Factureren aan de stad of het OCMW kan alleen op basis van een bestelbon. De bestelbon is een officieel document van de boekhouding waarop de te leveren goederen of diensten vermeld worden, net als de prijs, het leveringsadres en het facturatieadres. De bestelbon vormt de formele garantie dat het stadsbestuur de nodige middelen gereserveerd heeft voor de betaling van de factuur. Bestellingen via telefoon of afhalingen zonder officiële bestelbon zijn niet toegestaan.
Facturatiegegevens
Het enige geldige facturatieadres is: Stadsbestuur Ninove, financiële dienst, Centrumlaan 100, 9400 Ninove. Het is niet toegestaan dat de naam van de behandelende medewerker vermeld wordt in het facturatieadres.
Kijk er op toe dat de factuur op naam staat van de juiste entiteit. Zowel stad Ninove als OCMW Ninove hebben hetzelfde facturatieadres, maar juridisch gezien blijven het twee aparte entiteiten.
- Stad Ninove heeft BTW nummer 0207.441.527
- OCMW Ninove heeft geen BTW nummer. OCMW Ninove is gekend onder KBO-nummer 0212.202.742
Vormvereisten factuur
Wat moet zeker op de factuur vermeld worden:
- Het woord 'factuur'
- Bestelbonnummer (een aparte factuur per bestelbonnummer)
- BTW nummer of KBO-nummer voor ondernemingen, vzw's (rechtspersonen) of rijksregisternummer voor natuurlijke personen
- Naam en adres van de leverancier
- Rekeningnummer (IBAN) van de leverancier
- Omschrijving en datum van de dienst of de levering
- Bedrag, gedetailleerd conform de offerte
- De juiste facturatiegegevens van de stad of het OCMW Ninove.
Heb je een btw-nummer, dan moet je de vormvereisten van de btw-wetgeving gebruiken:
- Het juiste btw-percentage moet vermeld worden op de factuur.
- Moet er geen btw worden verrekend, vermeld dan de reden hiervan. Weet dat voor alle facturen aan de stad Ninove (niet voor het OCMW Ninove) voor werken in onroerende staat de btw wordt verlegd.
Facturatie via Peppol of mail
Stad en OCMW Ninove verkiezen een facturatie via Peppol, een internationaal netwerk dat bedrijven en overheden in staat stelt om (veilig en gestandaardiseerd) elektronische facturen en documenten uit te wisselen.
Maak je geen gebruik van Peppol, dan kan je de factuur als pdf sturen naar deze mailadressen:
- facturatie@ninove.be voor stad Ninove
- facturatieocmw@ninove.be voor OCMW Ninove
Het is niet toegestaan om verschillende facturen te versturen met 1 mail. 1 pdf = 1 factuur = 1 mail.
Betaaltermijn
Stad en OCMW streven naar een betalingstermijn van 30 dagen, als je de bovenstaande procedure volgt.
Ondanks de dagelijkse zorg voor je factuur kan het voorkomen dat de betaaltermijn wordt overschreden. Verstuur je betalingsherinnering of vragen over betalingen naar facturatie@ninove.be (stad Ninove) of facturatieocmw@ninove.be (OCMW Ninove).