Help, ik organiseer!
- Waar en hoe?
- Materiaal nodig?
- Vrijwilligers op je activiteit?
- Goed verzekerd?
- Waar vind ik een artiest?
- Sabam en billijke vergoeding
- Publiciteit
- Subsidies
Waar en hoe?
Culturele infrastructuur
De culturele infrastructuur kan opgesplitst worden in volgende categorieën:
- de schouwburgzaal van CC De Plomblom, de openluchttheaters en trefcentrum De Linde
- de buurthuizen
- vergaderruimten: in CC De Plomblom en binnenkort in het oud stadhuis
Verenigingen aangesloten bij een stedelijke adviesraad genieten financieel voordeel bij het huren van de stedelijke infrastructuur voor de organisatie van hun activiteiten. Afhankelijk van het al dan niet winstgevende karakter van de activiteit worden verschillende tarieven aangerekend.
Particulieren of tijdelijke verenigingen kunnen eveneens gebruik maken van de gemeentelijke infrastructuur voor de organisatie van sociaal-culturele activiteiten. De tarieven liggen hoger en vind je eveneens terug in het voornoemde retributiereglement. De stad wenst de gemeentelijke culturele infrastructuur vooral te laten gebruiken door het verenigingsleven en creatieve inwoners die culturele activiteiten wensen te organiseren.
Jeugdinfrastructuur
In jeugdcentrum De Kuip kan je terecht voor:
- de fuifzaal
- repetitielokaal
- vergaderruimte
Openbare ruimtes
Het centrum van Ninove kent heel wat pleinen die schreeuwen om activiteiten. Voor het gebruik van het amfitheater en het lovertheater (het verscholen groene theaterplekje achter CC De Plomblom) contacteer je CC De Plomblom. Voor het gebruik van andere stedelijke pleinen dien je een aanvraag in bij het stadsbestuur.
Bij inname van openbaar domein, bv. afzetten van de straat voor een straatfeest, rommelmarkt, plaatsen van een tent op openbaar domein,... moet je steeds 2 maand op voorhand een aanvraag indienen, aangezien dit op de gemeenteraad wordt goedgekeurd. Heeft het evenement plaats tijdens de maanden juli-augustus-september, dan moet de aanvraag drie maand op voorhand worden ingediend. Zo kunnen tijdig afspraken gemaakt worden rond veiligheid en kunnen de nodige vergunningen en toestemmingen aangevraagd worden.
Vermeld duidelijk welke straten en/of terreinen gebruikt worden. Voor alle duidelijkheid voeg je er best een plannetje bij gezien de brandweer ook moet nagaan of ze in geval van nood met hun wagens langs kunnen.
De aanvraag voor het afzetten van het openbaar terrein met nadarhekken wordt gezamenlijk met de aanvraag voor inname openbaar terrein ingediend. Je dient de aanvraag in op het stadhuis, Centrumlaan 100 9400 Ninove, ter attentie van het college van burgemeester en schepenen.
Als je activiteiten in het park of bos wil organiseren, moet er ook een aanvraag ingediend worden. Hiervoor contacteer je de dienst leefmilieu. Deze verplichtingen gelden uiteraard voor buitengewone activiteiten. Voor doorsnee activiteiten zoals een wandeling met een groep mensen hoeft natuurlijk geen toestemming gevraagd te worden.
Materiaal nodig?
Bij de uitleendienst van het AGB DN vind je geluids-, film- en diamateriaal, licht-, sport- en tentoonstellingsmateriaal, materiaal voor feestelijkheden en allerlei zoals koffietassen, grote barbecues...
Een lijst met materiaal en prijzen kan je aanvragen bij de uitleendienst of vind je op hun website.
Vergeet niet je aanvraag tijdig in te dienen!
Is het materiaal niet beschikbaar of verkrijgbaar, dan kan je als vereniging een tussenkomst voor de huur van het materiaal aanvragen. Je kan ook per jaar eenmalig een tussenkomst voor het vervoer van materiaal voor een culturele activiteit aanvragen.
Vrijwilligers op je activiteit?
