GR20100901 punt 8: politie - levering en plaatsing systeem voor digitale archivering

8. LOKALE POLITIE NINOVE - LEVERING, PLAATSING EN INBEDRIJFSTELLING VAN EEN SYSTEEM VOOR DIGITALE ARCHIVERING - GOEDKEURING - VASTSTELLEN WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT EN GOEDKEURING VOORWAARDEN.
DE RAAD,

Gelet op de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus;

 

Gelet op de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen;

 

Gelet op het koninklijk besluit van 08 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen;

 

Gelet op het koninklijk besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen;

 

Gelet op het gemeentedecreet;

 

Gelet op de omzendbrief PLP 12 van 8 oktober 2001 betreffende de rol van de gouverneurs in het kader van het algemeen specifiek toezicht voorzien door de WGP;

 

Gelet op de omzendbrief van 26 november 2002 van de heer gouverneur betreffende het dubbel toezicht op politiemateries;

Gelet op de archiefwet van 24 juni 1955 en het uitvoeringsbesluit van 12 december 1957;

 

Gelet op de omzendbrief PLP 40 van 9 februari 2006 betreffende de archieven van de lokale politie: archiefselectielijst en bewaartermijnen;

 

Overwegende dat er binnen de politiezone van Ninove gebrek is aan archiefruimte;

 

Overwegende dat reeds veel politiezones overgeschakeld zijn op digitale archivering. Uit een rondvraag die de politiezone Damme/Knokke-Heist deed, blijkt dat meer dan de helft van de deelnemende politiezones gebruikt maakt van een archiveringssysteem. Van de 54 politiezones die reageerden, zijn er reeds 28 die digitaal archiveren;

 

Overwegende dat 
- minder papier gebruikt zal worden
- de aankoop van printerconsumables (toners, drums, ...) zal afnemen
- snelle opzoekingen op woord of tekst mogelijk zijn
- de ingescande documenten (o.a. processen-verbaal) raadpleegbaar zijn vanaf elke werkpost (met toegang) binnen het netwerk
- afschriften eenvoudig of gezipt kunnen worden doorgemaild;

Overwegende dat een systeem voor digitale archivering uiteraard ook een andere manier van werken met zich meebrengt. Het origineel document (PV's en dergelijke) zal voorzien worden van een soort van barcode. De barcode kan verschillende types gegevens bevatten. Bij het inscannen kan het type document worden afgeleid waardoor de documenten in de juiste mappen terechtkomen. Voor het inscannen is een multifunctional nodig;

 

Gelet op het collegebesluit van 3 augustus 2010 houdende de gunning van de huur van kopieerapparaten via het raamcontract FORCMS-COPY-042 van de Federale Overheidsdienst;

 

Overwegende dat de opdracht naast het leveren, plaatsen en inbedrijfstellen van een systeem voor digitale archivering ook zal bestaan uit het aanbieden van een onderhoudscontract;

 

Overwegende dat de prijs voor het leveren, plaatsen en inbedrijfstellen van een systeem voor digitale archivering mag geraamd worden op maximaal € 50.000,00 BTW inclusief;

 

Overwegende dat voor de dekking van deze uitgaven voldoende kredieten voorzien zijn in de begroting 2010, buitengewone dienst, onder artikel 330/742-53;

 

BESLUIT, met eenparigheid van stemmen

1. Het leveren, plaatsen en inbedrijfstellen van een systeem voor digitale archivering voor de politiezone Ninove, geraamd op maximum 50.000,00 euro BTW inclusief wordt goedgekeurd.

 

2. De opdracht wordt onderhands gegund na raadpleging van minstens drie leveranciers.

 

3. De voorwaarden vermeld in het bestek (2010/03) worden goedgekeurd.

 

4. Deze beslissing wordt opgenomen in de overzichtslijst die naar de heer Gouverneur van de Provincie Oost-Vlaanderen wordt doorgestuurd.