sociale dienst, medewerker sociale dienst en O.C.M.W.-medewerker) worden uitgenodigd om de vergaderingen van het bestuur bij te wonen.
Elk stemgerechtigd lid van de algemene vergadering kan zich kandidaat stellen voor het dagelijks bestuur.
De algemene vergadering kiest uit haar midden, bij geheime stemming, de bestuursleden.
Onder de verkozen bestuursleden kiest het dagelijks bestuur daarna, bij geheime stemming en bij gewone meerderheid, achtereenvolgens de voorzitter, de ondervoorzitter en de secretaris.
De termijn van de bestuursmandaten bedraagt 6 jaar.
De bestuursmandaten vervallen op het eerstvolgende dagelijks bestuur, na samenstelling van de nieuwe algemene vergadering.
Bij het voortijdig wegvallen, om welke reden ook, van een bestuurslid wordt in de opvolging tot het einde van het betrokken bestuursmandaat voorzien door een tussentijdse verkiezing.
Bestuursleden kunnen zich op de samenkomsten van het dagelijks bestuur niet laten vervangen.
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als mogelijk, maar minstens vier maal per jaar.
De uitnodigingsbrief wordt opgemaakt en ondertekend door de voorzitter. De uitnodiging wordt minstens acht dagen voor de bijeenkomst verstuurd naar de stemgerechtigde leden en naar de waarnemers. De agenda wordt bij de uitnodiging gevoegd.
De voorzitter roept eveneens het dagelijks bestuur samen, op vraag van een derde van de leden van het dagelijks bestuur.
Elk lid van het dagelijks bestuur kan punten op de agenda plaatsen, mits deze minstens 10 dagen voorafgaandelijk schriftelijk aan de voorzitter te hebben meegedeeld. Evenwel kan bij het begin van een vergadering en met een tweederde meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden, worden beslist dat een nieuw punt dringend op de agenda wordt geplaatst.
Het dagelijks bestuur vergadert geldig ongeacht de aanwezige stemgerechtigde leden, bij gewone meerderheid van stemmen. Bij voorkeur wordt getracht een consensus te bereiken over de aan de orde zijnde punten.
Het bestuur bepaalt tijdens haar bijeenkomsten de datum voor de volgende samenkomst en haar voorlopige agenda.
De samenkomsten van het dagelijks bestuur zijn niet openbaar.
Het dagelijks bestuur bereidt de samenkomsten van de algemene vergadering voor en stelt de agenda ervan samen.
Bij dringende en actuele problemen bepaalt het dagelijks bestuur de houding van de welzijnsraad, op voorwaarde dat de algemene vergadering niet tijdig kan samengeroepen worden en onder voorbehoud van kennisgeving en motivering op de eerstvolgende algemene vergadering.
Het dagelijks bestuur stelt het ontwerp van begroting en rekening en het ontwerp van jaarprogramma en jaarverslag op. Het gemeentebestuur houdt toezicht op de rekeningen en kan een ambtenaar belasten met de controle op de financiële verrichtingen.
Het dagelijks bestuur is bevoegd over alle aangelegenheden die niet uitdrukkelijk aan de algemene vergadering zijn toevertrouwd.
De samenkomsten van het dagelijks bestuur worden voorgezeten door de voorzitter, bij diens afwezigheid door de ondervoorzitter. Als ook deze niet aanwezig is, door het oudste lid van het dagelijks bestuur.
Notulen
De verkozen secretaris is verantwoordelijk voor het administratief werk van de Welzijnsraad Ninove, in overleg met de gemeentelijke ambtenaar die door het college van burgemeester en schepenen ter beschikking wordt gesteld van de Welzijnsraad Ninove.
De secretaris staat in voor de opmaak van het verslag, de gemeentelijke ambtenaar is verantwoordelijk voor de verspreiding ervan onder de leden.
Het verslag van de samenkomsten van het dagelijks bestuur wordt aan alle bestuursleden bezorgd met de dagorde van de volgende vergadering.
Erkenning van verenigingen
Een organisatie die lid van de welzijnsraad wenst te worden, dient een schriftelijke aanvraag te richten aan het dagelijks bestuur van de welzijnsraad.
Als ze beantwoordt aan de erkenningsvoorwaarden van dit huishoudelijk reglement , kan ze toetreden tot de algemene vergadering.
Verenigingen met een commercieel karakter worden niet erkend.
Erkenning van verenigingen - procedure
- Erkenningsaanvraag
Om erkend te worden moet de vereniging:
- het bewijs leveren van minimum 2 activiteiten van sociaal nut voor al hun leden of voor een ruimer publiek in de periode van 1 jaar voorafgaand aan de aanvraag;
- de formulieren ter beschikking gesteld door het dagelijks bestuur van de welzijnsraad invullen.
Het dagelijks bestuur spreekt zich uit binnen de vier maanden na de datum van de erkenningsaanvraag en legt de beslissing ter goedkeuring voor aan de eerstvolgende algemene vergadering. De vereniging wordt uitgenodigd zich op deze algemene vergadering voor te stellen.
- Behoud van erkenning
Om erkend te blijven, moeten de verenigingen:
- jaarlijks een werkingsverslag insturen om het bewijs te leveren van minimum 2 uitgeoefende sociale activiteiten voor al hun leden of voor een ruimer publiek gedurende het vorig werkjaar (formulieren ter beschikking gesteld door het dagelijks bestuur);
- en aanwezig zijn op de twee verplichte algemene vergaderingen.
- Intrekking van erkenning
Het dagelijks bestuur kan de erkenning van een vereniging intrekken wanneer blijkt dat ze niet meer beantwoordt aan bovenvermelde voorschriften.
Na drie opeenvolgende niet-gemotiveerde afwezigheden op de verplichte algemene vergaderingen kan de erkenning worden ingetrokken.
De intrekking van de erkenning wordt meegedeeld op de eerstvolgende algemene vergadering.
Het niet insturen van een werkingsverslag heeft tot gevolg dat de vereniging een eventuele subsidie niet meer uitbetaald krijgt. De erkenning staat los van de subsidie.
- Heraansluiting
Het verzoek tot heraansluiting kan slechts in overweging genomen worden één jaar na de uitsluiting of het ontslag.
Het verzoek tot heraansluiting gebeurt schriftelijk op de daarvoor bestemde documenten, verkrijgbaar op de sociale dienst.
De formulieren worden ingediend op de sociale dienst.
Na gunstig advies van het dagelijks bestuur kan de vereniging opnieuw erkend worden en lid worden van de algemene vergadering.
Werkgroepen
De algemene vergadering kan werkgroepen oprichten.
Bij de opstart van een werkgroep worden op de algemene vergadering duidelijke afspraken gemaakt rond de taak, het doel, de samenstelling en de financiering van de werkgroep.
Elke werkgroep, als dusdanig opgericht door de algemene vergadering, duidt voor de duur van zijn bestaan, een vertegenwoordiger aan die kan worden uitgenodigd op de vergaderingen van het dagelijks bestuur.
Ereleden
Het staat de algemene vergadering vrij om ereleden te benoemen op voorstel van het dagelijks bestuur. Deze ereleden kunnen de vergaderingen van de algemene vergadering bijwonen, maar zijn niet stemgerechtigd.