Sinds 1 januari 2007 is de nieuwe vrijwilligerwet (wet van 3 juli 200) van kracht. Hierin worden alle belangrijke aspecten van het vrijwilligerswerk geregeld.
Wie?
Als vereniging werk je vaak met vrijwilligers. Heb je vrijwilligers te kort, ga dan zeker een kijkje nemen op de website van vrijwilligerswerk of vrijwilligersjob.
Maar mag iedereen vrijwilligerswerk doen?
In principe mag iedereen vanaf vijftien jaar vrijwilligerswerk doen. Om misbruik van de sociale zekerheid te voorkomen, hebben sommige mensen wel een voorafgaande toelating nodig.
- Werklozen: kunnen met behoud van hun uitkering vrijwilligerswerk doen. Zij moeten dit wel melden aan de RVA.
- Bruggepensioneerden: zij kunnen onder dezelfde voorwaarden vrijwilligerswerk verrichten als werklozen.
- Arbeidsongeschikten of mindervaliden: hebben toestemming nodig van de bevoegde adviserend geneesheer
- Personen met vreemde nationaliteit: momenteel mogen enkel vreemdelingen van binnen de Europese Unie vrijwilligerswerk doen
- Leefloongerechtigden: moeten hun dossierbeheerder op de hoogte brengen
Informatieplicht
Organisaties moeten vrijwilligers correct inlichten over de mogelijke gevolgen van hun vrijwilligerswerk. Je bent dan ook verplicht over volgende elementen te informeren:
- sociale doelstelling en juridisch statuut van de organisatie
- de naam van de verantwoordelijken
- voor rechtspersonen, feitelijke verenigingen met personeel in dienst of feitelijke verenigingen die afhangen van koepels met rechtpersoonlijkheid of met personeel in dienst: bewijs nodige verzekeringscontracten burgelijke aansprakelijkheid
- vrijwilligers zijn aansprakelijk naar gemeen recht. Dit wil zeggen dat vrijwilligers persoonlijk aansprakelijk kunnen gesteld worden. Zij zullen dus een beroep moeten doen op hun persoonlijke verzekeringspolis.
- aanduiding andere risico's die verzekerd zijn
- onkostenvergoeding. Dit kan een forfaitaire kostenvergoeding zijn waarbij je je kosten niet hoeft te bewijzen of een reële kostenvergoeding waarbij enkel de bewezen kosten worden terugbetaald. Meer info vind je op website van vrijwilligerswetgeving
- discretieplicht van de vrijwilliger. Dit betekent dat je als vrijwilliger discreet moet omgaan met de gevoelige informatie met betrekking tot personen die je in het kader van het vrijwilligerswerk verneemt.
De organisatie kiest zelf hoe je informatie meedeelt: brief, website of een informatienota. Maar je moet wel kunnen bewijzen dat de vrijwilligers de informatie ontvangen hebben.
Er wordt aangeraden een vrijwilligerscontract op te maken.
Goed verzekerd?
Verplicht
Rechtspersonen, feitelijke verenigingen met personeelsleden in dienst en feitelijke verenigingen die afhangen an een koepelvereniging met rechtspersoonlijkheid of met personeel in dienst zijn verplicht een verzekering burgelijke aansprakelijkheid af te sluiten voor hun vrijwilligers.
Andere feitelijke verenigingen zijn dit dus wettelijk niet verplicht. Toch wordt dit sterk aangeraden omdat vrijwilligers anders persoonlijk aansprakelijk kunnen gesteld worden voor zelfs lichte fouten!
Aan te raden
Er wordt sterk aangeraden om een verzekering lichamelijke ongevallen, rechtsbijstand en een brandverzekering af te sluiten. Er bestaat een formuele voor tijdelijke activiteiten die verzekering burgelijke aansprakelijkheid, vezekering rechtsbijstand en verzekering lichamelijk ongevallen omvat.
Informeer steeds bij de eigenaar van het gebouw welke polis reeds werd afgesloten.
Stad Ninove verzekert haar eigen gebouwen voor volgende zaken:
- brand
- rechtsbijstand
- storm, hagel, sneeuw of ijsdruk
- waterschade
- glasverzekering ( kunstglas uitgesloten)
- daden van vandalisme of kwaad opzet
Er wordt eveneens een clausule afstand van verhaal afgesloten tussen de stad en de verzekeringsmaatschappij, wat betekent dat de verzekering de persoon of vereniging die onvrijwillige oorzaak is van brand niet zal verhalen. Opzet wordt natuurlijk wel verhaald op de dader.
Gratis verzekering
Sinds 1 juli 2007 biedt de provincie Oost-Vlaanderen een gratis verzekering voor vrijwilligerswerk aan. De verzekering omvat de burgerlijke aansprakelijkheid, lichamelijke ongevallen en rechtsbijstand voor maximum 100 vrijwilligersdagen.
Waar vind ik een artiest?
Ninoofse groepen
De gemeente ondersteunt verenigingen aangesloten bij de cultuurraad, die gebruik maken van plaatselijke groepen en artiesten door middel van een gedeeltelijke terugbetaling aan verenigingen bij het boeken van groepen, opgenomen in de lijst van subsidieerbare groepen. Elke vereniging kan maximaal 1 gesubsidieerd optreden per jaar bekomen. De stad voorziet een tussenkomst van maximaal 175 euro per gesubsidieerd optreden. Verenigingen die hierop beroep doen, vermelden op hun publiciteit: met medewerking van de stad Ninove en de stedelijke cultuurraad.
Jaarlijks wordt een lijst opgesteld met Ninoofse subsidieerbare groepen.
Elke Ninoofse groep of artiest kan zich kandidaat stellen om op de lijst opgenomen te worden. Bezorg ten laatste tegen eind december een document aan de cultuurdienst met vermelding van de naam van je groep of act, de duur van je optreden, contactgegevens plus een korte beschrijving en tijdsduur.
Neem ook contact op met de cultuurdienst als je op zoek bent naar een culturele invulling van je activiteit.
Ondersteuning
De Vlaamse gemeenschap beschikt over een databank Podium van gezelschappen en artiesten die zij ondersteunen. Verenigingen aangesloten bij de cultuuraad krijgen een financiële bijdrage als zij iemand uit het aanbod boeken. De subsidie bedraagt maximaal de helft van de uitkoopsom met een maximum van 750 euro. De aanvraag moet 2 maanden voor de activiteit worden ingediend.
Neem dus zeker een kijkje in de selectiebank!
Via de Stichting Lezen kan je een subsidie van 100 euro aanvragen indien je een auteur uitnodigt op een lezing.
Interessante zoekplaatsen
BAM: beeldene, audioviseule mediakunst
Muziekcentrum: muziek
VFL: auteurs
VTI: dans, theater
Voor amateurgezelschappen of - artiesten kan je terecht bij
Circusartiesten kan je vinden via Circusvlo. Theaterbureaus vind je terug in de Gouden Gids onder rubriek 2030.
Sabam en billijke vergoeding
Billijke vergoeding
De billijke vergoeding is een vergoeding voor uitvoerende artiesten van muziek en voor de muziekproducenten.
Iedereen die opgenomen muziek gebruikt, buiten de familiekring, moet daarvoor betalen. Wie een fuif of festival organiseert, wie muziek gebruikt bij een promotieactiviteit of wie een grote spelnamiddag opvrolijkt met muziek, ontsnapt niet aan de billijke vergoeding.
Maar je moet niet voor elke noot betalen! Als de muziek gebruikt wordt in een voorstelling (toneel, dans,...) waarbij toegangsgeld moet betaald worden, hoef je geen billijke vergoeding te betalen. Je moet wel de toestemming van de producent vragen. Andere situaties waarbij je niet moet betalen: korte fragmentjes bij een mededeling aan het publiek (bv. een fotoreportage) of een gratis activiteit in familiekring.
De stad sluit voor bepaalde stedelijke infrastructuur een jaarcontract met billijke vergoeding af, tarief dans. Aangezien dit het hoogste tarief is, hoeven verenigingen voor activiteiten die ze organiseren in gemeentelijke infrastructuur waarvan de stad de billijke vergoeding heeft betaald geen billijke vergoeding te betalen.
Organiseer je een activiteit bij een particulier, ga dan steeds na of er al een jaartarief billijke vergoeding is betaald.
Wie een activiteit organiseert waarvoor nog billijke vergoeding moet betaald worden, staat zelf in voor de aanvraag en betaling. Het tarief is afhankelijk van de plaats (binnen of buiten) of het al dan niet schenken van drank. Meer info vind je op de website van ikgebruikmuziek en op de website van billijke vergoeding.
De aanvraag tot toelating moet je indienen bij:
Billijke vergoeding voor tijdelijke activiteiten, de jeugdhuizen en de culturele centra: Outsourcing Partners: PB 181, 9000 Gent 12, T: 070 66 00 16, F: 070 66 00 12 elke werkdag van 9 uur tot 15.30 uur.
Sabam
Sabam is een vergoeding voor de auteur van muziek. Hoeveel je betaalt, hangt af van het soort van activiteit. Er is een verschil tussen een fuif of een optreden.
De aanvraag moet je indienen bij:
SABAM. Residentie Osbroek, Parklaan 48 E1 te 9300 Aalst. Tel. 053 21 32 41, fax 053 21 26 72, agent.aalst@sabam.be.
Publiciteit
Evenementenkalender in het infoblad
Verenigingen aangesloten bij de cultuurraad kunnen activiteiten die hun doorsneewerking overstijgen en openstaan voor het brede publiek aankondigen via de evenementenkalender in het maandelijkse infoblad Ninove Info. Activiteiten eigen aan de werking die enkel voor de (potentiële) leden worden georganiseerd, commerciële activiteiten en activiteiten met winstbejag, activiteiten in strijd met de mensenrechten en de racismewetgeving worden niet opgenomen.
Gebruik kopieerdienst
Verenigingen die deel uitmaken van een stedelijke adviesraad kunnen gebruik maken van de kopieerdienst van de stad. Het gebruik van de kopieerdienst wordt per vereniging beperkt tot maximum 3 maal per jaar met een totale oplage van maximum 3.000 enkelvoudig bedrukte exemplaren (A4 formaat) of 1.500 exemplaren recto-verso. Alle info vind je terug in het reglement.
De stedelijke website
Verenigingen en particulieren die een activiteit organiseren kunnen deze ingeven op de website van de stad via de UiT rubriek.
Aanplakken
‘Wild' aanplakken (bijvoorbeeld op elektriciteitscabines, bushokjes, afsluitingen, muren, straatmeubilair, ...) is ten strengste verboden en wordt zwaar bestraft. Indien mogelijk spreekt men de aanplakker aan. Wanneer deze niet gekend is, richt men zich eerst tot de verantwoordelijke uitgever en in tweede instantie tot de organiserende vereniging. In laatste instantie richt men zich tot de drukker.
Voor alle activiteiten geldt de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van Ninove van 25 september 2003. Er wordt geen toelating meer gegeven voor het plaatsen van reclameborden op openbaar domein.
Op privé-eigendom mag je enkel aanplakken met toelating van de eigenaar. Wie borden plaatst op privé-terrein moet dit eveneens aanvragen bij de stad. Dit kan door middel van het aanvraagformulier organisatie evenementen.
Voor borden op privé-terrein langsheen gewestwegen heb je toestemming nodig van de administratie Wegen en Verkeer van het Vlaamse Gewest, t.a.v. Marleen Arijs, Churchillsesteenweg 4a, 9320 Erembodegem. Vraag dit minstens drie maand op voorhand aan.
Subsidies
Vanuit de dienst cultuur wordt heel wat logistieke en financiële ondersteuning aangeboden. Tussenkomst voor materiaal, vervoer, infrastructuur, maar ook projectsubsidies kunnen aangevraagd worden.
De cultuurraad stimuleert de verenigingen aan de hand van verschillende prijzen. Zo heb je de Stimuleringsprijs en de Prijs Cultuurraad.
Via de jeugdienst kan je ook projectsubsidies aanvragen voor projecten gericht op kinderen en/of jongeren.